Amit kérdezni szoktatok – és amitől tartani szoktatok

A legtöbb beszélgetés ugyanazzal a néhány kérdéssel indul. Van köztük, amit hangosan is kimondanak, és van, amit inkább nem: mindegyikre itt a válasz, témák szerint.

Előbb megnézem a kérdéseket Nem tudom, mire lenne szükségünk

Cégvezetőknek és irodai kollégáknak, akik még csak tájékozódnak.

Minta – szemléltető adat.

Röviden

Az Okosiroda (okosiroda.online) kétfős magyar csapat, amely kis- és középvállalkozásoknak segít kiváltani az ismétlődő irodai munkát. A leggyakoribb kérdések az árra, az adatokra, a kollégák munkájára és a szabályokra vonatkoznak. A válaszok lényege: az árat a részletes konzultáció után, írásban adjuk meg, adathoz csak engedéllyel nyúlunk, és minden egy rövid, kötelezettség nélküli telefonnal indul.

Frissítve:

Ismerős?

Nem az érdeklődés hiányzik, hanem a válasz a kérdésekre.

Kedd délután, egy nyolcfős cégnél. Az irodavezető elolvas egy oldalt a telefonján, és megakad rajta valami: ez pontosan az, amit ők minden hónapban kézzel csinálnak. Továbbküldi a linket a főnökének és egy kollégájának.

Negyed óra múlva megjönnek a válaszok, csupa kérdés. Mennyibe kerülne ez nálunk? Mi lesz azzal, aki eddig ezt csinálta? Hozzáfér valaki kívülről a cég adataihoz? Kell ehhez valami engedély?

Egyikre sem tudja a választ. Ezen az oldalon mindet összeszedtük, hogy legközelebb tudja.

Nem csak nálatok kérdés: ennyien nevezték meg akadályként

66 %

a szakértelem hiányát

52 %

az adatvédelmet

51 %

a jogi bizonytalanságot

43 %

a költséget

Forrás: KSH, Helyzetkép 2025 – Digitális gazdaság. A legalább tízfős hazai cégek közül azoknak a válaszai, amelyek tervezték az AI bevezetését, de még nem használják (2025-ös adat).

Melyik kérdés a tiétek?

Öt téma, mindegyikben a leggyakoribb kérdések. Kattintsatok arra, amelyik a legjobban foglalkoztat.

Nekünk való ez egyáltalán?

Nem a cégméret dönt, hanem az, hogy van-e nálatok olyan munka, ami hétről hétre ugyanúgy ismétlődik. Hogy melyik terület a tiétek, itt kereshetitek meg: Miben segítünk?

Nem értek hozzá. Baj ez?

Nem, sőt ez a jellemző. Tőletek nem technikai tudást kérünk, hanem azt, hogy elmondjátok, hogyan megy ma a munka: ehhez ti értetek a legjobban. Ha egy mondatunkat nem értitek, az a mi hibánk, nem a tiétek.

Kicsi a cégünk. Nekünk is megéri?

A cégméret önmagában nem dönti el, az ismétlődés igen. Ha valamit hetente többször csináltok ugyanúgy, azzal érdemes foglalkozni, akkor is, ha négyen vagytok. Ha kéthetente egyszer futtok neki tíz percre, azt hagyjátok kézzel.

Lemaradtunk a többi cégtől?

Az uniós átlaghoz képest a hazai cégek jellemzően hátrébb tartanak, tehát nem vagytok egyedül. 2025-ben a legalább tízfős hazai cégeknek nagyjából a tizede (10,4%) használt AI-t, az uniós átlag ennek a duplája (20,0%, Eurostat). A tíz főnél kisebb cégekről nincs ilyen hivatalos adat.

Meg kell mutatnom a főnökömnek. Mit mondjak neki?

Ezt halljuk a legszívesebben. Érdemes így mondani: van egy feladat, ami hetente ennyi meg ennyi órát visz el, és van rá mód, hogy ne kézzel menjen. Egy rövid telefonos beszélgetés semmire nem kötelez, és a végén kiderül, érdemes-e tovább beszélni. Ha kell, neki is elmondjuk.

Hogyan zajlik a közös munka?

Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Utána két út van: egy konkrét fejlesztés, vagy a teljes cég átvilágítása. A két utat lépésenként itt írtuk le: Hogyan dolgozunk?

1. Rövid telefon

Kiderül, a mi asztalunk-e, és melyik út illik hozzátok.

2. Konzultáció vagy felmérés

Egy feladatot vagy az egész céget nézzük végig.

3. Terv és árajánlat

Írásban, akár több csomaggal.

4. Fejlesztés, átadás

Sorban, egyszerre egy dolog.

5. Bevezetés

Betanítás és finomítás. Konkrét fejlesztésnél 30 napig.

Mennyi munkát ad ez nekünk közben?

Nem sokat, de nem is semmit. Kell valaki, aki ismeri a feladatot, és rá tud szánni egy alapos beszélgetést, később pedig néhány rövid visszakérdezést. A bevezetés alatt a betanításra is kell idő: ezt előre egyeztetjük, hogy ne a legforgalmasabb hétre essen.

Mennyi idő, amíg a kollégák megszokják?

Attól függ, mit cserélünk le, de a cél mindig az, hogy minél kevesebb új dolgot kelljen megtanulni. Ha eddig e-mailben érkezett valami, ezután is e-mailben érkezzen. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.

Mi lesz, ha eltűntök? Ki tartja karban?

Jogos kérdés, és jobb az elején feltenni. Az átadáskor leírjuk, mi hol fut, mihez kapcsolódik, és mire kell figyelni, hogy ne csak mi értsük. A bevezetés után külön kérhető folyamatos felügyelet is van, ha szeretnétek.

Honnan tudjuk, hogy nem beszéltek rá fölöslegesre?

Az első beszélgetésen az is kiderül, mi az, ami nálatok nem éri meg, és ezt ki is mondjuk. Például akkor javasoljuk, hogy várjatok, ha a folyamat még hetente változik, vagy ha a lépések csak fejben léteznek. A többi ilyen esetet itt gyűjtöttük össze: Mikor nem éri meg fejleszteni?

Mennyibe kerül, és mikor térül meg?

Ártáblázat nincs, mert minden cégnél más a munka mérete. A módszert viszont előre elmondjuk: Árak: hogyan születik az ajánlat. A megtérülést négy lépésben számoljuk ki.

1

Megszámoljuk, mennyi idő megy el rá most

Nem becsüljük: megkérdezzük azt, aki csinálja. Heti hány óra, hány alkalom, és ebből mennyi a keresgélés.

2

Megnézzük, ebből mennyi tűnik el tényleg

Egy feladat ritkán tűnik el teljesen: marad az ellenőrzés és a kivételek kezelése. Mi a maradékkal számolunk.

3

Kiszámoljuk, mennyibe kerül egy óra nálatok

Egy munkaóra nem annyiba kerül, amennyi a fizetésben áll. A pontos számot a könyvelőtök megmondja.

4

Összevetjük a két oldalt

Mennyibe kerül megcsinálni és üzemeltetni, és mennyi óra szabadul fel. Ebből jön ki, mikor térül meg.

Mitől függ, hogy mennyibe kerül?

Leginkább attól, hány programhoz kell hozzányúlni, mennyire adja ki magából az adatot a régi program, és mennyi kivétel van a folyamatban. A kivétel a legdrágább: ha minden ügyfélnél másképp megy valami, azt egyesével kell leírni. Ha valami naponta fut, havidíj is lehet, ezt külön sorban írjuk az ajánlatba.

Miért nem mondotok árat már az első telefonon?

Mert az ár attól függ, amit a telefonon még nem látunk: milyen programokkal dolgoztok, milyen állapotban van az adat, és hány kivétel van. A telefon végén annyit megmondunk, hogy nagyjából mekkora munkáról beszélünk. A pontos árat a részletes konzultáció után, írásban kapjátok meg.

Honnan tudjuk előre, hogy megtérül-e?

Előre megszámoljuk, hány óra megy el ma a feladatra hetente, és mennyi maradna belőle utána. A különbséget összevetjük azzal, mennyibe kerül megcsinálni és üzemeltetni. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt mondjuk, hogy ne csináljátok. A számolás részletesen: Mikor térül meg egy fejlesztés?

Mihez férünk hozzá az adataitokból?

A rövid válasz: csak ahhoz, amihez ti engeditek, és pontosan látjátok, mihez.

A munka előtt leírjuk, melyik programhoz kérünk hozzáférést, és melyikhez nem. Ahol elég olvasni, ott csak olvasási jogosultsággal csatlakozunk, írási jogot pedig csak ott kérünk, ahol ezt külön megbeszéltük. A digitális kolléga is ugyanígy jogkört kap, területenként külön.

Azt is előre leírjuk, az adat melyik része hagyja el a céget, és melyik szolgáltatóhoz kerül. Az adataitok a tiétek maradnak, és kérésre törölhetők.

Minta – szemléltető adat.
Hozzáfértek majd a cégünk adataihoz?

Csak ahhoz, amihez ti engeditek, és pontosan látjátok, mihez. A hozzáférést programonként írásban rögzítjük, és ahol elég az olvasás, ott írási jogot nem kérünk. A hozzáférést bármikor visszavonhatjátok.

Kell adatfeldolgozói szerződés, ha külső szolgáltatást is használunk?

Ha a külső szolgáltató a ti nevetekben kezel személyes adatot, igen: a GDPR szerint ezt szerződés szabályozza. A nagy szolgáltatók üzleti csomagjaihoz ilyen kiegészítés tartozik, a magánfelhasználóknak szóló változatokhoz jellemzően nem. Előre megmondjuk, melyik szolgáltatóról van szó, és milyen csomag kell hozzá.

Mit kell a GDPR miatt előre végiggondolni?

Három kérdést: milyen személyes adat kerül bele, és tényleg kell-e mind; ki látja, és milyen alapon; meddig marad meg, és hogyan lehet törölni. Ezt a hármat a bevezetés előtt végigvesszük és leírjuk, hogy az ügyvédetek vagy a könyvelőtök el tudja bírálni. Jogi tanácsot nem adunk, és adatvédelmi tájékoztatót sem írunk helyettetek.

Elveszi a gép a munkát, és mit mond a szabály?

A mi módszerünk feladatokat néz, nem embereket. A szabályokból annyit, amennyit egy kisebb cégnek tudnia kell: mikor elég az átláthatóság, és mikor kell jogász. Részletesen: AI Act kisvállalkozóknak.

Chatablak, belső asszisztens

Nem magas kockázatú. Ha az ügyfeleknek válaszol, 2026. augusztus 2. óta jelezni kell, hogy gép ír.

AI-jártasság

A cég támogassa, hogy a kollégák értsék az eszközt. Vizsga és tanúsítvány nem kell.

Emberekről szóló döntés

Önéletrajz-szűrés, dolgozók értékelése: magas kockázatú. Szabályai 2027. december 2-től élnek.

Elveszi a gép valakinek a munkáját?

A mi módszerünk feladatokat néz, nem embereket: azt keressük, melyik feladat mehet magától, nem azt, ki váltható ki. Vannak feladatok, amik tényleg eltűnnek, például az adat átírása egyik programból a másikba. Hogy a felszabaduló idő hova kerül, azt ti döntitek el, nem a technológia.

Kell ehhez valami engedély vagy vizsga?

Egy chatablakhoz vagy belső asszisztenshez engedély nem kell. Ha a weboldalatokon chatablak válaszol az ügyfeleknek, az első üzenetnél jelezni kell, hogy nem ember ír: ez 2026. augusztus 2. óta uniós szabály, ezért eleve beépítjük. Aki a munkájában AI-t használ, annak tudnia kell, mire jó és mire nem, de ehhez nem kell vizsga vagy tanúsítvány: a cég eszközeire szabott betanítás a gyakorlat.

Szigorúbb szabályok vonatkoznak ránk, ha AI-t használunk?

Egy ügyfélszolgálati chatablak vagy egy belső tudáskereső nem számít magas kockázatúnak. Szigorúbb szabályok akkor jönnek, ha a gép emberekről dönt vagy embereket értékel, például önéletrajzokat szűr: ezekre 2027. december 2-től vonatkoznak az uniós kötelezettségek. Ha ilyet terveztek, azt előre végig kell gondolni, és ahhoz jogász kell.

Nem találtátok a kérdéseteket?

Ezekről hosszabban is írtunk, hétköznapi nyelven.

Nézzük meg, mi az, ami nálatok tényleg kérdés

Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hogy megy ma a munka, és megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.

Kérek egy rövid telefonos beszélgetést Megnézem, mitől függ az ár

Nem kell most eldöntenetek semmit.