Könyvelőiroda
Hónap eleje van, és megint ugyanaz megy: kérni, várni, emlékeztetni. Közben a postafiók tele, és valaki épp harmadszor gépeli be ugyanazt a számlát. Összeszedtük, melyik kör mehetne magától egy könyvelőirodában – és azt is, melyiket hagyjátok békén.
01A felismerés
Ha valamelyik jelenet ismerős, arról érdemes beszélnünk.
Tizedike, délelőtt. Az egyik ügyfél még mindig nem küldte be a múlt havi bizonylatokat. Írtok neki, felhívjátok, aztán megjön tizenhét fotó egy chatben, kettő fejjel lefelé. A tizennyolcadikat, a benzinkutasat, senki nem találja. Ez nem egy ügyfél. Ez a hónap első hete, huszonhárom ügyféllel.
Aztán ott a postafiók. Egyetlen elektronikus beadvány után három visszaigazolás jön: a feladásról, az átvételről és a letöltésről. Ehhez társul a nyugta és a hivatal saját értesítője. Reggelre kétszáz levél, és köztük van az az egy, amire ma választ kell adni.
Nem a ti postafiókotok hibája: az Ügyfélkapu+ bevezetésekor a könyvelői szakma pontosan emiatt tiltakozott.
Forrás: Magyar Könyvelők Országos Egyesülete, sajtóbeszámolók alapján.
02Előtte és utána
Egy ábrán
Minta – szemléltető adat
A bejövő bizonylat képéből adat lesz, az adatból könyvelési tétel. A hónapzárás nem attól lesz gyorsabb, hogy valaki gyorsabban gépel, hanem attól, hogy nem kell gépelni.
03A hat kör
Hat visszatérő kör egy könyvelőirodában. Mindegyikhez van külön oldalunk – ott van a részletes leírás, itt csak az, hogy nálatok hogyan néz ki.
Az ügyfél kollégái ott fotózzák le a számlát, ahol a kezükbe kerül: a benzinkúton, a boltban, az autóban. A hónap végi lista pedig már nem tőletek függ. Amit fizikailag nem küldtek be, azt az adóhatóság adatából látjátok – így nem ti találgattok, hanem konkrét hiányt kértek be.
Szint 3.
Sose tűnjön el több bejövő számlaAki számlát állít ki egy magyar cégnek, annak a programja ezt azonnal bejelenti az adóhatóságnak. Ez a NAV Online Számla adata. Vagyis a hivatal már tudja, milyen bejövő számlája van az ügyfeleteknek – csak eddig senki nem kérte le. Erről bővebben: Amit a NAV amúgy is tud a cégetekről
Az ügyfél számláz valamiben – Számlázz.hu, Billingo, Kulcs-Soft, Novitax –, ti pedig átviszitek a könyvelőprogramba. Ez a lépés az, amit senki nem szeret, és amiben elgépelni is a legkönnyebb. Összekötjük a két oldalt, hogy magától menjen át köztük az adat. Egy magyar cég átlagosan 277 órát tölt évente adóadminisztrációval, Észtországban ez 63 óra – ennek egy jó része ott keletkezik, ahol ugyanazt kétszer viszi be valaki. Forrás: K&H-elemzés.
Szint 2–3.
Ne kelljen kétszer felvinni ugyanazt az adatotA közös postafiók mindenkié, ezért igazából senkié. Egymás alatt áll a hivatalos értesítés, az ügyfél kérdése és a hírlevél. Rendet rakunk benne: minden levél oda megy, ahol foglalkoznak vele, a visszaigazolások pedig nem a fontos leveleket temetik maguk alá.
Szint 2.
Reggel kétszáz levél. Melyikkel kell tényleg foglalkozni?Kell a tavalyi mérleg, egy bérjegyzék, egy igazolás. Valaki megkeresi, kimenti, elküldi. Tíz perc, hetente többször, mindig más kolléga idejéből. Kapnak egy saját belépőt, ahol a rájuk tartozó dokumentumok ott vannak – és csak azok.
Szint 3.
Ne kelljen minden papírért titeket hívniKi mit adott le, minek mikor a határideje, melyik ügyfélnél mi a szokás. Ez sok irodában egyetlen táblázatban él, és egyvalaki fejében. Ha ő szabadságra megy, elindul a keresgélés. Ebből rendes nyilvántartás lesz, űrlapos rögzítéssel és jogosultságokkal.
Szint 3.
Már nem bírja az Excel? Így lesz belőle rendKönyvelőirodaként ti is kiálltok díjbekérőt – és ti is várjátok a pénzt. Magyarországon a vevők 65%-a késve fizet. Az emlékeztetők maguktól mennek ki, sorban és udvariasan. Aki fizetett, nem kap többet. Forrás: Fairpay Control felmérése.
Szint 1–2.
A legkínosabb telefon, amit senki nem szeret elintézniOlyan, mint egy új munkatárs. Megmondjátok neki, mi a feladata, és megmondjátok, mihez nyúlhat hozzá. A bérszámfejtési mappát nem kell megnyitnia ahhoz, hogy egy áfakérdésre megtalálja a választ a saját anyagaitokban.
És ami még szóba szokott jönni: a jogszabályváltozások, a belső szabályzatok és a szerződések kereshetővé tétele, hogy ne kelljen fejből tudni, melyik ügyfélnél mi a megállapodás – Hol van az a szabályzat, amit tavaly kiadtunk?
04A közös munka
A legtöbb könyvelőiroda egyetlen körrel indul, és általában a bizonylatgyűjtéssel – mert az fáj a legjobban, és mert a hónap első hetét az viszi el. Ilyenkor a konkrét fejlesztés útját járjuk: részletes beszélgetés, terv, írásos árajánlat, fejlesztés, átadás. Az átadás után 30 napig veletek maradunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ha viszont nem egy feladat a gond, hanem az egész havi ritmus, akkor érdemesebb az elején kezdeni. Olyankor végigmérjük az irodát munkatársanként: kinek mennyi ideje megy el mire, és mi az, ami ebből kiváltható. Abból lesz egy sorrend, és annak a tetejéről indulunk.
Mindkét út ugyanúgy indul: egy rövid telefonos beszélgetéssel. Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. A megtérülést pedig nem hónapokban méritek: a következő hónapzárás az első, amin látszania kell.
05Őszinte szó
Amire nem érdemes költeni, arra megmondjuk, hogy ne költsetek.
Erről bővebben itt írtunk: Mikor nem éri meg fejleszteni?
Kezdjük
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogy megy ma egy hónapzárás, és megmondjuk, mivel érdemes kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.