Miből áll össze az ár, és mitől lesz több?
Egy irodai fejlesztésnek nincs listaára: az ára abból áll össze, mekkora és milyen munka van nálatok. Konkrét összeget azelőtt mondani, hogy ezt láttuk volna, nem lenne tisztességes. Itt végigvesszük a hét ártényezőt – és azt is, mit kérdezzetek meg, mielőtt bármit aláírtok.
Röviden
Hét tényező mozgatja egy irodai fejlesztés árát felfelé és lefelé; az egyik legnagyobb, hogy a programjaitok kiadják-e maguktól az adatot. Amíg nem látjuk, hogyan megy nálatok, bármilyen szám találgatás lenne, ezért a pontos összeget a felmérés után adjuk meg, írásos, tételes ajánlatban.
Frissítve:
Ismerős?
Fél óra után egyetlen dolgot tud biztosan: ezt a hármat nem lehet összehasonlítani.
Szerda délelőtt. Az ügyvezető három ajánlatot tesz egymás mellé, ugyanarra a feladatra: a beérkező megrendelések átvezetésére. A legolcsóbb és a legdrágább között háromszoros a különbség. Papíron mindhárom nagyjából ugyanazokat a szavakat használja.
Végigolvassa mind a hármat. Az egyikben van havidíj, a másikban nincs – de nem derül ki, miért. A harmadik olcsóbbnak tűnik, csakhogy ott a betanítás külön tétel.
Ez az a pont, ahol egy cég vagy túlfizet, vagy elhalasztja az egészet. Nem vagytok egyedül vele.
Mit kérdeznek, és mi dönti el valójában?
- „Mennyibe kerül egy ilyen?”
- „Mennyi idő alatt lesz kész?”
- „Melyik a legolcsóbb ajánlat?”
- Hány programhoz kell hozzányúlni.
- Kiadja-e magától az adatot.
- Kell-e mérlegelni, vagy elég a recept.
Az első három kérdés nem rossz. Csak túl korán jön. Amíg a másik háromra nincs válasz, addig bármelyik szám ugyanolyan hihető.
Az ár nem egyetlen szám, hanem lépcső. Egy apró dolog a legolcsóbb belépő; egy teljes folyamat átvéve már több; egy saját rendszer, majd az egész cég átvilágítása a legnagyobb falat. Az első szinten is lehet megállni.
Mi mozgatja az árat felfelé és lefelé?
Hét dolgot nézünk meg minden felmérésnél. Ezek együtt adják ki az árat – és mindegyiket ti is végig tudjátok gondolni, még a telefonhívás előtt.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Tényező | ↑ Drágít, ha… | ↓ Olcsóbb, ha… |
| 2 | Programszám | öt vagy több programot érint | egy helyről egy helyre megy az adat |
| 3 | Adatkiadás | a régi program nem ad ki adatot | a program magától kiadja, amit kell |
| 4 | Recept vagy mérlegelés | sokszor „attól függ” a szabály | mindig ugyanúgy zajlik, leírható lépésekben |
| 5 | Adatállapot | hetvenféle formában jön az adat | egységes táblázatban van, leírva |
| 6 | Jogosultság | többen használják, eltérő joggal | egy embernek szól, belső eszköz |
| 7 | Új felület | rögzíteni és keresni is kell benne | marad a megszokott csatorna, pl. e-mail |
| 8 | Futásgyakoriság | naponta többször fut, havidíjas | egyszeri, nincs utána üzemeltetés |
A legnagyobb rejtett tétel a 3. sor (adatkiadás). A mai magyar programok egy része szépen ki tudja adni, ami benne van. A régebbieknél mögé kell nyúlni, és az több munka. Amíg ez nem derül ki, addig felelősen nem lehet árat mondani – ezért nézzük meg mindig előbb.
A 4. sor (recept vagy mérlegelés) a másik nagy elágazás. Ha mindig ugyanúgy zajlik a feladat, recept elég: ha ez történik, akkor ez legyen. Ha viszont folyton „attól függ”, mérlegelni kell – az drágább, nemcsak megépíteni, üzemelni is. Bővebben: mikor elég egy recept, és mikor kell egy kolléga?
Két fogalom, ami minden ajánlatban ott van
Egyszeri díj és havidíj
Az autónak van vételára, és van üzemanyag- meg szervizköltsége. Egy fejlesztésnél ugyanez a kettő van: az egyszeri díj a megépítés, a havidíj pedig az, hogy utána fusson is. Havidíj jellemzően akkor van, ha valami naponta magától elindul, mert a futtatásnak költsége van.
Üzemeltetés
A villanyszámla nem attól függ, mennyibe került a lámpa, hanem attól, mennyit ég. Az üzemeltetés ugyanez: a futtatás havi költsége. A mérlegelő fajtánál minden kérdés kerül valamibe, a receptnél szinte semmibe. A fogalmak egy helyen: laikus szótár.
Mi nem látszik az árajánlaton?
Három tétel szokott kimaradni. Egyik sem trükk, csak ritkán írja le valaki.
- 1A ti időtök. A bevezetéshez kell valaki nálatok, aki elmondja, hogyan megy ma a munka, és aki utána kipróbálja. Ez órákban mérhető, és jobb előre tudni róla.
- 2A karbantartás. Ha a másik program megváltozik, a kapcsolat is igazításra szorul. Ez nem gyakori, de nem is nulla. Kérdezzetek rá, kire tartozik.
- 3A betanítás. Ki tanítja be a csapatot az átadás után, és meddig? Nálunk erre való a 30 napos bevezetési időszak, betanítással és finomításokkal. Az ajánlatban nézzétek meg, hol és mekkora tételként szerepel.
Hogyan kérjetek olyan ajánlatot, amit össze lehet hasonlítani?
Ezt a hat kérdést tegyétek fel mindenkinek, akitől ajánlatot kértek. Nekünk is.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kérdés | A ajánlat | B ajánlat | C ajánlat |
| 2 | Külön van egyszeri és havi díj? | Igen | Igen | #NINCS JELEZVE |
| 3 | Mi van a havi díjban, mi nincs? | Részletezve | #HIÁNYZIK | #HIÁNYZIK |
| 4 | Kié lesz a fejlesztés és az adat? | Igen | #NINCS BENNE | Igen |
| 5 | Ki igazít, ha a másik program változik? | Igen | #HIÁNYZIK | #HIÁNYZIK |
| 6 | Mennyi időt kér tőlünk a bevezetés? | Igen | Igen | #NINCS JELEZVE |
| 7 | Fix összeg, vagy óradíj – van felső határ? | Fix | Óradíj, plafon nélkül | Fix |
Ha ezekre írásban megvan a válasz, három ajánlat hirtelen összehasonlíthatóvá válik. Gyakran kiderül, hogy a legolcsóbb nem is ugyanazt tartalmazza – a fenti mintában a C ajánlat félig kitöltött, mégis ez tűnhet a legolcsóbbnak, amíg meg nem kérdezitek a hiányzó sorokat.
Fix ár és óradíj
A lakásfelújításnál is kétféle vállalás van: az egyik előre megmondja a végösszeget, a másik a ledolgozott órákat számolja. A fix ár kiszámítható, de csak akkor adható felelősen, ha előtte valaki megnézte a helyszínt. Nálunk is felmérés előzi meg az árajánlatot.
Mennyibe kerül nálunk?
Az árat a felmérés után, írásos ajánlatban adjuk meg.
A rövid telefonos beszélgetés nem jár kötelezettséggel, és ezen dől el, melyik út való hozzátok. Egy konkrét feladatnál a konkrét fejlesztés útja jön: részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, majd terv és árajánlat. Az ajánlat akár több megvalósítási csomagot is tartalmaz, hogy legyen miből választani. Utána fejlesztés, átadás, és 30 napos bevezetési időszak betanítással.
Ha az egész cég működése kusza, a teljes céges átvilágítás útja jön. Munkavállalónként nézzük meg, melyik feladat váltható ki. Ebből lesz egy priorizált, hosszú távú terv.
Arról, hogy mi van egy ilyen ajánlatban, és miért csak a felmérés után jön, az árak oldalon írtunk bővebben. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Miért nem írjátok ki egyszerűen az árat?
Konkrét összeget csak a felmérés után mondunk. Az egyik legnagyobb ártényező miatt: amíg nem tudjuk, hogy a programotok kiadja-e magától az adatot, addig bármilyen szám találgatás lenne. Aki felmérés nélkül mond fix összeget, az vagy ráhagy bőven, vagy utólag kér még.
Milyen formában kapjuk meg az árat?
Írásos, tételes árajánlatban, a felmérés után, akár több megvalósítási csomaggal, hogy legyen miből választani. Így látszik, mi van benne, és mi nincs. Ha menet közben olyasmi derül ki, ami az eredeti tervben nem szerepelt, azt előre jelezzük, és ti döntitek el, belekerüljön-e.
Nem lehetne kisebb pénzből kezdeni?
De igen, és érdemes is így kezdeni. Egy apró dolog, ami utána magától megy, a legkisebb lépcső – nem kell hozzá az egész folyamatot újragondolni. Ha az működik, ugyanezzel a logikával a következő is megcsinálható. De most nem kell eldöntenetek semmit.
Nem kell most eldöntenetek semmit.
Ha inkább beszélnétek róla: egy rövid telefonnal indul, és a felmérés végén lesz egy szám, amiről dönteni lehet.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.