Hogyan dolgozunk · Szint 1–3
Megvan, mit szeretnétek. Mi történik ezután?
Van egy feladat, amit nem akartok többé kézzel csinálni. Ez az út arról szól, mi történik attól a pillanattól, hogy ezt kimondjátok, addig, amíg élesben megy. És arról is, mi történik utána, az első hónapban. Cégeknek, ahol már megvan, mivel akartok kezdeni.
01A felismerés
Ismerős?
Honnan tudjam, hogy most más lesz?
Szerda, tíz óra. Az ügyvezető leteszi a telefont egy fejlesztővel. A beszélgetés jó volt, de utána két kérdés maradt a fejében: mennyi lesz ez, és mikor derül ki?
Volt már ilyen három éve. Akkor kaptak egy programot, ami elvileg mindent tudott. Betanítás nem volt, a kollégák két hét után visszatértek a táblázathoz, és a program azóta is fut valahol.
Kifizették azt, ami sosem került használatba. Azóta minden ajánlatnál ugyanaz a gondolat jön elő: honnan tudjam, hogy most más lesz?
Egy adat hozzá
Egy magyar kutatás szerint minden hetedik-nyolcadik cégnek van csak egyértelmű terve arra, mit modernizáljon. A többség menet közben dönt.
Forrás: Digiméter-kutatás, 2022
Építőipari cégnél ez így néz ki: árajánlat, költségvetés, tervdokumentáció.
02Előtte / utána
Mi változik?
- Becslés indul, a végösszeg később alakul ki.
- Egy csomag van, arra lehet igent mondani.
- Az átadás napján magatokra maradtok.
- Terv és ár, mielőtt bármi épül.
- Több csomag, hogy legyen mit választani.
- Az átadás után 30 napig veletek vagyunk.
03A folyamat
Hogyan zajlik ez lépésről lépésre?
Négy lépés, a cég szemszögéből. Az elsőn nem a programokról kérdezünk, hanem a hétfő reggelről.
1. lépés
Egy rövid telefon
Tizenöt-húsz perc. Elmondjátok, mi az, ami zavar, mi kell a tervhez, és megmondjuk, hogy ez egyáltalán a mi asztalunk-e. Ha nem, azt is itt mondjuk meg, nem három hét múlva.
2. lépés
Egy alapos beszélgetés, és utána utánanézünk
Leülünk azzal, aki a feladatot csinálja. Nem a programokról kérdezünk, hanem arról, mit nyit meg reggel, mit másol hová, hol szokott elakadni. Utána megnézzük, mi lehetséges – és mi nem.
3. lépés
Terv és ár, írásban
Kaptok egy leírást arról, mi fog történni, és mennyibe kerül. Gyakran több változatban: egy szűkebb, ami hamarabb kész, és egy bővebb. Nem kell rögtön válaszolni rá.
Ugyanaz, mint egy szerelőnél: meg lehet csinálni a legszükségesebbet, vagy egyszerre az egészet. A csomag nálunk ezt jelenti: ugyanarra a feladatra kaptok kétféle terjedelmet, kétféle árral. Ti döntitek el, melyikkel indultok.
4. lépés
Megépítjük, átadjuk, és 30 napig veletek maradunk
Az átadás nem a vége. Az utána következő harminc napban betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk. Ez benne van az árban, nem külön tétel.
Egy új autót sem úgy vesz át az ember, hogy kiszáll a kereskedésből, és soha többé nem kérdez. A bevezetési időszak az átadás utáni 30 nap: ekkor tanítjuk be a kollégákat, és ekkor derülnek ki azok az apróságok, amikre előre senki nem gondolt.
Ha kifestetitek az irodát, a festő nem viszi haza a falat. Nálunk az átadás ugyanezt jelenti: ami elkészül, az a tiétek marad. Leírjuk, mi hova csatlakozik, és odaadjuk annak, aki nálatok az informatikát intézi.
Egy példa, hogy lássátok, hogy néz ki ez élőben
Egy hatfős nyomdánál a visszaigazolás volt a szűk keresztmetszet. A megrendelés e-mailben jött, valaki átolvasta, kiszámolta az árat, és visszaírt – jó napokon két órán belül, rossz napokon másnap. Az első telefon után leültünk az ügyintézővel egy órára, és végigvettük, mit néz meg egy ajánlatkérésen. A tervben két változat szerepelt: az egyikben csak a visszaigazolás megy magától, a másikban a gyártási határidő is számolódik. A szűkebbet választották. Az átadás utáni harmadik héten derült ki, hogy a legnagyobb ügyfelüknek külön formátum kell – ez még belefért a harminc napba.
Minta – szemléltető példa.
04Kinek való
Kinek való ez, és kinek nem?
A jobb oldali listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint a balt.
Ez nektek való, ha:
- Meg tudjátok nevezni azt az egy feladatot, ami a legjobban zavar.
- Van, aki hetente tíz percet rá tud szánni a kérdéseinkre.
- A folyamat már letisztult, és nagyjából mindig ugyanúgy megy.
- Egy dologgal akartok kezdeni, nem az egész céggel.
Ezt ne így kezdjétek, ha:
- Még nem tudjátok, mi a gond – akkor a teljes céges átvilágítás a jobb kezdés.
- A feladat kéthetente egyszer, tíz percre jön elő. Kézzel gyorsabb.
- A lépések csak fejben vannak, sehol nincsenek leírva.
- Most cserélitek le azt a programot, ami alatta van. Várjátok meg.
Erről bővebben itt írtunk: Mikor nem éri meg fejleszteni?
05Ár és menet
Mennyibe kerül, és mikor derül ki?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, és ez ingyenes. Az árat a részletes konzultáció után mondjuk meg, írásban, előre – nem az utolsó számlán derül ki.
Ha menet közben kiderül, hogy nem egy feladat a gond, hanem az egész heti működés, akkor átlépünk a másik útra. Ezt hívjuk teljes céges átvilágításnak: végigmérjük a céget munkavállalónként, és abból lesz egy sorrend. Ez nem drágább kezdés, csak lassabb – és néha ez a helyes.
Azt szoktuk megnézni előre, hány óra megy el erre hetente nálatok. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
Ha ez működik
Ugyanezzel a logikával a következő is megcsinálható. De most nem kell eldönteni.
06Gyakori kérdések
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Mi van, ha a terv után azt mondjuk, mégsem?
Akkor nincs tovább, és ez rendben van. A terv és az ajánlat megbeszélése nem kötelezettség: azért készül, hogy legyen min gondolkodni. Volt már, hogy mi mondtuk azt, hogy ezt így ne csinálják meg. Az sem baj, ha csak fél év múlva jelentkeztek újra.
Mitől függ, hogy mennyibe kerül?
Három dologtól. Hány programot kell egymáshoz kötni, mennyire enged ki adatot magától a régi program, és mennyi kivétel van a folyamatban. A kivétel a legdrágább: ha minden ügyfélnél másképp megy valami, azt egyesével kell leírni. Ezt a részletes beszélgetésen szoktuk kideríteni, ár előtt.
Mi lesz, ha a harminc nap után derül ki valami?
Szóltok, és megnézzük. Ha apróság, javítjuk. Ha új igény, arra árat adunk – de nem kötelező nálunk megcsináltatni, mert az, ami elkészült, a tiétek. Leírjuk, mi hova csatlakozik, hogy más is tudja folytatni.
Kezdjük
Nézzük meg, mi az az egy dolog
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, mi zavar a legjobban, és megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.