Logisztika és fuvarozás
Excelben megy a fuvarszervezés, és telefonon az egyeztetés?
Reggel öt telefon dönti el, melyik autó hova megy, és közben három táblázat verseng egymással. Hónap végén meg senki nem tudja pontosan, ki hol járt. Összeszedtük, mi az, ami ebből magától is mehet.
Fuvarozóknak, szervizes és terepi csapatoknak.
01A felismerés
Ismerős?
Ha valamelyik jelenet ismerős, arról érdemes beszélnünk.
Kedd reggel, hat óra negyven. A diszpécser három táblázatot nyitogat: az egyik a tegnapi, a másikba a kollégája írt bele valamit, a harmadikat a sofőröknek küldték ki. Közben csörög a telefon. Az egyik autó a telephely kapujában áll, és azt kérdezi, hova menjen.
Délelőtt tíz. A megbízó e-mailben kérdezi, hol tart a szállítmánya. Valaki felhívja a sofőrt, megvárja, amíg le tud állni, aztán visszaír. Nyolc perc, egyetlen kérdés miatt. Naponta hatszor.
Hónap vége. A pénzügyes két szállítólevelet keres, mert azok nélkül nem lehet kiszámlázni a fuvart. Az egyik a sofőrnél maradt, a másik gyűrötten hever egy mappában.
Ez nem csak a ti cégetekben megy így. A magyar vállalkozásoknak mindössze 14%-a oszt meg elektronikusan adatot a partnereivel – ez a legalacsonyabb arány az Európai Unióban.
Forrás: K&H Bank elemzése.
02Táblázatok
Melyik táblázat az igazi?
A fuvarszervezés azért marad Excelben, mert gyors, rugalmas, és mindenki érti. A baj akkor kezdődik, amikor ugyanabból a fájlból három változat kering, és az egyeztetés telefonon meg chatben zajlik. Ilyenkor már senki nem lát rá az egészre, a hiba meg csak utólag derül ki.
Ma minden programnak külön jegyzetfüzete van, és valakinek át kell írnia az adatot az egyikből a másikba. Mi adunk nekik egy közös jegyzetfüzetet, amibe mind ugyanoda írnak – telefonról is beleírhat a sofőr.
Erről szól ez az oldalunk
Már nem bírja az Excel? Így lesz belőle rendEgy ábrán
Minta – szemléltető adat
Egy térkép, amin a járművek és a megtett út látszik, mellette a néhány szám, ami tényleg számít. A megbízó kérdésére – „hol tart a szállítmány?” – nem telefonálni kell, hanem ránézni.
03A megbízó
Hol tart a szállítmány? – a megbízó kérdése
Ez a kérdés naponta többször megérkezik, és mindig ugyanaz a kör indul el rá: hívás, várakozás, visszaírás. Pedig a megbízónak nem veletek van dolga, hanem a saját szállítmányával. Kap egy felületet, ahol belépve látja a saját fuvarjait, a státuszukat és a hozzájuk tartozó papírokat.
Ha az árajánlatadás is minden alkalommal nulláról indul, arra is van külön oldalunk: ne kelljen minden árajánlatot nulláról összerakni.
Erről szól ez az oldalunk
Ne kelljen minden papírért titeket hívni04Menetlevél
Megint hiányzik pár nap a menetlevélből?
Nem a kollégák hanyagok. A menetlevél olyan feladat, amit mindig utólag kell megcsinálni, és utólag már nincs meg hozzá az emlék. Az autó viszont pontosan tudja, mi történt – csak ez az adat nem kerül át sehova.
Ha van Tesla a flottában, ott nem kell semmit beszerelni, a gyári kapcsolatot használjuk: a Teslátok magától tudja, hol járt. A kettő közti választásban ez az oldal segít: hol a kocsi, ki vezette, mennyit tankolt?
Erről szól ez az oldalunk
Már megint hiányzik három nap a menetlevélből05Elérés
A program az irodában van, a csapat meg úton?
Sok fuvarozónál a fuvarszervező vagy ügyviteli program egyetlen irodai gépen fut. Aki nincs bent, az telefonál valakinek, aki bent van. A programot nem kell lecserélni ahhoz, hogy ez megváltozzon: az adat átkerül egy bárhonnan elérhető helyre, és onnantól a sofőr is belenéz a telefonján.
Ha maga a program régi és kényelmetlen, de működik, akkor a felületét cseréljük le, nem a programot: nem lehet mobilról elérni a céges programot?
Erről szól ez az oldalunk
Miért csak az irodai gépen éritek el?06Hónapzárás
Hónapzárás: hol vannak a számlák, és ki nem fizetett?
Egy fuvarozó cégnél sok kicsi bizonylat termelődik: tankolás, autópálya, szerviz, gumi. Ezek fele a kesztyűtartóban vagy egy kabátzsebben utazik hónap végéig. A telefonnal lefotózott számla viszont percek múlva már ott van a listán, a kollégához és a fuvarhoz rendelve.
A másik oldalon ott a kintlévőség. A magyar vevők 65%-a késve fizeti ki a számláját. Ez fuvarozásnál különösen fáj, mert a gázolajat előbb kell kifizetni, mint ahogy a megbízó fizet.
Forrás: Fairpay Control felmérése.
Erről két oldalunk szól
07A közös munka
Melyik úton érdemes elindulni?
Minden rövid telefonos beszélgetéssel indul. Utána két út van, és fuvarozóknál általában az elsőt ajánljuk.
A konkrét fejlesztés azt jelenti, hogy kiválasztotok egyet a fentiek közül. Részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több megvalósítási csomaggal –, fejlesztés, átadás és telepítés. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
A teljes céges átvilágítás akkor jön szóba, ha nem egy dolog akad, hanem az egész napotok szétesik a telefonálásban. Ilyenkor munkavállalónként nézzük meg, kinek mely feladatai válthatók ki, és abból készül priorizált fejlesztési terv.
A leggyakoribb sorrend ez: előbb legyen egy közös lista a fuvarokról, utána jöjjön a menetlevél és a papírmunka. Ha nem tudjátok eldönteni, hol álltok, az ingyenes önértékelőnk is segít – rövid kérdéssor, e-mail-cím nélkül.
08Őszinte szó
Mikor szoktunk azt mondani, hogy várjatok?
Amire nem érdemes költeni, arra megmondjuk, hogy ne költsetek.
Két ilyen helyzet van. Az egyik: ha a fuvarok fele szóban dől el, és sehol nincs leírva – akkor előbb az legyen rendben. A másik: ha hetente változik, ki hogyan szervez. Ilyenkor egy hónap múlva már mást kellene csinálnia annak, amit most megépítünk.
09Az ár
Mennyibe kerül, és mikor éri meg?
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. A megtérülést itt könnyű előre nézni: hány óra megy el hetente telefonálásra, és hány számla nincs hozzárendelve senkihez. Azt pedig itt szedtük össze, mitől függ egy ilyen munka ára.