Tudástár
Mikor mondjuk azt, hogy ezt inkább hagyjátok?
Ez a lista nekünk munkát vesz el. Mégis itt van, mert az első beszélgetésen úgyis kimondanánk. Nyolc olyan helyzet következik, amikor egy fejlesztés nem hozza vissza az árát. Mindegyiknél odaírjuk azt is, mit érdemes helyette csinálni.
01Felismerés
Ismerős?
Márciusi hétfő. Egy hatfős cég vezetője felhív, mert szeretné, hogy a havi bérlista magától készüljön el. Elmondja, hogyan megy ma: valaki átmásolja az adatokat egy táblázatba, aztán elküldi a könyvelőnek.
Megkérdezzük, mennyi idő ez. Kiderül, hogy havonta húsz perc. Aztán az is kiderül, hogy a lista formátuma januárban megváltozott, és nyáron megint fog. Ez nem az a hely, ahol kezdeni érdemes.
A beszélgetés végén nem árajánlatot küldünk. Egy másik feladatot javasolunk helyette: a bejövő számlákat, amiket hárman gyűjtenek három helyen. Az heti több óra, és nem szokott változni.
02A két mondat
Mit hallani ilyenkor, és mit mondunk mi?
- „Ezt is meg tudjuk csinálni.”
- „Minden cégnek szüksége van rá.”
- „Később úgyis kelleni fog.”
- „Ezt most ne csináljátok meg.”
- „Nálatok ebből most semmi nem hiányzik.”
- „Akkor beszéljünk róla, amikor kell.”
Egy ábrán
Két út, két végén ugyanaz a pipa. Ez az ábra pont arról szól, hogy nincs „rossz” választás – de van olyan helyzet, amikor egyik ág sem éri meg még, és ezt is meg szoktuk mondani.
03A nyolc eset
Melyik nyolc helyzetben mondjuk, hogy most ne?
Mindegyik pont valódi kizárás, és mindegyik alatt ott van, mit érdemes helyette csinálni.
01. eset
Ha ritkán fut, és rövid ideig tart
Ez a leggyakoribb eset. Ha kéthetente egyszer futtok neki tíz percre, az évi néhány óra. A megcsinálása többe kerül, mint amennyit valaha visszahoz. A cégméret itt nem számít, csak az ismétlődés.
Helyette: keressétek meg azt a feladatot, amit hetente többször csináltok ugyanúgy. Az a jó belépő. Ha nincs ilyen, akkor most tényleg nincs itt tennivaló.
02. eset
Ha a folyamat még hetente változik
Új termék, új menet, még keresitek a jó sorrendet. Amit ma leírunk, azt két hét múlva át kell írni – és minden átírás pénz. Nem az a baj, hogy változik. Az a baj, hogy még nem állt meg.
Helyette: hagyjátok kiforrni. Amikor egymás után háromszor ugyanúgy ment, akkor érdemes leírni és átadni.
03. eset
Ha az adat sehol nincs leírva, csak fejben
Nincs lista, nincs táblázat, a kolléga tudja. Itt egyszerűen nincs mit feldolgozni. Az első lépés nem fejlesztés, hanem rendrakás: valakinek papírra kell tennie, mi hogyan megy.
Helyette: kezdjétek egy egyszerű táblázattal vagy egy leírt menettel. Ha az megvan és használjátok is, utána van értelme beszélni róla.
04. eset
Ha nincs a cégben, aki ránézzen
Minden ilyen munkának kell egy gazdája: valaki, aki hetente egyszer megnézi, jól megy-e, és akihez szólni lehet, ha nem. Ha nincs ilyen ember, egy hónap múlva senki nem tudja, működik-e. Amit senki nem néz át, arra nem bízunk döntést.
Helyette: előbb dőljön el, kié lesz. Ha ez nem megy, válasszatok olyan feladatot, ahol a hiba azonnal látszik, és nem okoz kárt.
05. eset
Ha jövőre úgyis lecserélitek a programot
Ha most tervezitek lecserélni a könyvelőprogramot, a raktárprogramot vagy a számlázót, akkor várjatok. Amit a régi mellé építünk, azt a csere után újra kell építeni. Kétszer fizetnétek ugyanazért.
Helyette: először a csere, utána az összekötés. A választásnál viszont segítünk kérdéseket feltenni: kiadja-e magából az adatot az új program, és milyen formában.
06. eset
Ha a valódi baj nem technikai
Van, hogy nem a programokkal van gond, hanem azzal, hogy két részleg nem beszél egymással. Ilyenkor a közös jegyzetfüzet sem segít: ugyanoda írnának, csak épp nem írnak bele. Ezt nem lehet megvenni, ezt el kell dönteni.
Helyette: először tisztázzátok, kinek mi a dolga a folyamatban. Ha ez megvan, akkor a technikai része már gyorsan megy – és olcsóbb is lesz.
07. eset
Ha az egyetlen indok az, hogy mások is ezt csinálják
Ez rossz kiindulópont, és költséges. Ha nincs mögötte konkrét feladat, ami ma valakinek elviszi az idejét, akkor a legjobb esetben is csak egy szép felület lesz belőle. A számok egyébként sem sürgetnek. 2024-ben az 5–249 fős magyar cégek 5%-a alkalmazott ilyen eszközt üzleti döntéshozatalban. Közben a felnőtt lakosság 69%-a már használt ChatGPT-t vagy hasonlót magánemberként.
Forrás: KSH és NMHH közös felmérése, idézi: ictglobal.hu
Helyette: induljatok ki egy konkrét bosszúságból. Amit mindenki utál a cégnél, az szinte mindig jó első feladat.
08. eset
Ha most van a csúcsidőszakotok
Az átadás után 30 napig veletek vagyunk, és ebben az időszakban kell a ti időtök is: valaki kipróbálja, jelez, mi nem stimmel. Karácsony előtt egy webshopnál vagy zárás előtt egy könyvelőirodánál erre nincs ember.
Helyette: tegyétek a bevezetést a nyugodtabb hónapokra. A felmérés és a tervezés viszont mehet előtte – az nem terheli a csapatot.
04Szótár
Melyik három fogalmon áll ez az egész?
Ismétlődés
A fűben ott van az ösvény, ahol sokan járnak – egy ember nem tapos ki utat. Az ismétlődés ugyanez a feladatoknál: nem az számít, mekkora egyszer, hanem hányszor van. Nálatok az a jó jelölt, amit hetente többször csináltok ugyanúgy.
Kivétel
Minden receptben van egy „de”: ezzel a liszttel másképp, ezzel a sütővel tovább. A kivétel a feladatnak az a része, ami nem fér bele a szabályba. Minél több a kivétel, annál drágább megcsinálni – és annál több marad kézi munkának utána is.
Bevezetési időszak
Egy új kolléga sem az első napján dolgozik önállóan: valaki megmutatja neki, hogyan megy. A bevezetési időszak ugyanez: nálunk az átadás utáni 30 nap, betanítással és finomításokkal. A fogalmak egy helyen: laikus szótár.
05Ellensúly
És mikor éri meg mégis?
Három jel van. Ha mind a három igaz, akkor jó helyen kopogtattok.
- Hetente többször csináljátok ugyanazt, ugyanúgy – és mérhető, mennyi időbe telik.
- A menet megállt: hónapok óta nem változott a lépések sorrendje.
- Az adat, amivel dolgozni kell, létezik valahol leírva – táblázatban, programban, e-mailben.
Ha kettő igaz a háromból, arról érdemes beszélni. Ha csak egy, akkor valószínűleg még korai. A számolást lépésről lépésre a mikor térül meg? oldalon vezetjük végig.
06Az indok
Miért írjuk ezt le, ha nekünk munkát vesz el?
Két okból. Az első gyakorlati: az első telefonhívás után úgyis ez derülne ki, csak akkor már mindketten ráfordítottunk egy órát. Jobb előre.
A második egyszerűbb. Az első ajánlatnál minden ilyen lista lelepleződik. Aki mindenre azt mondja, hogy megéri, annak fél év múlva nem fogtok hinni. Mi inkább most mondjuk meg.
Amit ígérhetünk, az nem eredmény, hanem eljárás: megnézzük, megmondjuk, és ha nem éri meg, azt is megmondjuk. Ez ingyen van.
07A menet
Hogyan zajlik, ha mégis belevágnátok?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Nincs prezentáció, és nem hívogatunk utána. Ezen a híváson jellemzően éppen az dől el, hogy a fenti nyolcból igaz-e valamelyik nálatok.
Ha nem, és konkrét feladatról van szó, a konkrét fejlesztés útja jön: részletes konzultáció, terv és árajánlat, fejlesztés, átadás, majd 30 napos bevezetési időszak betanítással.
Ha az egész cég működése kusza, a teljes céges átvilágítás útja jön: munkavállalónként nézzük meg, melyik feladat váltható ki. Ennek a felmérésnek az egyik kimenete éppen az, hogy mit ne csináljatok meg.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. Arról, hogy mi van egy ilyen ajánlatban, és miért csak a felmérés után jön, az árak oldalon írtunk bővebben.
08Gyakori kérdések
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Ha nemet mondtok, kérnek utána pénzt a felmérésért?
Nem. A rövid telefonos beszélgetés ingyen van, és a végén akkor is megmondjuk, mit gondolunk, ha az a válasz, hogy most ne. Fizetni akkor kell, ha megegyeztünk egy konkrét munkában, és arról írásos árajánlat készült.
Nem lehet, hogy csak azért mondtok nemet, mert nehéz?
Jogos kérdés. A nyolc pont közül egyik sem a nehézségről szól: mind a nyolc arról, hogy a munka nem hozná vissza az árát nálatok. Ha valami technikailag nehéz, azt megmondjuk, és beleárazzuk – az nem kizáró ok. A ritkaság, a kiforratlanság és a hiányzó adat viszont az.
Mi van, ha egy pont igaz ránk, de mégis szeretnénk?
Akkor átbeszéljük, és ti döntötök. Van, amikor egy ritkán futó feladatot mégis érdemes megcsinálni, mert a hibázás ára nagy. Amit ilyenkor kérünk: mondjuk ki előre, hogy ez nem órákat spórol, hanem kockázatot csökkent. Így utólag nem lesz belőle csalódás.
Tovább
Innen hova tovább?
- Mikor térül meg? – a számolás lépésről lépésre – a kilenc soros sablon, üresen
- Mitől függ egy ilyen munka ára? – a hét ártényező és a rejtett tételek
- Mikor elég egy recept, és mikor kell egy kolléga? – hogy ne a drágábbat vegyétek meg feleslegesen
- Amit kérdezni szoktatok – a rövid válaszok az árról, az adatokról és a félelmekről
- Hol tart a cégem? – ingyenes önértékelő, rövid kérdéssorral
- Építőipari cégeknek – ahol a „minden projekt más” a leggyakoribb ok a várakozásra
- Miben segítünk? – a hét kategória, a legkisebb lépéstől a legnagyobbig
Kezdjük
Nem kell most eldöntenetek semmit.
Ha kíváncsiak vagytok, nálatok igaz-e a nyolcból valamelyik: egy rövid telefon, és megmondjuk.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.