ma · kézzel
Beérkező
Érthetően, magyarul, kkv-knak
Mi az, amit a cégetekben már nem kellene kézzel csinálni?
Minden cégben van néhány feladat, amit hétről hétre ugyanúgy csinál végig valaki: átmásol, elküld, keresgél, kipipál. Megnézzük, melyik mehetne magától – és ha nem éri meg, azt is megmondjuk.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.
01Megnézzük, mi megy ma kézzel
02Megmutatjuk, mi mehetne magától
03Megépítjük, és mellétek állunk
01A felismerés
Ismerős?
Hétfő reggel, negyed kilenc. Valaki átírja a hétvégi rendeléseket a webshopból a raktárprogramba. A másik szobában megnyílik az a nagy Excel-tábla, amihez rajta kívül senki nem mer hozzányúlni. Cseng a telefon: egy ügyfél a tavalyi garanciapapírját keresi, valakinek elő kell ásnia. Fél tíz van. Még senki nem kezdett el dolgozni azon, amiért a cég létezik.
Ezek külön-külön apróságok. Együtt viszont ez a heti működésetek nagy része – és minden hónapban ugyanannyiba kerül, csak nem küld róla számlát senki.
63%
Nem vagytok egyedül: a magyar kkv-knak ekkora része nevezte meg az adminisztrációt és a dokumentumkezelést a legnagyobb problémának – még az értékesítés előtt.
Forrás: AI Start 500 felmérés
02Előtte és utána
Mi változik, ha egyszer megcsináljuk?
Ugyanaz a három dolog, két állapotban. Bal oldalon az, ahogy ma megy; jobb oldalon az, ahogy utána megy.
Ma így megy
- Az adat kézzel megy egyik programból a másikba.
- A táblázatot egyetlen kolléga érti.
- Hónap végén derül ki, mi hiányzik.
Az Okosirodával
- Az adat magától átmegy, mindig ugyanúgy.
- Bárki hozzáfér, űrlapon, elrontás nélkül.
- Ami hiányzik, folyamatosan látszik.
03Miben segítünk
Mivel szoktunk segíteni?
Nyolc kör, amiben a legtöbb magyar kkv ugyanazokat mondja. Keresd meg azt, amelyik a leginkább ismerős – a többit nyugodtan ugord át.
Amiről itt szó lesz, az legtöbbször ugyanaz a mozdulat: összekötjük a programjaitokat, hogy ne embernek kelljen az adatot vinnie közöttük.
Mit jelent ez? – Összekötés
Ma minden programotoknak külön jegyzetfüzete van, és valakinek át kell írnia az adatot az egyikből a másikba. Az összekötés annyit tesz: adunk nekik egy közös jegyzetfüzetet, amibe mind ugyanoda írnak. Laikus szótár: mit jelentenek ezek a szavak?
Adminisztráció · Szint 1–3.
Ezt minden hétfőn ugyanúgy csinálja valaki kézzel
Számla, árajánlat, emlékeztető, iktatás. Egyenként öt perc, együtt heti több óra – és mindig ugyanaz a két-három kolléga csinálja. Kiválasztunk egy ilyen kört, és onnantól magától lefut. Ha valaki szabadságra megy, attól még ugyanúgy megy tovább.
Hónap végén nem keresgélni kell, hanem csak megnézni, mi nincs meg.
Melyik papírmunkát nem kellene kézzel csinálni?
Rendszerek összekötése · Szint 1–3.
Valaki átgépeli az adatot az egyik programból a másikba
A számlázó nem tud a raktárprogramról, a raktárprogram nem tud a webshopról. Ezért van egy kolléga, aki naponta átírja köztük az adatot. Ez a kolléga elfáradhat, elgépelhet, és szabadságra is mehet. A legtöbb itthon elterjedt programhoz – Számlázz.hu, Billingo, Kulcs-Soft, Novitax – van értelmes módja, hogy magától menjen át köztük az adat. Ugyanaz a szám szerepel mindenhol, emberi átgépelés nélkül.
Miért nem tud egyik programotok a másikról?Excel helyett · Szint 2–3.
A táblázatot már csak egy kolléga érti
Évek alatt nőtt akkorára, és most már senki nem mer hozzányúlni. Van benne elromlott képlet, és van belőle négy verzió, mindegyik más néven. Ugyanaz az adat marad, csak rendes helyre kerül: űrlapon viszitek be, és nem lehet elrontani egy elhúzott cellával. Ha az a kolléga szabadságon van, attól még mindenki hozzáfér.
Excel helyett mit használjunk?Digitális munkatárs · Szint 2–4.
Mindenki ugyanazt kérdezi, és mindig ugyanattól az embertől
Hol van az a szabályzat, mit ígértünk ennek az ügyfélnek, mennyi maradt a keretből. A cég tudása két-három ember fejében van, és ott is marad. Kap a csapat egy chatablakot, ahol rákérdezhet a cég saját anyagaira – és mindenki csak arra kap választ, amihez joga van. A pénzügyes a pénzügyet látja, a HR-es a HR-t. Nem keverednek.
Mi lenne, ha lenne még egy kollégátok?
Mit jelent ez? – Digitális kolléga
Olyan, mint egy új munkatárs. Megmondjátok neki, mi a feladata, és megmondjátok, mihez nyúlhat hozzá. A pénzügyest sem engeditek be a HR-mappába – ezt is pontosan ugyanígy állítjuk be. A szakma ezt hívja agentnek. Mi a különbség egy sima automatizáció és egy agent között?
Weboldal és ügyfelek · Szint 1–3.
Az ügyfél nem talál meg, vagy mindig titeket kell hívnia
A tavalyi garanciapapírért felhív. A szerződéséért felhív. Az időpontért is felhív, és ha nem veszitek fel, továbbmegy. Építünk egy weboldalt, foglalót vagy partnerfelületet, ami be van kötve a cég programjaiba – és magától odaadja az ügyfélnek, ami az övé.
Az ügyfél este tízkor is megnézi a sajátját. Nektek nem kell felvenni.
Az ügyfél nem talál meg – vagy mindig titeket kell hívnia
Webshop · Szint 3.
Lassú a webshop, és kézzel megy a termékfelvitel
Ötezer termék, és minden beszállítói árváltozásnál megnyílik egy táblázat. Közben az oldal olyan lassan tölt be, hogy a vevő inkább továbbáll. A beszállítói lista magától kerül be a boltba, a ti áraitokkal és a ti kategóriáitokkal. Nem rendelnek meg olyat, ami a boltban reggel elfogyott.
Lassú a webshop, kézi a termékfelvitel?Flotta · Szint 2–3.
Hol a kocsi, ki vezette, mennyit tankolt?
A menetlevél hónap végén készül, emlékezetből. Az egyik út céges volt, a másik nem, és ezt utólag már senki nem tudja pontosan. A Tesláknál a gyári kapcsolatot használjuk: nem kell semmit beszerelni az autóba, és nem kell utólag emlékezni semmire. A menetlevél magától elkészül, a céges és a privát út elkülönítve.
Digitális menetlevél, eszköz beszerelése nélkülHol kezdjem · Szint 4.
Érzem, hogy sok itt a fölösleges kör – de nem tudom, hol kezdjem
Ilyenkor nem egy feladat a gond, hanem az egész heti működés. Nem fejlesztéssel kezdünk, hanem méréssel: végigvesszük, kinek mi megy el az idejéből, és mi az, ami ebből kiváltható. A végén nem ötleteket kaptok, hanem sorrendet. Kapjátok, mivel érdemes kezdeni, mi jön utána, és mi az, ami ráér.
Hogyan dolgozunk?04A négy lépcső
Hol kezdjünk bele a cég modernizálásába?
Ugyanaz a vonal, négy lépcsővel. Nem kell a tetején kezdeni, és nem kell végigmenni rajta. A legtöbb cég egyetlen apró dologgal indul, és a következőről csak azután dönt, hogy azt az egyet már működni látta.
1
Egy apró dolog, ami magától megy
„Van egy hülye kis dolog, amit minden nap kézzel csinálunk."
Két program összekötése, egy ismétlődő lépés kiváltása. Pár nap alatt kész, és holnaptól nem ti csináljátok.
2
Egy folyamat átvéve
„Egy egész folyamatunk kézi."
Több lépés, több program, saját űrlap vagy felület. Végigmegyünk az egészen, az elejétől a végéig.
3
Egy saját rendszer
„Nincs rendes rendszerünk erre."
Saját felület, saját nyilvántartás, saját jogosultságok – a ti szabályaitok szerint.
4
A teljes cég
„Az egész cég működése kusza."
Végigmérjük, priorizálunk, és sorban megcsináljuk. Utána, ha kéritek, figyeljük is.
Az első két lépcsőn a gép nem gondolkodik: recept szerint dolgozik. A harmadiktól kezdve kerül szóba, hogy mérlegelnie is kelljen.
Ha ez működik, ugyanezzel a logikával a következő is megcsinálható. De most nem kell eldöntenetek semmit.
Túl nagy falat? Kezdjétek egyetlen dologgal – mutatunk hármat, ami a legkevesebb munkával jár.
Mit jelent ez? – Recept vagy digitális kolléga?
A recept annyi: ha megjön a rendelés, készüljön számla. A gép nem gondolkodik rajta, egyszerűen végrehajtja, mindig ugyanúgy. A digitális kolléga ennél többet tud: mérlegel is. Eldönti például, melyik számla melyik projekthez tartozik akkor is, ha ez nincs ráírva. Mikor elég egy recept, és mikor kell digitális kolléga?
05A két út
Hogyan zajlik a közös munka?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Elmondjátok, hogy megy ma, mi bosszant a legjobban, és mi az, amit már próbáltatok. Ebből általában eldől, melyik út való nektek. Utána két irány van.
A telefon a közös nulladik lépés – utána válik szét a két út.
1. út – Egy konkrét fejlesztés
Akkor jó, ha már tudjátok, mi a gond.
Jellemzően az 1–3. lépcsőhöz.
A konkrét fejlesztés útja lépésről lépésre- 1Egy részletes beszélgetésen pontosan átvesszük, mi a feladat.
- 2Megnézzük, mi lehetséges, és mi mennyi munka.
- 3Kaptok tervet és árajánlatot – akár többféle megvalósítással.
- 4Ha megegyezünk, megcsináljuk.
- 5Átadjuk és beüzemeljük nálatok.
- 6Utána jön a 30 napos bevezetési időszak: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
2. út – Teljes céges átvilágítás
Akkor jó, ha az egész működés kusza.
A 4. lépcsőhöz.
Mit jelent egy teljes céges átvilágítás?- 1Megismerjük, mi hogyan zajlik ma a cégben.
- 2Munkavállalónként felmérjük, kinek mely feladatai válthatók ki, és hol mennyi kapacitás szabadul fel.
- 3Összeállítunk egy sorrendet: mi hozza a legtöbbet a legkevesebb munkával.
- 4Átbeszéljük veletek, és ha kell, változtatunk rajta.
- 5Sorban megcsináljuk a fejlesztéseket, bevezetéssel együtt.
- 6Ha kéritek, utána is figyeljük, hol van még mit javítani.
Az árról. Az árat nem tippeljük meg telefonon. A felmérés után írásban, fix összegként mondjuk meg. A megtérülésnél nem százalékot nézünk, hanem órát: előre megszámoljuk, hetente hány óra megy el ma erre a feladatra. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt mondjuk, hogy ne csináljátok.
06Bizalom
Kik vagyunk, és mit nem csinálunk?
Ketten vagyunk. Nincs értékesítőnk és nincs ügyfélkapcsolati kollégánk. Akivel telefonáltok, ugyanaz fogja megcsinálni a munkát is.
A kutatások szerint a legnagyobb akadály nem az érdeklődés hiánya, hanem hogy valaki megmutassa, hol érdemes belekezdeni. Nagyjából ez a dolgunk.
Mások vagy elmagyarázzák, vagy megcsinálják. Mi mindkettőt – és megmondjuk előre, mibe kerül.
Forrás: Digiméter-kutatás
Öt dolog, amit előre tudtok
- 1Minden rövid telefonos beszélgetéssel indul. Nincs prezentáció, nincs elköteleződés.
- 2Kis lépéssel is lehet kezdeni. Nem kell az egész céget egyszerre átalakítani.
- 3Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként.
- 4Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
- 5Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.
Amibe nem szoktunk belemenni
Három eset, amikor a telefon végén azt mondjuk: most ne költsetek erre.
Mikor nem éri meg fejleszteni?- Ha a feladat kéthetente egyszer, tíz percre jön elő. Ezt kézzel gyorsabb.
- Ha a folyamat még hetente változik. Előbb hagyjátok letisztulni, utána van mit leírni.
- Ha a lépések csak fejben vannak, sehol nincsenek rögzítve. Ilyenkor az első munka nem fejlesztés, hanem beszélgetés.
Tudjuk, hogy vannak ingyenes állami és kamarai programok is ezen a területen, és érdemes megnézni őket. Mi ott jövünk, ahol valaki tényleg meg is csinálja.
07Gyakori kérdések
Mit szoktatok kérdezni először?
Mennyibe kerül ez?
Attól függ, mekkora a falat. Egy apró dolog, ami két programot köt össze, nagyságrenddel olcsóbb, mint egy saját felület jogosultságokkal. Telefonon nem tippelünk: a felmérés után írásban, fix összegként mondjuk meg. Ha az elmenő órákból nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
Hozzáfértek majd a cégünk adataihoz?
Csak ahhoz, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez. A régi programotok nyilvántartásához a legtöbb esetben csak olvasni tudunk hozzányúlni, írni nem. Amit ma láttok benne, azt holnap is ugyanúgy fogjátok látni. Az adataitok a tiétek maradnak, és bármikor törölhetők.
Mi lesz, ha eltűntök? Ki tartja ezt karban utána?
Amit megcsinálunk, az a tiétek: a program forráskódja, a hozzáférések és a leírás is. Nincs olyan része, amit csak mi tudunk kinyitni. Ha valaki más veszi át, kap egy dokumentációt, amiből dolgozni tud. Ezt az első beszélgetésen tisztázzuk, nem a szerződés végén.
Melyik iparágban dolgoztok?
Ha a tiétek is köztük van, ott ugyanezt a nyolc kört a saját szavaitokkal írtuk le.
Kezdjük
Nézzük meg, mi menne magától nálatok
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogy megy ma, és megmondjuk, mivel érdemes kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.