Tudástár
Hogyan számold ki, mikor jön vissza az ára?
Ehhez nem kell közgazdásznak lenni, és nem kell hozzá bonyolult táblázat sem. Négy számot kell tudni, és van közte egy, amit a legtöbb számolásból kihagynak. Itt megmutatjuk a teljes menetet, üres sablonnal, amit a saját számaitokkal tudtok kitölteni.
01Felismerés
Ismerős?
Csütörtök, munkaidő vége felé. A cégvezető kezében ott az ajánlat, és a fejében egyetlen kérdés: megéri-e ennyit adni érte. Felhívja az irodavezetőt, hogy mennyi idő megy el arra a bizonyos havi listára. A válasz: „nem sok, két-három óra.”
Másnap kiderül, hogy nem két-három óra. Az összeszedés maga annyi, de utána jön az egyeztetés, a hiányzó adatok utáni telefonálgatás, meg az, hogy hónap közben kétszer újra kell kezdeni. Senki nem hazudott. Egyszerűen soha nem mérte meg senki.
Ez a leggyakoribb hiba a megtérülés körül: nem a számolás rossz, hanem a kiindulási szám. Egy magyar cég átlagosan 277 órát tölt évente adóadminisztrációval – Észtországban ez 63 óra.
Forrás: K&H-elemzés, idézi: novekedes.hu
02A kiindulás
Hogyan szokták számolni, és hogyan érdemes?
- Fejből becsült óraszámmal.
- A teljes feladat eltűnik.
- A fizetés órabérével számolva.
- Egy hétig mérve, attól, aki csinálja.
- Csak az tűnik el, ami tényleg.
- A teljes munkaóraköltséggel számolva.
Ez a három eltérés önmagában kétszeresére vagy felére viheti az eredményt. Ezért nem éri semmit a hónapszám, ha nem tudod, mire épült.
Egy ábrán
Minta – szemléltető adat
A megtérülést nem érzésre mérjük. Egy kimutatás, amin hónapról hónapra látszik a felszabadult idő és a kiváltott kézi munka – ebből lesz szám, és ebből derül ki, mikor fordul át a mérleg.
03A sablon
Hogyan számold ki? – a sablon lépésről lépésre
Kilenc sor. Négyet ti töltötök ki, kettő az árajánlatból jön, hármat pedig kiszámol.
1. sor
Hány óra megy el rá hetente most?
Attól kérdezd, aki csinálja. A mértékegység: óra/hét.
2. sor
Ebből mennyi marad kézi munka utána is?
Az ellenőrzés, a kivételek és a havi utánanézés. Szintén óra/hét.
3. sor
Mennyi tűnik el tényleg?
Az 1. sorból kivonva a 2. sort. Ez a szám a számolás alapja.
4. sor
Mennyibe kerül nálatok egy munkaóra?
A könyvelőtök egy perc alatt megmondja. A mértékegység: Ft/óra.
5. sor
Havi megtakarítás
A 3. sor megszorozva 4,3-mal, majd a 4. sorral.
6. sor
Egyszeri fejlesztési díj
Az árajánlatból veszitek át, változtatás nélkül.
7. sor
Havi üzemeltetési díj
Szintén az árajánlatból. Ha nincs benne ilyen tétel, kérdezzetek rá.
8. sor
Havi nettó nyereség
Az 5. sorból kivonva a 7. sort.
9. sor
Megtérülési idő hónapban
A 6. sort elosztva a 8. sorral. Ez a végeredmény.
A 4,3 nem varázsszám: egy hónapban nagyjából négy és egy harmad hét van. Ennyivel kell felszorozni a heti órát, ha havi számot akartok.
04A négy csapda
Miért ez a kilenc sor, és nem kevesebb?
Az 1. sor a legfontosabb, és ezt szokták elrontani. Ne becsüld: kérdezd meg attól, aki csinálja, és inkább nézzétek meg egy hétig. Elég egy papír a monitor mellett. Egy hét alatt kiderül, és onnantól nem vita tárgya.
A 2. sor az, amit a legtöbb számolásból kihagynak. Egy feladat ritkán tűnik el teljesen. Marad az ellenőrzés, marad a kivételek kezelése, és marad a havi egyszeri utánanézés. Ha ezt nem vonjátok le, a végeredmény szépnek fog látszani, és nem lesz igaz.
A 4. sor a másik gyakori csúszás. Egy munkaóra nem annyiba kerül, amennyi a fizetésben áll: a járulékokkal és a szabadsággal együtt drágább. A pontos számot a könyvelőtök megmondja. Mi ezt a számot kérjük el, nem találgatunk helyette.
A 7. sor nélkül a végeredmény hamis. Ha valami naponta magától elindul, annak havi költsége van. Ezt le kell vonni a megtakarításból, mielőtt osztotok.
Megtérülési idő
A napelemnél is ugyanez a kérdés: hány évig kell spórolni a villanyszámlán, amíg visszajön a beszerelés ára. A megtérülési idő ugyanez, csak hónapokban: hány hónap alatt hozza vissza a fejlesztés a saját árát. Nálatok ez a sablon kilencedik sora.
Teljes munkaóraköltség
Egy autó sem annyiba kerül, amennyi az árcédulán van: jön hozzá a biztosítás és a szerviz. A teljes munkaóraköltség ugyanez a fizetéssel: a járulékokkal és a szabadsággal együtt. A fogalmak egy helyen: laikus szótár.
05Ami kimarad
Mit nem mutat meg ez a számolás?
Van három költség, ami sehol nem szerepel a táblázatban, mégis létezik. Ezeket nem lehet forintosítani, de érdemes tudni róluk, mielőtt döntetek.
Az első: a rossz szám ára. Ha egy kimutatásba hiba csúszik, és arra épül egy döntés, az többe kerülhet, mint egy évnyi kimutatáskészítés.
A második: a késés. Mire a kézi lista elkészül, az adat már napokkal korábbi állapotot mutat. Van, ahol ez nem számít. Van, ahol ezen múlik egy megrendelés.
A harmadik: a kulcsember. Ha egyvalaki tudja, hogyan kell összerakni, akkor a szabadsága alatt nincs kimutatás. Ez nem az ő hibája, hanem a helyzeté.
Ezek miatt a valós megtérülés jellemzően jobb, mint amit a sablon kihoz. De mi a sablonnal számolunk, mert azt tudjuk bizonyítani.
Rejtett költség
A rossz gumi nem kerül semmibe egészen addig, amíg le nem kell fékezni. A rejtett költség ugyanígy működik: nem jelenik meg számlán, de ott van. Nálatok ilyen a hibás adat, a késés és az, ha egy feladatot egyetlen ember tud elvégezni.
06Csapdák
Mikor csal ez a számolás?
Öt helyzetben ne higgy a végeredménynek. Háromban szebbet mutat a valóságosnál, kettőben rosszabbat.
Ilyenkor szebbet mutat, mint amilyen
- Ha a felszabaduló idő nem kerül sehova. Akkor a megtakarítás papíron marad.
- Ha a csúcsidőszak óraszámával számoltok, de az év többi részében nem annyi.
- Ha kihagyjátok a saját időtöket, ami a bevezetéshez kell.
Ilyenkor rosszabbat mutat, mint amilyen
- Ha csak az órákat nézitek, a hibázás árát nem.
- Ha kihagyjátok, hogy ma egyetlen ember tudja elvégezni a feladatot.
A legfontosabb ezek közül az első. A felszabaduló idő csak akkor ér forintot, ha kerül a helyére valami: több ügyfél, gyorsabb kiszolgálás, vagy egy feladat, amire eddig nem jutott idő. Ha a kolléga napja ugyanúgy telik, csak kevésbé idegesen, az is ér valamit – de az nem jelenik meg a kimutatásban. Érdemes előre eldönteni, melyiket akarjátok.
07A gyakorlat
Mennyi idő szokott ez lenni a gyakorlatban?
Konkrét hónapszámot ígérni előre nem tisztességes, ezért nem is teszünk ilyet. Ami a szerkezetről elmondható: az apró, egy dolgot kiváltó munkák hozzák vissza az árukat a leghamarabb, mert olcsóbbak és azonnal futnak. A nagy, több rendszert érintő fejlesztések tovább tartanak, és ott az első hónapokban még a bevezetés is időbe kerül.
A ti számotokat a felmérés után adjuk meg, a fenti sablonnal kitöltve, írásban.
08A menet
Hogyan zajlik, ha megnéznétek?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Nincs prezentáció, és nem hívogatunk utána.
Egy konkrét feladatnál a konkrét fejlesztés útja jön. Az első lépés éppen ez a mérés. Utána terv és árajánlat, fejlesztés, átadás, majd 30 napos bevezetési időszak betanítással és finomításokkal.
Ha az egész cég működése kusza, a teljes céges átvilágítás útja jön. Ott munkavállalónként vesszük végig ugyanezt a kilenc sort, és abból lesz a hosszú távú terv. Ez a lista magától rangsorol: elöl az áll, ami a leggyorsabban hozza vissza az árát.
Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk. Ez ingyen van.
09Gyakori kérdések
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Mi van, ha nem tudjuk megmérni az óraszámot?
Ez gyakori, és nem baj. Ilyenkor a felmérés első hete maga a mérés: elég egy papír a monitor mellett, amire a kolléga felírja, mikor kezdte és mikor hagyta abba. Ha ennyi sem fér bele, akkor a döntéshez sincs elég alapotok – és ezt jobb kimondani, mint egy becsült számra építeni.
Beleszámít-e a saját munkám ideje?
Igen, és pont ugyanúgy. Ha a cégvezető tölt vele heti négy órát, az ugyanolyan óra, mint bárki másé – sőt, jellemzően drágább. A kisebb árbevételű cégeknél éppen az a jellemző, hogy a vezető maga végzi az operatív papírmunkát (forrás: profession.hu). Ha nálatok is így van, azzal érdemes kezdeni a mérést.
Mi van, ha a megtérülés hosszabb, mint amit elbírunk?
Akkor megmondjuk, és keresünk kisebb falatot. Egy nagy fejlesztés helyett gyakran van egy apró darabja, ami önmagában is megáll, olcsóbb, és hamarabb hozza vissza az árát. Ha az működik, utána jöhet a következő. De most nem kell eldöntenetek semmit.
Tovább
Innen hova tovább?
- Mitől függ egy ilyen munka ára? – a hét ártényező és a rejtett tételek
- Mikor nem éri meg fejleszteni? – nyolc helyzet, amikor mi mondjuk, hogy várjatok
- Hogyan árazunk? – mi van egy árajánlatban, és miért a felmérés után jön
- Amit kérdezni szoktatok – a rövid válaszok az árról, az adatokról és a félelmekről
- Hol tart a cégem? – ingyenes önértékelő, rövid kérdéssorral
- Könyvelőirodáknak – ahol az órák a legjobban mérhetők
Kezdjük
Nem kell most eldöntenetek semmit.
Ha inkább beszélnétek róla: elmondjátok, hogy megy ma, és együtt kitöltjük a kilenc sort.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.