Van a cégetekben pár kérdés, ami minden nap körbejár: hol tart a rendelés, ki felelt már az ügyfélnek, mennyi van raktáron. Mindegyikre tudja valaki a választ, csak épp nem az, akit megkérdeztek. Erre a körbejárásra adunk egy digitális kollégát.
Röviden
A digitális munkatárs egy AI-asszisztens: mesterséges intelligenciára épülő program, amely a cég saját anyagaiból, szabályzataiból és programjainak adataiból válaszol és dolgozik, pontosan meghatározott feladatkörrel és jogosultsággal. Csak ahhoz fér hozzá, amihez engedélyt kap, és a kényes döntés mindig embernél marad. Kifelé senki nem látja: a saját csapatotoknak dolgozik.
Frissítve:
Csütörtök délután, negyed négy. Egy ügyfél azt kérdezi, mikor érkezik a szállítmánya, és az irodavezető megnyitja a harmadik programot: a szállítási adat a raktárprogramban van, a számla a számlázóban, a megállapodás egy tavaly márciusi e-mailben. Fél óra múlva egy másik kolléga ugyanezt a kört futja le, ugyanezért az ügyfélért.
Keres, összefoglal, válaszol, és megmondja, honnan vette a választ. Dönteni nem dönt helyettetek, és csak ahhoz fér hozzá, amihez engedélyt kap. Négy munka tartozik ebbe a körbe, a legkisebb belépőtől a munkaterületenként beállított digitális kollégákig.
A cég iratai megvannak, csak senki nem tudja fejből, melyik mappában.
A válasz ma három programban és egy régi e-mailben van szétszórva, ezért mindig valakit meg kell kérdezni.
Egyetlen mindentudó asszisztens mindenhez hozzáférne, a cégben viszont nem mindenki láthat mindent.
A jelentkezések szétszórva érkeznek, a válasz sokszor elmarad; a gép rendet rak, dönteni mindig ember dönt.
Kisebb cégnél sokszor elég egy. Nagyobbnál érdemes munkaterületenként külön digitális kollégát beállítani, amelyik csak a saját területének adatait látja, pontosan úgy, mint egy új munkatárs.
A digitális kolléga ugyanúgy kap belépést, mint egy új munkatárs: megmondjátok, mi a feladata, és mihez nyúlhat hozzá. A pénzügy asszisztense a számlákat látja, a HR-mappát nem; a projektvezetőé a saját projektjeit.
Első lépésben jellemzően csak olvas a programokból. Ha később azt szeretnétek, hogy lépéseket is elindítson, például kimutatást küldjön vagy feladatot vegyen fel, azt külön engedélyezzük, és a kényes lépés előtt ember hagyja jóvá.
Hogy hol fut a nyelvi modell, és tanul-e a cég adataiból, az a szolgáltatón és a beállításon múlik. Céges csomagban a nagy szolgáltatók saját feltételeik szerint alapból nem tanítanak a cég adatain, és ha az is fontos, hogy az adat az EU-n belül maradjon, azt a szolgáltató és a futtatási hely megválasztásával érjük el. Bővebben: GDPR és chatbot: mit kell előre eldönteni?
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Adat | Pénzügy | HR | Projekt | Vezető |
| 2 | Számlák | olvas | – | – | olvas |
| 3 | Bérek | – | olvas | – | olvas |
| 4 | Projektek | – | – | sajátját | olvas |
| 5 | Szerződések | olvas | – | sajátját | olvas |
Ha még csak ismerkedtek vele, nem vagytok egyedül, és nem kell a legnagyobb lépéssel kezdeni.
A legalább tízfős hazai cégeknek ekkora része használt AI-t 2025-ben. Az uniós átlag ennek a duplája, 20,0%.
Forrás: Eurostat, KSH, 2025
Az AI-t tervező, de még nem használó cégek ekkora része nevezte meg akadályként a szakértelem hiányát.
Forrás: KSH, 2025, legalább 10 fős vállalkozások
Ezért a legkisebb lépéssel kezdünk, és csak akkor megyünk tovább, ha az beválik. Ha előbb azt néznétek meg, miben más ez, mint ha mindenki a saját ChatGPT-jét használná, arról külön írtunk: ChatGPT a cégben, vagy saját asszisztens?
Ha most hallotok erről először, előbb nézzétek meg, mikor elég egy recept, és mikor kell kolléga.
A legkisebb lépés: a cég saját dokumentumaiból válaszol, és kiderül, hogy megy-e nálatok.
Ha a kereső beválik, jöhet az asszisztens, amely már a programjaitokba is belelát.
A végállomás, nem a kezdet: oda akkor érdemes lépni, ha az előző kettő már bevált.
Ezt előre megmondjuk, mert így jár mindenki jobban.
Olyan, mint egy új munkatárs az első napján: megmondjátok, mi a feladata, és mihez nyúlhat hozzá. A pénzügyest sem engeditek be a HR-mappába, és a digitális kollégát is pontosan így állítjuk be. A fogalom a szótárban
Az egy-egy feladatra szóló digitális kolléga a konkrét fejlesztés útja, az egész céget érintő felállás az átvilágításé.
Első lépés
Rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül: elmondjátok, ki kitől szokta megkérdezni, hol tart valami.
1. út: konkrét fejlesztés
Részletes konzultáció, terv és árajánlat, akár több csomaggal, utána fejlesztés és átadás.
2. út: teljes átvilágítás
Munkavállalónként felmérjük, mi váltható ki, és ebből priorizált, hosszú távú terv lesz.
Az átadás után 30 napig
Betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Az árat írásos, tételes árajánlatban kapjátok meg. Előre megnézzük, hány óra megy el a keresgélésre hetente nálatok, és ha nem jön ki belőle értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk. A két út lépésről lépésre: hogyan dolgozunk?
Válaszol a cég saját anyagaiból és a programjaitok adataiból, összefoglal, kimutatást készít, és minden válasz mellé odaírja a forrást. Kényes ügyben nem dönt helyettetek, és nem lát bele abba, amihez nem kapott jogot. Ahol mérlegelés sem kell, csak egy ismétlődő lépés, oda egyszerűbb és olcsóbb megoldás is elég.
Céges csomagban a nagy szolgáltatók, az OpenAI, a Microsoft, az Anthropic és a Google, saját feltételeik szerint alapból nem tanítják a modelljeiket a cég adataival; az ingyenes, magánfelhasználói változatokra ez nem igaz. Ha az is fontos, hogy az adat az EU-n belül maradjon, azt a szolgáltató és a futtatási hely megválasztásával érjük el, például egy EU-s felhőrégióban futó modellel. Ezt az első beszélgetésen együtt nézzük meg.
Ti. Mint egy új munkatársnál: megmondjátok, mely programokhoz és mappákhoz férhet hozzá, és mi az, amit csak olvashat. A beállítás a ti kezetekben marad, bármikor szűkíthető vagy visszavonható.
Előfordulhat, ezért minden válasz mellett ott a forrás, így egy kattintással ellenőrizhető. Úgy állítjuk be, hogy forrás nélkül ne válaszoljon, hanem mondja meg, hogy nem tudja, és ezt átadás előtt teszteljük. A bevezetési időszakban a hibás válaszokat együtt nézzük át, és javítjuk a forrásokat vagy a beállítást.
Nem ez a cél. A keresgélést, a másolást és az ismétlődő kérdéseket veszi át, a döntés, az ügyfélkapcsolat és a felelősség a kollégáknál marad. Arról, hogy mit jelent ez a munkahelyekre, külön írtunk: Elveszi az AI a munkát?
Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, ki kitől szokta megkérdezni, hol tart valami, és megmondjuk, ebből mennyi az, amire nem kellene embert megkérdezni.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.