Hogyan dolgozunk · Szint 4
Nem egy feladat a gond, hanem az egész hét?
Van, amikor nem egyetlen kör akad meg, hanem minden egy kicsit. Ilyenkor kockázatos találomra kiragadni valamit. Végigjárjuk a céget, kollégánként megnézzük, mi viszi el az időt, és abból lesz egy sorrend. Cégeknek, ahol több csapat dolgozik egymás mellett.
01A felismerés
Ismerős?
Mindenki dolgozik. Pont ez a baj: nem tudni, min.
Hétfő reggel, nyolc óra. Az ügyvezető végigmegy az irodán, és mindenki dolgozik. Pont ez a baj: nem tudja, min.
Megkérdezi a pénzügyest, mennyi idő megy el a hónapzárásra, és nem kap pontos választ – mert nincs egy nagy tétel, csak sok kicsi. A raktáros ugyanezt mondja. Az értékesítő is.
Mindenki elfoglalt, a cég mégsem halad gyorsabban, mint két éve. Nincs egy pont, ahol el lehetne kezdeni, mert minden ponton van valami. Így aztán marad minden a régiben, és jövő hétfőn ugyanez lesz.
Egy adat hozzá
Egy magyar kutatás szerint a legnagyobb akadály nem az érdeklődés hiánya, hanem az, hogy nincs, aki megmondja, hol kezdjétek.
Forrás: Digiméter-kutatás
02Előtte / utána
Mi változik?
- Mindenki elfoglalt, senki nem tudja, mivel.
- Ötletek vannak, sorrend nincs.
- Egyszerre indul három dolog, egyik sem kész.
- Kollégánként látszik, mire megy el az idő.
- Van sorrend, és tudjuk, miért az.
- Egy dolog fut egyszerre, de végig.
03A folyamat
Hogyan néz ki egy ilyen felmérés?
Négy lépés, a cég szemszögéből. Nem a programokról kérdezünk, hanem arról, mi történik reggeltől estig.
1. lépés
Megnézzük, hogyan megy ma a munka
Végigjárjuk a cégben zajló köröket: honnan jön a munka, ki mit csinál vele, hol áll meg. Nem a programokról kérdezünk, hanem arról, mi történik reggeltől estig.
2. lépés
Munkavállalónként végigvesszük, mi viszi el az időt
Leülünk minden érintett kollégával külön. Megnézzük, mely feladatai válthatók ki, és hol mennyi kapacitás szabadulna fel. Ez nem ellenőrzés: azt keressük, mi az, amit senki nem szeret csinálni.
Olyan, mint amikor a szerelő nem a ház előtt áll meg, hanem bemegy minden szobába. A munkavállalónkénti felmérés azt jelenti, hogy külön-külön beszélünk a kollégákkal. Nem a teljesítményükről: arról, mi az, ami feleslegesen elviszi a napjukat.
3. lépés
Sorrendbe rakjuk, és megbeszéljük
Ebből lesz egy hosszú távú terv, aszerint sorba rakva, hogy melyik hozza a legtöbbet a legkevesebb munkával. Végigvesszük veletek. Ha valamit máshova tennétek, átrakjuk – ti ismeritek a céget.
Egy házfelújításnál sem a függönnyel kezdi az ember, hanem a tetővel. A sorrend nálunk ugyanez: nem az kerül előre, ami a legérdekesebb, hanem az, ami a legtöbb időt hozza vissza, és amire a többi épülhet.
4. lépés
Haladunk rajta végig, egyesével
Nem egyszerre indul minden. Egy dolgot csinálunk meg, átadjuk, és utána 30 napig veletek maradunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk. Ez a bevezetési időszak minden egyes fejlesztésnél ugyanígy jár. Csak azután jön a következő. Ha kéritek, a végén tovább figyeljük, és szólunk, ha új lehetőséget látunk.
Mint a kötelező szerviz az autónál: nem azért van, mert elromlott, hanem hogy ne romoljon el. Ez nálunk azt jelenti, hogy a kész munkák futását nézzük, és évente többször szólunk, ha valamit érdemes lenne továbbvinni. Ez külön kérhető, nem kötelező.
Minta – szemléltető adat
Amit a felmérés végén kaptok
Nem egy vastag dokumentum, hanem egy ilyen áttekintés: melyik területen mennyi idő megy el hetente, és mi kerüljön a sorrend elejére. Együtt nézzük át, és ha valamit máshova tennétek, átrakjuk.
Egy példa, hogy lássátok, hogy néz ki ez élőben
Egy huszonnyolc fős kereskedelmi cégnél az volt a kiinduló mondat, hogy „mindenki túl van terhelve, de nem tudjuk, min”. A felmérésből az jött ki, hogy három kolléga is ugyanazt az adatot viszi fel, csak három különböző helyre. A sorrend elejére mégsem ez került, hanem a beszerzés visszaigazolása, mert azon múlt a legtöbb ügyfélpanasz. Az adatok kétszeri felvitele lett a második. A harmadik hónapban a raktáros már nem gépelt át semmit, és maradt ideje a leltározásra, amire addig soha.
Minta – szemléltető példa.
04Kinek való
Kinek való ez, és kinek nem?
A jobb oldali listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint a balt.
Ez nektek való, ha:
- Több csapat dolgozik egymás mellett, és nem tudjátok, hol akad el a munka.
- Mindenki túlterheltnek érzi magát, de nincs egy nagy tétel.
- Volt már két-három elkezdett fejlesztés, ami nem lett kész.
- Hosszabb távra terveztek, nem egyetlen bosszúságot akartok elintézni.
Ezt ne csináltassátok meg, ha:
- Egyetlen konkrét feladat zavar – arra ez túl nagy és túl lassú.
- Most van a szezoncsúcs, és senki nem ér rá leülni velünk.
- A cég most alakul át: költözés, tulajdonosváltás, nagy létszámváltozás.
- A vezetésen belül nincs egyetértés arról, hogy ez most kell.
05Ár és menet
Mennyibe kerül, és mi van, ha sok?
Ez is egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, és az ingyenes. A felmérés árát azután mondjuk meg, hogy tudjuk, hány kolléga és hány kör érintett – írásban, előre.
Túl nagy falat? Kezdjétek egyetlen dologgal – mutatunk hármat, ami a legkevesebb munkával jár. A konkrét fejlesztés útja bármikor választható helyette, és később is át lehet térni erre.
A megtérülésről annyit ígérünk, amennyit tudunk: a felmérés végén ott lesz, hány óra megy el hetente a kiváltható feladatokra. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk. A számolás módját itt írtuk le: mikor térül meg egy ilyen munka?
Ha a sorrend elejére a kapacitás kerül
Van, amikor a felmérésből az jön ki, hogy nem egy kör hiányzik, hanem egy kolléga. Ilyenkor erről szoktunk beszélni.
Nem tudjátok, mire lenne szükségetek? Nézzük meg, hol tart most a cégetek.
06Gyakori kérdések
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Ez arról szól, hogy utána elküldünk embereket?
Nem, és ezt az elején tisztázzuk a kollégákkal is. Azt keressük, mi az, amit ma senki nem szeret csinálni: a gépelést, a másolást, a keresgélést. A döntés és az ügyfél marad az emberé. Egy magyar felmérésben egyébként a dolgozók 7%-a tart attól, hogy a technológia miatt elveszíti az állását.
Forrás: Randstad-felmérés, idézi a HVG
Vannak ingyenes állami programok is. Miért fizessünk ezért?
Tudunk róluk, és jó dolgok. Van ingyenes tanácsadás, workshop, sőt egy program 500 cégnek ad ingyenes eszközöket. Ha ez nálatok elég, csináljátok azt – nyugodtan mondjuk. A különbség az, hogy mi a felmérés után meg is csináljuk a fejlesztéseket, sorban, bevezetéssel. Mi ott jövünk, ahol valaki tényleg megcsinálja.
Forrás: AI EDIH Hungary; AI Start500 program
Mennyi időt visz el ez a kollégáktól?
Kollégánként jellemzően egy leülés, plusz néhány visszakérdezés menet közben. Konkrét napszámot előre nem ígérünk, mert a cég méretétől függ – de a felmérés elején megmondjuk, mennyivel számoljatok. Amikor aztán egy fejlesztés elkészül, jön rá 30 nap bevezetés: ekkor tanítjuk be azokat, akik használni fogják. Szezoncsúcsban nem szoktuk elkezdeni, mert olyankor félvállról megy, és akkor kár volt.
Kezdjük
Nézzük meg, hol megy el az idő nálatok
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hányan vagytok és mi a benyomásotok, és megmondjuk, érdemes-e végigmérni a céget – vagy elég egyetlen dologgal kezdeni.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ez nem éri meg, azt is megmondjuk.