Nem egy feladat a gond, hanem az egész hét?
Van, amikor nem egyetlen kör akad meg, hanem minden egy kicsit. Ilyenkor kockázatos találomra kiragadni valamit: végigjárjuk a céget, kollégánként megnézzük, mi viszi el az időt, és abból lesz egy sorrend.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Munkakör | Feladat | Óra/hét | Sorrend |
| 2 | Beszerzés | Visszaigazolás | 3 | 1. |
| 3 | Raktár | Dupla bevitel | 4 | 2. |
| 4 | Pénzügy | Papírkeresés | 4 | 3. |
| 5 | Iroda | Ajánlatírás | 5 | 4. |
| 6 | Vezetés | Heti riport | 2 | 5. |
Röviden
A teljes céges folyamat-átvilágítás azt jelenti, hogy az Okosiroda munkavállalónként felméri, mely feladatok válthatók ki, és hol szabadul fel idő. Ebből priorizált, hosszú távú fejlesztési terv lesz, amit közösen egyeztetünk. A fejlesztések utána a megbeszélt sorrendben, egyesével készülnek el, mindegyik bevezetéssel.
Frissítve:
Ismerős?
Mindenki dolgozik. Pont ez a baj: nem tudni, min.
Hétfő reggel, nyolc óra. Az ügyvezető végigmegy az irodán, és mindenki dolgozik. Pont ez a baj: nem tudja, min.
Megkérdezi a pénzügyest, mennyi idő megy el a hónapzárásra, és nem kap pontos választ, mert nincs egy nagy tétel, csak sok kicsi. A raktáros ugyanezt mondja. Az értékesítő is.
Mindenki elfoglalt, a cég mégsem halad gyorsabban, mint két éve. Nincs egy pont, ahol el lehetne kezdeni, mert minden ponton van valami. Így aztán marad minden a régiben, és jövő hétfőn ugyanez lesz.
Mi változik?
- Mindenki elfoglalt, de nem tudni, mivel.
- Ötletek vannak, sorrend nincs.
- Egyszerre indul három dolog, egyik sem kész.
- Kollégánként látszik, mire megy el az idő.
- Van sorrend, és tudjuk, miért az.
- Egy dolog fut egyszerre, de végig.
Hogyan zajlik egy ilyen átvilágítás?
Hat lépés a rövid telefon után. Nem a programokról kérdezünk, hanem arról, mi történik reggeltől estig.
1. Megismerés
Megnézzük, hogyan zajlanak ma a munkafolyamatok a cégben.
2. Felmérés
Munkavállalónként: mi váltható ki, és hol szabadul fel idő.
3. Priorizált terv
Hosszú távú sorrend aszerint, mi hozza a legtöbbet.
4. Egyeztetés
Végigvesszük veletek, és ha kell, változtatunk rajta.
5. Fejlesztések sorban
A megbeszélt sorrendben, mindegyik bevezetéssel.
6. Ha kéritek
Külön kérhető folyamatos felügyelet, új javaslatokkal.
Először végigjárjuk a cégben zajló köröket: honnan jön a munka, ki mit csinál vele, és hol áll meg.
Utána leülünk minden érintett kollégával külön. Megnézzük, mely feladatai válthatók ki, és hol mennyi idő szabadulna fel. Ez nem ellenőrzés: azt keressük, mi az, amit senki nem szeret csinálni.
Ebből lesz a hosszú távú terv, aszerint sorba rakva, mi hozza a legtöbbet a legkevesebb munkával. Végigvesszük veletek, és ha valamit máshova tennétek, átrakjuk: ti ismeritek a céget.
Olyan, mint amikor a szerelő nem a ház előtt áll meg, hanem bemegy minden szobába. A munkavállalónkénti felmérés azt jelenti, hogy külön-külön beszélünk a kollégákkal. Nem a teljesítményükről, hanem arról, mi viszi el feleslegesen a napjukat.
Mit kaptok a felmérés végén?
Nem egy vastag dokumentumot, hanem egy sorrendet: melyik területen mennyi idő megy el hetente, mi váltható ki, és mi kerüljön előre. Az első helyre nem mindig az kerül, ami a legtöbb órát viszi, hanem az, amin a legtöbb múlik, és amire a többi épülhet.
Szemléltető példa Vegyünk egy huszonnyolcfős céget, ahol mindenki túlterheltnek érzi magát, de senki nem tudja, min. Tegyük fel, hogy a felmérésből kiderül: két kolléga ugyanazt az adatot viszi fel, csak két különböző helyre.
A sorrend elejére mégsem ez kerül, hanem a beszerzési visszaigazolások követése, mert azon múlik a legtöbb ügyfélpanasz. A dupla adatbevitel lesz a második. Egyszerre egy fejlesztés fut, és mindegyiket bevezetés követi.
Kinek való ez, és kinek nem?
A második listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint az elsőt.
Ez nektek való, ha:
- Több csapat dolgozik egymás mellett, és nem tudjátok, hol akad el a munka.
- Mindenki túlterheltnek érzi magát, de nincs egy nagy tétel.
- Volt már két-három elkezdett fejlesztés, ami nem lett kész.
- Hosszabb távra terveztek, nem egyetlen bosszúságot akartok elintézni.
Ezt ne csináltassátok meg, ha:
- Egyetlen konkrét feladat zavar. Arra ez túl nagy és túl lassú.
- Most van a szezoncsúcs, és senki nem ér rá leülni velünk.
- A cég most alakul át: költözés, tulajdonosváltás, nagy létszámváltozás.
- A vezetésen belül nincs egyetértés arról, hogy ez most kell.
Mennyibe kerül, és mi van, ha sok?
Ez is egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Az átvilágítás maga is munka, ezért az árát azután mondjuk meg, hogy tudjuk, hány kolléga és hány munkafolyamat érintett: írásban, előre. Hogy mi mozgatja, itt írtuk le: Árak: hogyan születik az ajánlat.
Túl nagy falat? Kezdjétek egyetlen dologgal: mutatunk hármat, ami a legkevesebb munkával jár. A konkrét fejlesztés útja bármikor választható helyette, és később is át lehet térni erre.
A megtérülésről annyit ígérünk, amennyit tudunk: a felmérés végén ott lesz, hány óra megy el hetente a kiváltható feladatokra. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk. A számolás módját itt írtuk le: Mikor térül meg egy fejlesztés?
Ha a sorrend elejére a kapacitás kerül
Van, amikor a felmérésből az jön ki, hogy nem egy kör hiányzik, hanem egy kolléga. Ilyenkor erről érdemes beszélni.
Nem tudjátok, mire lenne szükségetek? Nézzük meg, hol tart most a cégetek.
Mint az időszakos szerviz az autónál: nem azért van, mert elromlott, hanem hogy ne romoljon el. Nálunk ez azt jelenti, hogy a kész munkák futását figyeljük, és szólunk, ha valamit érdemes lenne továbbvinni. Külön kérhető, nem kötelező.
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Mit jelent a munkavállalónkénti felmérés a gyakorlatban?
Külön leülünk minden érintett kollégával, és végigvesszük, mivel telik egy átlagos hete: honnan jön a munka, mit visz tovább, hol akad el. Nem a teljesítményét mérjük, hanem azt keressük, melyik feladata mehetne magától. A végén munkakörönként látszik, hol mennyi idő szabadulhat fel.
Nem zavarja meg a felmérés a napi munkát?
Kollégánként jellemzően egy beszélgetés, és menet közben néhány visszakérdezés. Pontos időt előre nem ígérünk, mert a cég méretétől függ, de a felmérés elején megmondjuk, mennyivel számoljatok. Szezoncsúcsban nem javasoljuk elkezdeni.
Mi lesz a felmérés eredménye?
Egy priorizált, hosszú távú fejlesztési terv: munkakörönként mi váltható ki, hol mennyi idő szabadulhat fel, és milyen sorrendben érdemes haladni. Minden tételhez leírjuk, miért került oda, ahova. A tervet együtt nézzük át, és ha valamit máshova tennétek, átrakjuk.
Kötelező utána minden fejlesztést megrendelni?
Nem. A terv sorrendet ad, és minden tételről külön döntötök, egyesével. Megállhattok bármelyik fejlesztés után, és a sorrenden is változtathatunk, ha közben más lesz fontos.
Nézzük meg, hol megy el az idő nálatok
Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hányan vagytok és mi a benyomásotok, és megmondjuk, érdemes-e végigmérni a céget, vagy elég egyetlen dologgal kezdeni.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ez nem éri meg, azt is megmondjuk.