A papírmunka
Számlák, árajánlatok, e-mailek, emlékeztetők. Egyenként öt perc, együtt heti több óra – és mindig ugyanaz a két-három kolléga csinálja. Itt azokat a feladatokat gyűjtöttük össze, amiket a legtöbb irodában már nem kellene kézzel intézni. Meg azt is, mikor jobb, ha marad minden a régiben.
01A felismerés
Ha valamelyik mondat ismerős, arról érdemes beszélnünk.
Hónap eleje, negyed kilenc. A könyvelő ír: hiányzik három bizonylat a múlt hónapból, és elindul a keresés. Az egyik számla a beszerzős kolléga mappájában van, a másik egy autó kesztyűtartójában.
A harmadikat senki nem ismeri fel. Közben megjön két ajánlatkérés, és eszedbe jut, hogy a szerdaira sem válaszolt még senki. Tizenegy óra van, és még semmi olyat nem csináltál, amiért a céget alapítottad.
Nem vagytok egyedül
63%
A magyar kkv-k ekkora hányada is az adminisztrációt és a dokumentumkezelést nevezte meg a legnagyobb problémának – még az értékesítés előtt.
Forrás: AI Start 500 felmérés
Minta – szemléltető adat
02Az öt terület
Öt tipikus irodai kör. Mindegyikhez van külön oldalunk, ahol végigvezetjük, hogyan néz ki ez nálatok.
Átmásol, elküld, kipipál, iktat. Mindig ugyanabban a sorrendben, mindig ugyanaz az ember. Ez a legkisebb és leggyorsabb belépő: kiválasztunk egy ilyen kört, és onnantól magától lefut. Ha valaki szabadságra megy, attól még megy tovább.
Szint 1–3.
A kolléga lefotózza a telefonjával a nála lévő számlát, és ezzel neki vége is. A többi magától megy: bekerül a listába, és összevetjük azzal, amit a NAV amúgy is nyilvántart. Hónap végén nem azt keresitek, mi van meg – hanem azt a kettőt, ami nincs.
Szint 3.
Bejövő számlák egy helyen, NAV-párosítássalA tavalyi hasonlót nyitjátok meg, átírjátok a tételeket, elkülditek – aztán nem tudjátok, elolvasták-e. Nálunk a tételekből áll össze az ajánlat, az ügyfél egy gombbal elfogadja, és az elfogadásból magától lesz megrendelés vagy szerződés.
Szint 2–3.
Árajánlat, ami nem este készül elA határidő lejárt, a pénz nem jött meg, és most valakinek szólnia kell. Az emlékeztetők maguktól mennek ki, sorban és udvariasan – aki fizetett, nem kap többet. Ti csak ott szóltok bele, ahol tényleg kell.
Szint 1–2.
Kintlévőség-figyelő és fizetési emlékeztetőA közös postafiók mindenkié, ezért igazából senkié. Ott áll egymás alatt a hivatalos értesítés, az ajánlatkérés és a hírlevél. Rendet rakunk benne: minden levél oda megy, ahol foglalkoznak vele, és mindegyiknek lesz gazdája.
Szint 2.
03Belépés
Nem kell a tetején kezdeni. A legtöbb cég egyetlen apró dologgal indul.
Ezt a kategóriát négy lépcsőben lehet végigjárni, és nem kell a tetején kezdeni. A legtöbb cég egyetlen apró dologgal indul: kiválasztunk egy hetente ismétlődő kört, azt megcsináljuk, és megnézzük, tényleg jobb lett-e. Ha igen, jöhet a következő. Ha nem, azt is megbeszéljük.
A másik irány is nyitva van. Van, akinek nem egy feladat a gond, hanem az egész heti működés. Ilyenkor érdemesebb az elején kezdeni: végigmérjük a céget munkavállalónként. Abból lesz egy sorrend, és annak a tetejéről indulunk.
Bármelyik utat választjátok, ugyanúgy indul: egy rövid telefonos beszélgetéssel. Utána vagy egy konkrét fejlesztésben állapodunk meg – terv, írásos árajánlat, fejlesztés, átadás –, vagy a teljes átvilágítással kezdünk. Az átadás után 30 napig veletek maradunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk. Az árat mindkét úton a felméréskor mondjuk meg, írásban.
Túl nagy falat?
Kezdjétek egyetlen dologgal – mutatunk hármat, ami a legkevesebb munkával jár.
04Őszinte szó
Három ilyen helyzet van, és mindhármat ki szoktuk mondani az első telefonnál.
Nyolc olyan esetet gyűjtöttünk össze, amikor mi magunk mondunk nemet. Mikor nem éri meg fejleszteni?
Kinél a legjellemzőbb ez?
Kezdjük
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogy megy ma, és megmondjuk, mivel érdemes kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.