Mikor elég egy recept, és mikor kell egy kolléga?
A gépre bízott irodai munkának két fajtája van. Az egyik egy recept: ha ez történik, akkor ez legyen – a gép nem gondolkodik rajta. A másik mérlegel, és olyat is eldönt, ami nincs előre leírva. A kettőt gyakran ugyanazzal a szóval hívják, pedig máshova való, és nem ugyanannyiba kerül.
Röviden
Az automatizálás előre leírt szabályt hajt végre, mindig ugyanúgy, és hiba esetén megáll. Az AI-agent mérlegel: akkor is dönt, ha nincs rá egyértelmű szabály. Ez drágább, és az elején ellenőrizni kell, ezért ott érdemes, ahol az adat mindig más formában érkezik, vagy a szabályban folyton ott az „attól függ”.
Frissítve:
Ismerős?
Hétfő délelőtt. Az irodavezető két ajánlatot tesz egymás mellé, ugyanarra a feladatra: a beérkező e-mailek szétosztására. Az egyik ajánlat háromszor annyi, mint a másik. Ugyanazok a szavak állnak mindkettőben: automatizálás, AI-agent – és ugyanaz a magabiztosság.
Megkérdezi a fejlesztőt, mi a különbség. A válaszban elhangzik három újabb szó, amit még sosem hallott. A végén annyi marad meg neki, hogy „az egyik okosabb”. Hogy nekik melyik kell, azt továbbra sem tudja.
Ez az a pont, ahol egy cég vagy túlfizet, vagy elhalasztja az egészet. Nem azért, mert nem érdekli – hanem mert nincs, aki elmagyarázza. A KSH szerint azoknak a legalább tízfős cégeknek, amelyek tervezték az AI bevezetését, de még nem kezdtek bele, a 66%-a a szakértelem hiányát nevezte meg akadályként.
Forrás: KSH Helyzetkép 2025 – Digitális gazdaság, ksh.hu
Recept vagy digitális kolléga?
A recept
- Előre leírjátok, mikor mit csináljon.
- Mindig ugyanazt teszi, ugyanúgy.
- Ha új eset jön, megáll.
A digitális kolléga
- Elmondjátok, mi a feladata.
- Mérlegel, ha nincs egyértelmű szabály.
- Ha új eset jön, dönt róla.
Az első olcsóbb, gyorsabb és kiszámíthatóbb. A második rugalmasabb, de drágább, és ellenőrizni kell. A jó kérdés nem az, melyik a modernebb – hanem az, hogy a ti feladatotokban van-e olyan, amit előre nem lehet leírni.
Ugyanaz az indulás, két különböző út. A rövidebb egy megnevezett feladatot visz végig, a hosszabb az egész működést nézi át. A hossz a különbség, nem a komolyság – és bármikor át lehet lépni egyikről a másikra.
Honnan tudjátok, hogy nálatok melyik kell?
01. lépés
Írjátok le a feladatot úgy, ahogy egy új kollégának mondanátok
Ha az utasítás elfér három mondatban, és nincs benne „attól függ”, akkor recept kell. Ha viszont folyton azt írjátok le, hogy „általában így, de ha ez van, akkor inkább úgy” – akkor mérlegelés is kell hozzá.
02. lépés
Nézzétek meg, mennyiféle bemenet érkezik
Ha mindig ugyanolyan formájú adat jön – például mindig ugyanaz a táblázat, ugyanazokkal az oszlopokkal –, azt recept tudja kezelni. Ha viszont hetven beszállító hetvenféle formában küldi, ott már kell valami, ami érti a lényeget.
03. lépés
Nézzétek meg, mi történik hiba esetén
A recept hibánál megáll, és szól. Ez sokszor pont jó. A digitális kolléga ilyenkor megpróbál dönteni – ez néha hasznos, néha veszélyes. Ahol a rossz döntés pénzbe kerül, ott inkább álljon meg.
04. lépés
Nézzétek meg, ki ellenőrzi
A receptet elég egyszer megnézni. A digitális kolléga munkáját az első hetekben rendszeresen át kell nézni valakinek. Ez idő, és ezt előre kell beárazni.
Egy teljes eset, az elejétől a végéig
Szemléltető példa Vegyünk egy hatfős céget, ahová naponta ötven e-mail érkezik. A fele beszállítói visszaigazolás: ezek mindig ugyanattól a hat címtől jönnek, mindig ugyanolyan tárggyal. Ide recept kell: ha ettől a címtől jön levél, kerüljön a „Beszerzés” mappába, és a mellékletet mentse le a projekt mappájába. Egyszerű megépíteni, és utána ritkán kell hozzányúlni. A másik fele viszont ügyfélkérdés, mindenféle formában: van, aki ajánlatot kér, van, aki reklamál, van, aki csak érdeklődik. Itt nincs olyan szabály, amit előre le lehetne írni – ide digitális kolléga kell, aki elolvassa és eldönti, kihez tartozik. Ugyanaz a postafiók, két teljesen különböző feladat, két teljesen különböző ár.
Mit jelent ez?
Automatizáció
Ismeritek a telefonos ébresztőt: beállítjátok, hogy hétkor szóljon, és onnantól hétkor szól. Nem mérlegeli, hogy fáradtak vagytok-e. Az automatizáció ugyanez, csak céges feladatokra: ha megjön a rendelés, készüljön számla. Nálatok ez az olcsóbbik fajta.
Agent
Az új kolléga az első héten még kérdez, a másodikon már dönt kisebb ügyekben. Az agent ilyesmit tud: nem csak végrehajt, hanem mérlegel is. Például eldönti, melyik számla melyik projekthez tartozik, akkor is, ha ez nincs ráírva. Bővebben a laikus szótárban.
Amikor a gép kitalál valamit
Ha egy kollégát olyasmiről kérdeztek, amit nem tud, elvileg azt mondja, hogy nem tudja. A mérlegelő fajta gép viszont hajlamos hihetően hangzó választ gyártani helyette. Ezért kérjük tőle mindig, hogy odaírja, honnan vette az adatot – és ezért nem bízunk rá olyat, amit senki nem néz át.
Mikor melyik kell nálatok?
Ide recept kell – és ez a jó hír, mert olcsóbb
- Ha a feladat mindig ugyanúgy zajlik, és le tudjátok írni lépésenként.
- Ha mindig ugyanolyan formájú adat érkezik.
- Ha a hiba nem veszélyes: elég, ha megáll és szól.
- Ha két program között kell adatot átvinni, változtatás nélkül.
Ide digitális kolléga kell
- Ha az utasításban folyton szerepel, hogy „attól függ”.
- Ha az érkező adat mindig más formájú: e-mail, fotó, szabad szöveg.
- Ha ma is egy tapasztalt ember dönti el, mi hova tartozik.
- Ha kérdésekre kell válaszolni, nem lépéseket végrehajtani.
Mikor egyik sem kell
- Ha kéthetente egyszer futtok neki tíz percre. Többe kerül megcsinálni, mint amennyit visszahoz.
- Ha a folyamat még hetente változik. Előbb álljon meg, utána írjuk le.
- Ha az adat nincs sehol leírva, csak fejben. Ott nincs mit feldolgozni.
Hogyan zajlik, ha megcsináltatnátok?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Ezen jellemzően éppen az dől el, amiről ez az oldal szól: recept kell-e nálatok, vagy mérlegelő digitális kolléga. Utána két út közül lehet választani. Egy konkrét feladatnál a konkrét fejlesztés útja jön: terv és árajánlat, fejlesztés, átadás, majd 30 napos bevezetési időszak betanítással és finomításokkal. Ha az egész cég működése kusza, a teljes céges átvilágítás útja: munkavállalónként nézzük meg, mi váltható ki, és ebből lesz egy priorizált, hosszú távú terv.
Az árat a felmérés után, írásos ajánlatban adjuk meg. Annyit érdemes tudni előre: a mérlegelő fajta nemcsak megépíteni drágább, hanem üzemelni is – mert minden kérdés pénzbe kerül. Ezért nem javasoljuk oda, ahol recept is elég.
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Nem lehet, hogy nekem elég a ChatGPT?
Sok mindenre elég, és ezt nem szégyen kimondani. Szövegíráshoz, ötleteléshez, egy levél megfogalmazásához valóban jó. Alapból nem látja a számlázótokat és a raktárprogramotokat, és nem indít el bennük semmit – ehhez össze kell kötni őket, és ez már egy másik feladat. A különbség nem az okosságban van, hanem a hozzáférésben.
Miért drágább az, ami mérlegel?
Két okból. Egyrészt be kell állítani a cégetek szabályaira és szokásaira, és ez nem egy délután. Másrészt minden egyes kérdés futtatása pénzbe kerül, tehát nemcsak megépíteni kell, hanem üzemeltetni is. Egy recept futtatása ezzel szemben alig kerül valamibe, akárhányszor fut. Ezért kérdezzük meg mindig először, hogy elég-e a recept.
Honnan tudjátok, hogy nálunk melyik kell?
A rövid telefonhívás után átnézzük, mi az, ami ma kézzel megy, és milyen formában érkezik az adat. Ha kiderül, hogy recept is elég, azt mondjuk meg – akkor is, ha az kevesebb munka nekünk. Ha kiderül, hogy egyik sem éri meg nálatok, azt is megmondjuk.
Innen hova tovább?
Ha megvan a válasz, a Digitális munkatárs oldalon azt is látjátok, hogyan néz ki ez a gyakorlatban.
- Belső céges asszisztens – egy chatablak, ami ismeri a cég adatait
- Agentek munkaterületenként – külön digitális kolléga a pénzügynek, a HR-nek, a marketingnek
- Mikor nem éri meg fejleszteni? – a másik oldal, őszintén
Ha inkább beszélnétek róla
Egy rövid telefonhívás, és megmondjuk, nálatok melyik kellene.
Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.