Este készül az árajánlat, mert nappal az építkezésen vagytok
Nappal a helyszín, este az ajánlat. Közben a megrendelő ír, hogy hol tart a munka, a számlák pedig három kocsiban utaznak. Összeszedtük, melyik kör mehetne magától egy építőipari cégnél – és azt is, mibe nem érdemes belekezdeni.
01A felismerés
Ismerős?
Ha valamelyik jelenet ismerős, arról érdemes beszélnünk.
Csütörtök, este nyolc. Előveszed a tavaly szeptemberi ajánlatot, mert az volt a leghasonlóbb. Átírod a méreteket, aztán az anyagárakat, aztán kiderül, hogy a bontás kimaradt. Fél tizenegykor mész ki. Másnap az ügyfél nem válaszol, és nem tudod, elolvasta-e egyáltalán.
Péntek délután. A megrendelő telefonál, hogy hol tartotok a fürdőszobával. Végigtelefonálod a brigádot, mert a pontos állást csak ők tudják. Közben a könyvelő ír, hogy hiányzik négy anyagszámla. Kettő az egyik autó kesztyűtartójában van, a másik kettőről senki nem tud.
Nem egyedi eset: egy több száz magyar céget megkérdező felmérésben az építőipari válaszadók pontosan ezt nevezték meg – az árajánlatok, költségkalkulációk, tervdokumentációk és műszaki leírások kezelése rengeteg kézi munkát jelent.
Forrás: AI Start 500 felmérés.
02Előtte és utána
Miben lesz más a következő ajánlat?
Ma így megy
Az ajánlat este készül, kézzel.
A megrendelő telefonál a státuszért.
A számla hónapokig a kocsiban utazik.
Az Okosirodával
Tételekből áll össze, pár perc alatt.
Belép, és látja, hol tart.
Fotó a helyszínen, és bekerül.
Egy ábrán
Ajánlatkérés
e-mailben, telefonon
a kért tételek
Okosiroda
átveszi és ellenőrzi
kész árajánlat
Árajánlat
normaárral, egy sablonban
ma: valaki átgépeli
Az ajánlatkérés beérkezik, egy ellenőrző lépés összeszedi hozzá a normaárakat és a korábbi munkák adatait, és kész árajánlat lesz belőle. A szaggatott ív alul a mai út: este, otthon, Excelben.
03A hat kör
Mi az, amit ebből le tudunk venni rólatok?
Hat visszatérő kör egy építőipari cégnél. Mindegyikhez van külön oldalunk – ott van a részletes leírás, itt csak az, hogy nálatok hogyan néz ki.
Az ajánlat, ami nem este készül
Magyarországon nincs egységes tételrendszer, amiből mindenki dolgozhatna: minden vállalkozó a saját, folyamatosan változó árazásával számol. Épp ezért a ti tételeitekből építkezünk. Kiválasztod a munkanemeket, megadod a mennyiséget, és az ajánlat összeáll. Az ügyfél egy gombbal elfogadja, és látjátok, mikor nyitotta meg. Forrás: Terc építőipari árképzési szakanyag.
Egy recept azt írja le: ha ez történik, akkor ezt csináljuk. Ha az ügyfél elfogadja az ajánlatot, akkor készüljön belőle megrendelés, és szóljon a beszerzésnek. A gép nem gondolkodik rajta – végrehajtja, mindig ugyanúgy. Mikor kell ennél több? Automatizáció vagy agent?
A számla, ami a kocsiban utazik
Anyagbeszerzés, üzemanyag, kölcsönzött gép. A számla ott keletkezik, ahol a munka van, és ott is marad hetekig. A kolléga a helyszínen lefotózza a telefonjával, és ezzel neki vége. Hónap végén nem azt keresitek, mi van meg, hanem azt a kettőt, ami az adóhatóság adatában szerepel, de fizikailag nem került elő. Az is látszik, melyik számla melyik munkához tartozott.
Négy helyszín, három brigád, és a pontos állás mindenki fejében máshogy van meg. A táblázatot egy ember vezeti, és ha ő nincs, senki nem tud biztosat mondani. Ebből rendes nyilvántartás lesz: munka, szakasz, felelős, határidő, fotók. Telefonról is rögzíthető, mert a helyszínen nincs asztal.
Ma minden programnak és minden brigádnak külön jegyzetfüzete van, és valakinek át kell írnia az adatot az egyikből a másikba. Mi adunk nekik egy közös jegyzetfüzetet, amibe mind ugyanoda írnak – a helyszínen, ahol az információ keletkezik.
A megrendelő, aki mindenért titeket hív
Kell a garanciapapír, a műszaki leírás, a legutóbbi fotók, a szerződés. Valaki megkeresi, kimenti, elküldi. Húsz perc, hetente többször. A megrendelő kap egy saját belépőt, ahol a rá tartozó dokumentumok, az ajánlat és a munka állása ott van – és csak az övé.
Három autó, öt helyszín, és a hónap végén valaki emlékezetből tölti ki a menetlevelet. A megtett utakat nem kell utólag összerakni, és a magánutat el lehet különíteni a céges úttól.
Az építőiparban hosszúak a fizetési határidők, és Magyarországon a vevők 65%-a késve fizet. Az emlékeztetők maguktól mennek ki, sorban és udvariasan. Aki fizetett, nem kap többet. Ti csak ott szóltok bele, ahol tényleg kell. Forrás: Fairpay Control felmérése.
A legtöbb építőipari cég az ajánlatokkal indul, mert az viszi el az estéket, és mert ott mérhető a leghamarabb, hogy jobb lett-e. Ilyenkor a konkrét fejlesztés útját járjuk: részletes beszélgetés, terv, írásos árajánlat több csomaggal, fejlesztés, átadás. Az átadás után 30 napig veletek maradunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ha viszont nem egy feladat a gond, hanem az, hogy a helyszín, az iroda és a könyvelés három külön világ, akkor érdemesebb az elején kezdeni. Olyankor végigmérjük a céget munkavállalónként: kinek mennyi ideje megy el mire, és mi az, ami ebből kiváltható. Abból lesz egy sorrend, és annak a tetejéről indulunk.
Mindkét út ugyanúgy indul: egy rövid telefonos beszélgetéssel. Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. A megtérülést pedig nem években méritek: a következő ajánlatnak már gyorsabban kell elkészülnie.
05Őszinte szó
Mikor szoktuk azt mondani, hogy várjatok?
Amire nem érdemes költeni, arra megmondjuk, hogy ne költsetek.
Ha évente tizenöt ajánlatot adtok, és mindegyik teljesen egyedi. Ezt kézzel gyorsabb.
Ha az áraitok sehol nincsenek leírva, csak fejben vannak. Először az kell, és az nem fejlesztés, hanem közös munka egy délelőttön.
Ha most vezettek be új építőipari programot. Várjátok meg, hogy letisztuljon, mit tud.