Adminisztráció · Szint 1–3
Melyik irodai feladatotok menne magától?
Van a cégetekben egy feladat, amit minden hétfőn ugyanúgy csinál valaki kézzel. Átmásol, elküld, kipipál, iktat. Ebből szedjük ki azt a néhányat, amivel tényleg érdemes foglalkozni – és onnantól nem kell hozzányúlni. Cégeknek, ahol többen dolgoznak ugyanabban a körben.
01A felismerés
Ismerős?
Nem az a nagy tétel, hogy egyszer negyven perc.
Kedd reggel, nyolc óra tíz. Az irodavezető megnyitja a postafiókot, és tudja előre, mi lesz az első negyven perc. Kiszedi a tegnapi rendeléseket, átírja őket a táblázatba, elküldi a raktárnak.
Utána ugyanezt átmásolja a számlázóba, mert a két program nem tud egymásról. Fél tízkor kezdi el azt, amiért felvették. Csütörtökön ugyanez lesz, és jövő kedden is.
Nem az a nagy tétel, hogy egyszer negyven perc. Hanem hogy hetente háromszor, egész évben.
Egy adat hozzá
277 óra
Ennyi időt tölt egy magyar cég évente adóadminisztrációval. Észtországban ugyanez 63 óra.
Forrás: K&H-elemzés
Könyvelőirodában ez így néz ki: Ügyfélkapu+, e-mail-áradat, ügyféldokumentumok.
02Előtte / utána
Mi változik?
- Ugyanaz a lépéssor, minden héten, kézzel.
- Ha a kolléga szabadságon van, áll.
- Utólag derül ki, mi maradt ki.
- A lépéssor magától lefut, mindig ugyanúgy.
- Szabadság alatt is megy tovább.
- Ha elakad, aznap jelez.
Egy ábrán
Minta – szemléltető adat
A felső ág az, ami magától megy: a bizonylat képéből lesz adat, az adatból könyvelési tétel. Az alsó, szaggatott ág a mai út – ott a papír a táskában marad hónap végéig.
03A folyamat
Hogyan megy ez a gyakorlatban?
Négy lépés, a cég szemszögéből. Az elsőn nem a programokról kérdezünk, hanem a hétfő reggelről.
1. lépés
Megnézzük, mi az, ami ismétlődik
Leülünk egy órára azzal, aki csinálja. Nem a programokról kérdezünk, hanem arról, mit nyit meg reggel, mit másol hová, és hol szokott elakadni. Ebből lesz egy lista.
2. lépés
Kiválasztjuk, amelyik megéri
A listán lesz olyan, amit nem érdemes bántani. Azt megmondjuk. Ami marad, azt sorba rakjuk aszerint, hogy mennyi időt visz el, és mennyire kockázatos, ha elmarad.
3. lépés
Leírjuk a receptet
Egy recept: ha ez történik, akkor ezt csináljuk. A gép nem gondolkodik rajta – végrehajtja, mindig ugyanúgy. Ezt veletek együtt írjuk le, mielőtt bármit építenénk.
Ismered a telefonod ébresztőjét: megadod a feltételt, és az mindig ugyanúgy lefut. A recept ugyanez a cégben: „ha megjön a rendelés, akkor készüljön számla, és menjen ki a visszaigazolás." Nálatok ez a heti kör lesz, amit ma kézzel indít valaki. Bővebben: mi a különbség a sima automatizáció és az agent között?
4. lépés
Elindítjuk élesben, és egy hétig figyeljük
Az első héten még mindenki csinálja a régi módon is, hogy legyen mihez hasonlítani. Ha a kettő ugyanazt adja, a kézi kör elmarad. Ha nem, kijavítjuk.
A recept nem gondolkodik. Van viszont olyan feladat, ahol mérlegelni kell: melyik számla melyik munkához tartozik, akkor is, ha nincs ráírva. Ilyenkor digitális kollégát állítunk be. Úgy kell elképzelni, mint egy új munkatársat: megmondod, mi a dolga, és megmondod, mihez nyúlhat hozzá.
Ma minden programnak külön jegyzetfüzete van: a számlázónak, a raktárnak, a táblázatnak. Valakinek át kell írnia az adatot az egyikből a másikba. Mi adunk nekik egy közös jegyzetfüzetet, amibe mind ugyanoda írnak. Ettől szűnik meg a kétszeri gépelés.
Egy példa, hogy lássátok, hogy néz ki ez élőben
Egy tizenkét fős szerelőcégnél minden hétfőn ugyanaz a kör futott. A diszpécser kigyűjtötte az előző heti munkalapokat, átírta őket egy táblázatba, kiszámolta a kiszállásokat, és elküldte a könyvelőnek meg az ügyvezetőnek. Most a munkalapok maguktól gyűlnek össze egy listába, ahogy a szerelők lezárják őket. Hétfő reggel a könyvelő és az ügyvezető ugyanazt a kimutatást kapja, ugyanabban a formában. A diszpécser már csak átfutja: stimmel-e. Ha valamelyik munkalap hiányzik, azt a lista tetején látja – nem hónap végén derül ki.
Minta – szemléltető példa.
04Kinek való
Kinek való ez, és kinek nem?
A jobb oldali listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint a balt.
Ez nektek való, ha:
- Ugyanazt a lépéssort hetente többször végigcsináljátok.
- Egy feladat leáll, amikor egy bizonyos kolléga szabadságon van.
- Valaki átgépeli az adatot az egyik programból a másikba.
- Hónap végén derül ki, mi maradt ki közben.
Ezt ne csináltassátok meg, ha:
- Kéthetente egyszer futtok neki tíz percre – kézzel gyorsabb.
- A folyamat még hetente változik, mert most alakul ki.
- A lépések csak fejben vannak, sehol nincsenek leírva.
- Most cserélitek le azt a programot, ami alatta van.
05Ár és menet
Mennyibe kerül, és hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Utána két út közül lehet választani. Az egyik a konkrét fejlesztés: részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több csomaggal –, fejlesztés, átadás. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk. A másik a teljes céges átvilágítás, ahol munkavállalónként nézzük végig, mi váltható ki.
Ezen a szinten általában az első út a jó. Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként.
Azt szoktuk megnézni előre, hány óra megy el erre hetente nálatok. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
Ha ez működik
Ugyanezzel a logikával a következő is megcsinálható. De most nem kell eldönteni.
06Gyakori kérdések
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Mi lesz azzal a kollégával, akinek eddig ez volt a munkája?
Ez a leggyakoribb kérdés, és jogos. Amit átveszünk, az a gépelés és a másolás – nem a döntés. A tapasztalat az, hogy ilyenkor nem ember szabadul fel, hanem idő: ugyanaz a kolléga végre azzal foglalkozik, amihez tényleg ért. Ha nálatok ez másképp van, azt előre beszéljük meg, ne utólag.
Meddig tart, amíg a csapat megtanulja?
A legtöbb ilyen munkánál nincs új program, amit meg kell tanulni. A kolléga ugyanoda ír, ahova eddig, csak a következő lépést nem neki kell megcsinálnia. Ahol mégis van új felület, ott az átadás után 30 napig együtt használjuk, és addig szoktuk átalakítani, amíg kényelmes nem lesz.
Ki tartja ezt karban, ha ti eltűntök?
Amit építünk, az a tiétek marad, és nem egy zárt dobozban van. Leírjuk, mi hova csatlakozik, és átadjuk annak, aki nálatok az informatikát intézi. Ha kértek mellé felügyeletet, azt külön beszéljük meg – de nem tesszük kötelezővé, hogy működjön.
Kezdjük
Nézzük meg, mi menne magától nálatok
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogy megy ma egy hét, és megmondjuk, melyik körrel érdemes kezdeni – és azt is, ha szerintünk egyikkel sem.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.