Adminisztráció · Szint 3
Sose tűnjön el több bejövő számla
A bejövő számlák egy része papíron érkezik, és annak a fele valakinek a táskájában utazik hónap végéig. Mi ott gyűjtjük össze őket, ahol keletkeznek: a kolléga lefotózza a telefonjával. Utána összevetjük azzal, amit a NAV amúgy is nyilvántart. Cégeknek, ahol többen intéznek beszerzést.
01A felismerés
Ismerős?
Négy ember keres két órán át három papírt.
Kedd délelőtt, hónap eleje. Marika a könyvelésről harmadszorra kérdezi meg, hol van a februári szerelési számla. Ott van – az egyik kolléga kesztyűtartójában, egy tankolós blokk alatt.
A másik hiányzó számláról kiderül, hogy soha nem is ért be az irodába: a boltban kifizették készpénzzel, és a papír ottmaradt egy dossziéban. A harmadikat senki nem ismeri fel a szállító nevéről. Négy ember keres két órán át három papírt, amiről amúgy pontosan tudni lehetne, hogy létezik.
Ez az adat ugyanis már megvan.
pofonegyszerű a NAV-tól beérkező számlaadatokat lekérni, a cégek döntő része mégsem él vele
Portfolio, 2023
Az építőiparban ez a leggyakoribb: több munka, több beszerző, több eltűnő számla.
02Előtte / utána
Mi változik?
- A számla valakinek a táskájában.
- Hónap végén derül ki, mi hiányzik.
- Senki nem tudja, ki hozta.
- Fotó a telefonnal, és kész.
- Napközben látszik, mi nincs meg.
- Ott a név és a munka is.
03A folyamat
Hogyan megy ez a gyakorlatban?
Négy lépés. Az elsőnél a kolléga dolga véget is ér – a többi már nem az ő feladata.
Minta – szemléltető adat
1. lépés
A kolléga lefotózza ott, ahol éppen van
Nem kell visszavinnie az irodába, és nem kell semmit kitöltenie. Elküldi egy erre a célra nyitott e-mail-címre vagy egy chatablakba a telefonjáról. Neki ezzel vége is.
2. lépés
A gép elolvassa a fotózott papírt
Kiszedi belőle a szállítót, a számlaszámot, a dátumot és az összeget. Ha valamelyik nem olvasható, nem találgat: megjelöli, és rákérdez. Az embernek csak ezekkel kell foglalkoznia.
Ismerős a bankkártyád lefotózása egy alkalmazásban: nem te gépeled be a számot, hanem a telefon nézi meg. Ugyanez történik a számlával. Ennek a hivatalos neve képfelismerés, de nálatok annyit jelent: a papírról magától bekerül az adat a listába.
3. lépés
Összevetjük azzal, ami a NAV-nál szerepel
Lekérjük, milyen számlákat állítottak ki a cégetek nevére, és a fotózott papírokat ezekhez párosítjuk. Így az is előkerül, amiről elfelejtettek szólni, és az is kiderül, ha valamit kétszer küldtek be.
A NAV rendszerében 2021 óta ott van minden belföldi számla, amit a cégeteknek kiállítottak. Ez az adat tehát létezik, csak a legtöbb cég nem használja semmire. Mi ezt kérjük le, és ehhez hasonlítjuk a bejövő papírokat.
4. lépés
Hónap végén egy képernyőn az egész hónap
Ott a teljes lista: melyik számla van meg, melyik nincs, ki hozta be, és melyik munkához tartozik. A könyvelő innen viszi tovább, amit kell.
Azt eldönteni, hogy egy számla melyik munkához tartozik, nem lehet szabállyal. Ehhez mérlegelni kell – ezt csinálja a digitális kolléga. Úgy kell elképzelni, mint egy új munkatársat: megmondod, mi a dolga, és pontosan megmondod, mihez nyúlhat hozzá. Bővebben: mi a különbség a sima automatizáció és az agent között?
Egy példa, hogy lássátok, hogy néz ki ez élőben
Szerda délelőtt a művezető anyagot vesz fel a szakkereskedésben. Kifizeti, kiáll a parkolóba, és a kocsiban lefotózza a számlát. Mire elindul, a tétel már szerepel a listán: augusztus, az ő neve, a Kossuth utcai munka. Hónap végén a könyvelő egy képernyőn látja mind a negyvenegy bejövő számlát – és azt a kettőt is, ami a NAV-nál szerepel, de fizikailag nem került elő. Azt a kettőt keresik meg, nem mind a negyvenhármat. Az egyikről kiderül, hogy egy kolléga e-mailben kapta meg, és elfelejtette továbbküldeni.
Minta – szemléltető példa.
04Kinek való
Kinek való ez, és kinek nem?
A jobb oldali listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint a balt.
Ez nektek való, ha:
- Többen intéznek beszerzést, és nem egy helyre érkeznek a számlák.
- Hónap végén rendszeresen keresgélni kell.
- A könyvelő szokott hiányzó bizonylatot kérni tőletek.
- Tudni akarjátok, melyik számla melyik munkához tartozott.
Ezt ne csináltassátok meg, ha:
- Havonta öt-hat bejövő számlátok van – ezt kézzel gyorsabb.
- Minden számla eleve e-mailben, egy postafiókba érkezik.
- Most tervezitek lecserélni a könyvelőprogramot – várjátok meg.
- Nincs a cégben senki, aki hónap végén ránéz a listára.
05Ár és menet
Mennyibe kerül, és hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Innen két út van. Ennél a munkánál általában a konkrét fejlesztés útja a jó. Ez így néz ki: részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat, fejlesztés, majd átadás és telepítés. Az árajánlatban akár több csomag is lehet. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk. A másik út a teljes céges átvilágítás, ha nem csak a számlák a gond.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként.
Azt szoktuk megnézni előre, hány óra megy el nálatok a keresgélésre és a hiányzó bizonylatokra egy hónapban. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
06Gyakori kérdések
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Hozzáfértek a NAV-os adatainkhoz? Mit láttok belőle?
Csak ahhoz férünk hozzá, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez. A NAV oldalán ti hoztok létre egy külön belépést erre a célra, és azt bármikor visszavonhatjátok. Ezzel a belépéssel a rátok kiállított számlák adatait lehet lekérni. Beküldeni, módosítani, adóügyet intézni vele nem lehet.
Mi van, ha a fotó rossz, vagy a gép félreolvassa?
Ilyenkor nem találgat. Amit nem tud biztosan kiolvasni, azt megjelöli, és a lista tetejére teszi, hogy valaki ránézzen. Ez marad emberi feladat – de nem negyvenhárom számlánál, hanem kettőnél-háromnál. A NAV-adattal való összevetés pedig pont az ilyen hibákat szokta kiszúrni.
A könyvelőnk programjához hozzá kell nyúlni?
Nem. Ez a nyilvántartás a könyvelőprogram elé kerül, nem a helyére. A könyvelő ugyanúgy dolgozik, csak nem tőletek kell kérnie a hiányzó papírokat, hanem egy kész listát kap. Ha a programotok fogad adatot kívülről, azt is meg tudjuk oldani – de ez nem feltétele annak, hogy működjön.
Kezdjük
Nézzük meg, hány számla tűnik el nálatok
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogyan érkeznek ma a bejövő számlák, és megmondjuk, mit lehetne ezzel kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.