Kezdjétek azzal, ami a leginkább ismerős

Öt terület van ezen az oldalon, és mindegyik egy hétköznapi bosszúsággal kezdődik: a papírmunkával, az átgépeléssel, a túlnőtt táblázattal, a telefonokkal vagy az örökös kérdésekkel. Keressétek ki azt az egyet, amelyik a legismerősebb – a többit nyugodtan hagyjátok.

Mögöttük huszonhat konkrét munka van, a legkisebb, egylépéses feladattól a saját rendszerig.

Magától elintézveA reggeli levelek a helyükre kerültek, a rendelések átmentek a raktárprogramba. most
Minta – szemléltető adat.

Röviden

Az Okosiroda öt területen segít kis- és középvállalkozásoknak. Automatizálás: az ismétlődő irodai munka magától megy. Rendszerek összekötése: a programok maguk adják át egymásnak az adatot. Régi rendszerek kiváltása: táblázat és elavult program helyett rendes nyilvántartás. Új rendszerek bevezetése: ügyfélportál, foglaló, webshop. Digitális munkatárs: AI-asszisztens a cég saját anyagaiból.

Frissítve:

Melyik helyzet a tiétek?

Nem kell tudnotok, hogy hívják azt, amire szükségetek van. Elég, ha ráismertek a helyzetre: mindegyik kérdés oda visz, ahol elmagyarázzuk, mit lehet vele kezdeni.

Milyen irodai munkákat lehet kiváltani?

Huszonhat konkrét munkát, öt területre bontva, a legkisebbtől a legnagyobbig. Mindegyik területnél ott a mai állapot és az, ami utána lesz – mellette a konkrét munkák.

01Automatizálás

Ezt minden hétfőn ugyanúgy csinálja valaki

Levelek, árajánlatok, emlékeztetők, beérkezett számlák: ami szabály szerint megy, azt egy recept elvégzi, és nektek csak a kivételekkel kell foglalkoznotok.

Ma: Kézzel válogatva Utána: Magától a helyén
Melyik irodai feladat menne magától?

02Rendszerek összekötése

Valaki átírja az adatot egyik programból a másikba

A webshop, a raktárprogram és a számlázó ma külön él; összekötve az adat magától átmegy köztük, és ugyanazt nem kell két helyen vezetni.

Ma: Kézzel átírva Utána: Magától átmegy
Miért nem tud egyik programotok a másikról?

03Régi rendszerek kiváltása

A táblázatot már csak egy kolléga érti

Nem mindig kell csere: a túlnőtt táblázatból rendes nyilvántartás lesz, a régi program pedig mai felületet kaphat, és az irodán kívülről is elérhetővé tehető.

Ma: Több változat Utána: Egy nyilvántartás
Kinőttétek a táblázatot vagy a régi programot?

04Új rendszerek bevezetése

A tavalyi papírért is titeket hív az ügyfél

Ami ma telefonon, papíron vagy utólag megy – ügyfélportál, foglaló, webshop, menetlevél –, annak saját felülete lehet, a programjaitokba kötve.

Ma: Telefonon kérik Utána: Az ügyfél látja
Ami eddig hiányzott: portál, foglaló, webshop

05Digitális munkatárs (AI)

Mindenki ugyanazt kérdezi, és mindig ugyanattól

Egy digitális kolléga a cég saját anyagaiból válaszol, megmutatja a forrást, és úgy állítjuk be, hogy mindenki csak ahhoz férjen hozzá, amihez joga van.

Ma: Kollégára vár Utána: Forrással felel
Mi lenne, ha lenne még egy kollégátok?

Mekkora falatról van szó?

A területek nem egy-egy mérethez tartoznak: mindegyikben van egészen kicsi és egészen nagy munka is. Ezért bárhonnan be lehet lépni, és nem kell a tetején kezdeni.

1 · Egy apró dolog, ami magától megy

Két program összekötése vagy egy ismétlődő lépés kiváltása. Ez a legkisebb lépcső.

2 · Egy folyamat átvéve

Több lépés, több program, saját űrlap: például az árajánlattól a megrendelésig.

3 · Egy saját rendszer

Saját felület, nyilvántartás és jogosultságok, például ügyfélportál vagy mai felület a régi program fölé.

4 · A teljes cég

Nem egy feladat a gond, hanem az egész hét: végigmérjük, sorrendet adunk, és sorban megcsináljuk.

Túl nagy falat? Kezdjétek egyetlen dologgal, a legkevesebb munkával járóval. Hogy melyikkel és melyik úton induljunk el, azt az első telefonon közösen döntjük el.

Hogyan zajlik a közös munka?
Mit jelent ez? – Recept vagy digitális kolléga?

A recept annyi: ha megjön a rendelés, készüljön számla. A gép nem gondolkodik rajta, végrehajtja, mindig ugyanúgy. A digitális kolléga ennél többet tud: mérlegel is. Az első két lépcsőn általában recept elég, a harmadiktól kerül szóba a másik. Mikor elég egy recept, és mikor kell digitális kolléga?

Mi van, ha egyik sem pont a tiétek?

Mit szoktatok kérdezni a területekről?

Honnan tudjuk, melyik terület a miénk?

Onnan, hogy melyik helyzet ismerős. Ha két program között kézzel megy az adat, az összekötés; ha a táblázat nőtt túl rajtatok, a kiváltás; ha valami egyszerűen hiányzik, az új rendszer. Sok cégnél kettő is igaz egyszerre, és ha nem egyértelmű, az első telefonon közösen eldöntjük.

Kezdhetünk egyetlen apró feladattal?

Igen, és legtöbbször így érdemes. Egyetlen ismétlődő lépés, például egy levéltípus szétválogatása vagy a rendelések átvitele a raktárprogramba, már önálló munka. Ha az működik, ugyanezzel a logikával jöhet a következő, de erről csak akkor döntötök, amikor az elsőt már működni láttátok.

Mi a különbség a konkrét fejlesztés és a teljes átvilágítás között?

A konkrét fejlesztés egy olyan feladatról szól, amit már ismertek: részletes átbeszélés, a lehetőségek vizsgálata, terv és árajánlat, fejlesztés, átadás, majd 30 napos bevezetés. A teljes átvilágítás az egész cégről szól: munkavállalónként felmérjük, mely feladatok válthatók ki, és hol szabadul fel idő. Ebből priorizált, hosszú távú terv lesz, amit sorban valósítunk meg.

Nem kell most eldöntenetek semmit

Ha megvan, melyik terület a tiétek, egy rövid telefonos beszélgetésen, kötelezettség nélkül megnézzük, mekkora munka. Ha nincs meg, azt is átbeszéljük.

Kérek egy rövid telefonos beszélgetést Megnézem, mitől függ az ár

Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.