Miben segítünk
Hét kör van ezen az oldalon, és mindegyik egy hétköznapi bosszúsággal kezdődik: a papírmunkával, az átgépeléssel, a táblázattal, a telefonokkal. Nem kell végignézni mindet. Keressétek ki azt az egyet, amelyik a legismerősebb – a többit nyugodtan hagyjátok.
Huszonhét konkrét munka van mögöttük, a pár napostól a több hónaposig.
01A papírmunka
Ez a három kör arról szól, hogy adatot ma emberek visznek egyik helyről a másikra. Papíron, e-mailben vagy egy táblázatban – de mindig valakinek az idejéből.
Adminisztráció · 1–3. szint · öt konkrét munka
Számla, árajánlat, emlékeztető, iktatás. Egyenként öt perc, együtt heti több óra – és mindig ugyanaz a két-három kolléga csinálja. Öt olyan feladat van ebben a körben, amit a legtöbb irodában már nem kellene kézzel intézni.
Rendszerek összekötése · 1–3. szint · öt konkrét munka
A számlázó nem tud a raktárprogramról, a raktárprogram nem tud a webshopról. A legtöbb itthon elterjedt programhoz van értelmes módja, hogy magától menjen át köztük az adat. Ebben a körben van a legkisebb belépő is: két program összekötése pár nap munka.
Miért nem tud egyik programotok a másikról?Excel helyett · 2–3. szint · három konkrét munka
Évek alatt nőtt akkorára, és most már senki nem mer hozzányúlni. Ugyanaz az adat marad, csak rendes helyre kerül: űrlapon viszitek be, és kereséssel találjátok meg. A régi tábla nem tűnik el – ott marad, ahol eddig volt.
Excel helyett mit használjunk?Ma minden programotoknak külön jegyzetfüzete van, és valakinek át kell írnia az adatot az egyikből a másikba. Amit ebben a három körben csinálunk, az legtöbbször ugyanaz a mozdulat: adunk nekik egy közös jegyzetfüzetet, amibe mind ugyanoda írnak. Laikus szótár: mit jelentenek ezek a szavak?
Egy ábrán
A legtöbb kérés ezzel a képpel indul: egy közös postafiók, amiben minden egyben áll. A rendezés a legolcsóbb első lépés – innen látszik meg, mi az, ami valójában elviszi a hetet.
02Az emberi kapacitás
Két kör arról, hogy a cég tudása és a cég mozgása két-három ember fejében van. Amíg ott van, addig szabadság, betegség és felmondás mind kockázat.
Egyik körben sincs olyan, amit csak nagyban lehet megcsinálni. Mindkettőben van kicsi belépő is.
Digitális munkatárs · 2–4. szint · négy konkrét munka
Hol van az a szabályzat, mit ígértünk ennek az ügyfélnek, mennyi maradt a keretből. Kap a csapat egy chatablakot, ahol rákérdezhet a cég saját anyagaira – és mindenki csak arra kap választ, amihez joga van. A pénzügyes a pénzügyet látja, a HR-es a HR-t.
Mi lenne, ha lenne még egy kollégátok?Flotta · 2–3. szint · két konkrét munka
Az egyik út céges volt, a másik nem, és ezt utólag már senki nem tudja pontosan. A menetlevél magától elkészül, a céges és a magánút elkülönítve. A Tesláknál a gyári kapcsolatot használjuk: nem kell semmit beszerelni az autóba.
Hol a kocsi, ki vezette, mennyit tankolt?03Az ügyfél felé
Az utolsó két kör arról szól, ami kifelé látszik: hogy megtalálnak-e, és hogy mennyit kell telefonálniuk azért, amit maguktól is megnézhetnének.
Weboldal és ügyfelek · 1–3. szint · öt konkrét munka
A szerződéséért felhív. Az időpontért is felhív, és ha nem veszitek fel, továbbmegy. Weboldal, foglaló vagy partnerfelület, ami be van kötve a cég programjaiba – és magától odaadja az ügyfélnek, ami az övé.
Webshop · 2–3. szint · három konkrét munka
Közben az oldal olyan lassan tölt be, hogy a vevő inkább továbbáll. A beszállítói lista magától kerül be a boltba, a ti áraitokkal és a ti kategóriáitokkal. Nem rendelnek meg olyat, ami a boltban reggel elfogyott.
Lassú a webshop, kézi a termékfelvitel?04A négy lépcső
Bármelyik kört választjátok, ugyanaz a vonal fut végig rajta. Négy lépcső van, és a körök nem egy-egy lépcsőhöz tartoznak: mindegyikben van kicsi és nagy is. Ezért lehet bárhonnan belépni.
„Van egy hülye kis dolog, amit minden nap kézzel csinálunk."
Két program megbeszéli egymással, mi történt, vagy egy ismétlődő lépés kikerül a kezetekből. Pár nap alatt kész.
„Egy egész folyamatunk kézi."
Több lépés, több program, saját űrlap. Az árajánlattól a bolt és a raktár egyeztetéséig. Végigmegyünk az egészen.
„Nincs rendes rendszerünk erre."
Saját felület, saját nyilvántartás, saját jogosultságok. Ide tartozik az ügyfélportál és a régi program fölé épített felület is.
„Az egész cég működése kusza."
Nem egy feladat a gond, hanem az egész heti működés. Végigmérjük, sorrendet adunk, és sorban megcsináljuk.
Az első két lépcsőn a gép nem gondolkodik: recept szerint dolgozik. A harmadiktól kezdve kerül szóba, hogy mérlegelnie is kelljen.
Ha ez működik, ugyanezzel a logikával a következő is megcsinálható. De most nem kell eldöntenetek semmit.
Túl nagy falat? Kezdjétek egyetlen dologgal – mutatunk hármat, ami a legkevesebb munkával jár.
A recept annyi: ha megjön a rendelés, készüljön számla. A gép nem gondolkodik rajta, végrehajtja, mindig ugyanúgy. A digitális kolléga ennél többet tud: mérlegel is. Az első két lépcsőn általában recept elég, a harmadiktól kerül szóba a másik. Mikor elég egy recept, és mikor kell digitális kolléga?
05A két út
Akármelyik körből érkeztek, a közös nulladik lépés ugyanaz: egy rövid telefon. Utána válik szét a két út – és azt a telefon végén együtt döntjük el, melyik a tiétek.
A körök nem kötik meg az utat. Ugyanabból a körből indulhat egy pár napos munka és egy féléves is.
Akkor jó, ha már tudjátok, mi a gond. Részletes beszélgetés, terv és árajánlat írásban, fejlesztés, átadás. Utána 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Jellemzően az 1–3. lépcsőhöz.
Akkor jó, ha nem egy feladat a gond, hanem az egész heti működés. Munkavállalónként végigmérjük, kinek mely feladatai válthatók ki, és hol mennyi kapacitás szabadul fel. A végén nem ötleteket kaptok, hanem sorrendet.
A 4. lépcsőhöz.
Az árról. Az árat nem tippeljük meg telefonon. A felmérés után írásban, fix összegként mondjuk meg. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt mondjuk, hogy ne csináljátok.
Máshonnan
Kezdjük
Ha megvan, melyik kör a tiétek, egy rövid telefonon megnézzük, mekkora munka. Ha nincs meg, azt is átbeszéljük.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.