Adminisztráció · Szint 2–3
Ne kelljen minden árajánlatot nulláról összerakni
Az árajánlat sokszor este készül el, mert napközben nincs rá idő. Kikeresitek a tavalyi hasonlót, átírjátok a tételeket, elkülditek – aztán nem tudjátok, elolvasták-e. Ezt a kört vesszük le rólatok, az ajánlattól a megrendelésig. Cégeknek, ahol hetente több ajánlat megy ki.
01A felismerés
Ismerős?
Nem véletlen, hogy ez ilyen nehéz.
Csütörtök este nyolc. A vállalkozó a konyhaasztalnál ül, mert napközben három helyszínen volt. Megnyitja a tavaly novemberi ajánlatot, mert az volt a leghasonlóbb.
Átírja a négyzetmétert, kicseréli két tételt, aztán elbizonytalanodik: az idei anyagárral számolt-e. Fél óra múlva elküldi. Hétfőn az ügyfél rákérdez a bontásra, és nem tudja fejből: nem az ő gépén van a legutolsó változat.
Nem véletlen, hogy ez ilyen nehéz. Magyarországon nincs egységes tételrendszer az árajánlatokra, minden cég a sajátjával dolgozik.
árajánlatok, költségkalkulációk, tervdokumentációk és műszaki leírások kezelése rengeteg manuális munkát jelent
Építőipari cégek – AI Start 500 felmérés
Egy egész iparágban ez a fő teher: árajánlat, költségvetés, tervdokumentáció az építőiparban.
02Előtte / utána
Mi változik?
- A tavalyi ajánlatot írjátok át este.
- Nem látjátok, mi lett vele.
- Elfogadás után újra begépelitek.
- Kiválasztjátok a tételeket, összeáll az ajánlat.
- Látjátok, mikor nyitották meg.
- Elfogadásból magától lesz megrendelés.
03A folyamat
Hogyan megy ez a gyakorlatban?
Négy lépés az ajánlattól a megrendelésig. A leghosszabb az első, és az nagyrészt beszélgetés.
1. lépés
Összeszedjük, mit adtok el és mennyiért
Végigvesszük a visszatérő tételeket, a szokásos sávokat és a kedvezményeket. Ez a leghosszabb lépés, és nagyrészt beszélgetés. Ami ma több ember fejében van, azt itt írjuk le először egy helyre.
2. lépés
Az ajánlat egy űrlapból áll össze
Kiválasztjátok a tételeket, megadjátok a mennyiséget, és kész a dokumentum. A saját fejlécetekkel, a saját szövegeitekkel. Amit gyakran cseréltek, azt előre beállítjuk, hogy egy kattintás legyen.
Ismered a telefonod ébresztőjét: megadod a feltételt, és mindig ugyanúgy lefut. A recept ugyanez a cégben: „ha az ügyfél elfogadja, akkor készüljön megrendelés." A gép nem gondolkodik rajta – végrehajtja, mindig ugyanabban a sorrendben.
3. lépés
Az ügyfél egy linken elolvassa és egy gombbal elfogad
Nem PDF-et kap csatolmányban, hanem egy saját oldalt, amit telefonról is el tud olvasni. Ti pedig látjátok, mikor nyitotta meg. Ha kérdez, azt is ott teheti meg.
4. lépés
Az elfogadásból magától lesz megrendelés vagy szerződés
Az elfogadott ajánlat adataiból elkészül a megrendelés vagy a szerződés – pontosan azzal a tartalommal, amit elfogadtak. Senki nem gépeli be újra, és nincs eltérés a kettő között.
Ma az ajánlat egy fájlban van, a megrendelés egy másikban, a számla egy harmadikban. Valakinek át kell írnia az adatot közöttük. Mi adunk nekik egy közös jegyzetfüzetet: ugyanaz a tétel szerepel mindháromban, mert mindhárom ugyanoda néz.
Egy példa, hogy lássátok, hogy néz ki ez élőben
Egy hatfős burkolócégnél hetente négy-öt ajánlat megy ki. A felmérés után az irodavezető kiválasztja a tételeket: aljzatkiegyenlítés, burkolás, fugázás, kiszállás. Beírja a négyzetmétert, és az ajánlat összeáll – a szokásos vállalási feltételekkel együtt, amiket eddig mindig valahonnan kimásoltak. Az ügyfél másnap reggel megnyitja, és délután elfogadja. Ebből azonnal elkészül a megrendelés, ugyanazokkal a tételekkel. Az irodavezető este már nem az ajánlaton dolgozik, hanem azt nézi meg, melyik kiment ajánlatra nem érkezett még válasz.
Minta – szemléltető példa.
04Kinek való
Kinek való ez, és kinek nem?
A jobb oldali listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint a balt.
Ez nektek való, ha:
- Hetente több ajánlat megy ki, és mindegyik kézzel készül.
- Ugyanazok a tételek térnek vissza, más-más összeállításban.
- Az elfogadott ajánlatot valaki újra begépeli szerződésbe.
- Nem tudjátok pontosan, melyik ajánlatból lett munka.
Ezt ne csináltassátok meg, ha:
- Havonta egy-két, teljesen egyedi ajánlatot írtok.
- Az áraitok minden alkalommal alkuból születnek.
- Sehol nincs leírva, mi mennyibe kerül nálatok.
- Most álltok át másik számlázóprogramra – várjátok meg.
Nyolc olyan esetet gyűjtöttünk össze, amikor mi magunk mondunk nemet. Mikor nem éri meg fejleszteni?
05Ár és menet
Mennyibe kerül, és hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Utána két út van. Ennél a munkánál általában a konkrét fejlesztés útja a jó. Ez így néz ki: részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat, fejlesztés, majd átadás. Az árajánlatban akár több csomag is lehet. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk. Ha nem csak az ajánlatokkal van gond, akkor inkább a teljes céges átvilágítás útja jön szóba.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként.
Azt szoktuk megnézni előre, hány ajánlat megy ki egy hónapban, és mennyi idő megy el egyre. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
A kör folytatása
Az ajánlat elfogadásával a munka még nincs kifizetve.
06Gyakori kérdések
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Rendben van az, ha az ügyfél egy gombbal fogad el?
A gomb annyit csinál, hogy rögzíti: ki, mikor és pontosan melyik változatot fogadta el. Ez visszakereshető marad. Hogy nálatok ez elég-e, vagy kell mellé aláírt szerződés is, azt ti mondjátok meg – a jogi formát nem mi találjuk ki. Ha aláírás kell, a rendszer azt a dokumentumot készíti el, amit aláírásra visztek.
Mi van, ha egyedi árat akarok adni?
Bármelyik tétel árát felül lehet írni, mielőtt kimegy az ajánlat. A gép nem szól bele. Amit beállítunk, az csak annyi, hogy legyen egy alapérték, amit nem kell fejből tudni. Ha valaki nagyon eltér a szokásostól, azt utólag látni fogjátok a listán.
Kezdjük
Nézzük meg, mennyi időt visz el egy ajánlat
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogyan készül ma egy ajánlat nálatok, és megmondjuk, mit lehetne belőle levenni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.