Flotta · Szint 2
Már megint hiányzik három nap a menetlevélből
A céges autókról hónap végén derül ki, hogy nem tudja senki, hol jártak. Mi úgy csináljuk meg, hogy ne kelljen visszaemlékezni: az utak maguktól kerülnek fel, a sofőr csak rábólint.
Ez a digitális menetlevél – bármilyen márkájú flottára, szerelőknek, fuvarozóknak, terepi csapatoknak.
01A felismerés
Ismerős?
Két és fél óra, ami nem kerül számlára.
Szerda délelőtt, egy hatfős szervizes cég irodájában. A könyvelő e-mailt küld: hiányzik két kisbusz áprilisi útnyilvántartása. Az irodavezető előveszi a mappát. Az egyik kocsi füzetében március 28-ig van bejegyzés, aztán semmi.
Felhívja a szerelőt. Hova mentél áprilisban? A válasz: mindenhova. A telefonján megvannak a munkalapok, azokból ki lehet találni a címeket – csak épp a kilométerek nem. Az irodavezető megnyitja a térképet, és egyesével kikeresi a távolságokat. Két és fél óra.
Ez a két és fél óra nem kerül számlára. Attól még minden hónapban elmegy.
Nem vagytok egyedül ezzel. A legtöbb kis fuvarozó és szervizes cég ma is táblázatban vezeti az autókat, mert az gyors, és mindenki érti. A baj ott kezdődik, hogy egy idő után több változat kering ugyanabból a táblázatból, és senki nem tudja, melyik az igazi.
A füzet helyett a telefon vagy maga az autó jegyzi fel, mikor hova mentetek. A digitális menetlevél – sokan elektronikus menetlevélnek hívják – pontosan ugyanazt tartalmazza, mint a papír, csak nem utólag, emlékezetből készül. Hogy nálatok mi kell bele, azt a könyvelőtök mondja meg. Bővebben a szótárban.
Fuvarozóknál és szervizes cégeknél ez a leggyakoribb: sok cím, sok kocsi, hiányzó napok.
02Előtte / utána
Mi változik?
- A sofőr utólag írja be a füzetbe.
- Hónap végén hiányzik pár nap.
- A kilométert térképről keresitek ki.
- Az út magától felkerül a listára.
- Ami megtörtént, az ott van.
- A távolságot magától kiszámolja.
Minta – szemléltető adat
03A folyamat
Hogyan működik?
Négy lépés. Az elsőnél derül ki, hogy egyáltalán kell-e bármit beszerelni.
1. lépés
Megnézzük, mi van már ma az autóitokban
Ez az első és a legfontosabb lépés. Sok mai autó gyárilag küld magáról adatot – ilyenkor nem kell semmit beszerelni. Van, ahol már van nyomkövető, csak nem készül belőle menetlevél. És van, ahol nincs semmi.
A nyomkövetés azt mutatja, hol van most a kocsi. Az útnyilvántartás azt, hogy a hónapban hova ment. Sok cégnél megvan az első, de a második ettől még kézzel készül. Nálunk a második a cél – az első csak eszköz hozzá.
2. lépés
Ahol nincs semmi, ott a legkisebb beavatkozást választjuk
Két irány van. Vagy a sofőr telefonján fut egy alkalmazás, ami induláskor és érkezéskor rögzít. Vagy egy kis eszköz kerül a műszerfal alatti csatlakozóba – bedugjátok, és kész, nem kell hozzá szerelő.
3. lépés
A sofőr csak rábólint, hogy céges volt-e
Beállítjuk a szabályt: mondjuk munkaidőben minden út céges, azon kívül magán. A sofőr a telefonján egy kattintással átállíthatja, ha egy út mégis a másik kategóriába tartozik. Több nem a dolga.
4. lépés
Hónap végén ott a kész lista
Autónként és sofőrönként: az utak tételesen, a kilométerek összeadva, a céges és magán arány, mellette a tankolások vagy töltések. Egy kattintás, és mehet a könyvelőnek.
Olyan, mint amikor a bankszámlakivonatot összeveted a blokkjaiddal. A tankkártya-egyeztetés az, amikor a tankolásokat összepárosítjuk az autókkal és az utakkal. Így kiderül, ha egy tankolás nem illik sehova – és az is, ha egy autó gyanúsan sokat fogyaszt.
Egy végigvitt példa
Vegyünk egy hatfős szervizes céget, négy kisbusszal. Kedden a szerelő reggel héttől délután ötig öt címen jár. Nem ír fel semmit – este a telefonján öt út vár rá, sorban, címmel és kilométerrel. Négyet meghagy cégesnek, az ötödiket, amikor hazafelé beugrott a boltba, átállítja magánra. Két kattintás, harminc másodperc. Csütörtökön tankol, a számlát ott a kútnál lefotózza. Hónap végén az irodavezető megnyit egy oldalt: négy kocsi, sofőrönként a havi kilométer, a céges és magán arány, és mellette az a hét tankolás, ami ehhez a hónaphoz tartozik. Az egyiknél nincs meg a számla – ez az egy tétel az, amit meg kell keresni. Nem mind a hét.
Minta – szemléltető példa.
04Kinek való
Kinek való, kinek nem
A jobb oldali listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint a balt.
Ezekben a helyzetekben érdemes
- Ha három autótól felfelé van flottátok, és többen vezetik őket.
- Ha a kollégák terepen dolgoznak, és sok címen fordulnak meg naponta.
- Ha a könyvelő rendszeresen hiányzó útnyilvántartást kér.
- Ha a kollégák hazaviszik az autót, és keveredik a magánút.
Ezekben viszont mi mondjuk, hogy ne
- Ha egy-két autótok van, és mindig ugyanaz vezeti – ezt kézzel gyorsabb.
- Ha csak Tesla van a flottában – akkor az olcsóbb út való nektek, mert ott semmit nem kell beszerelni.
- Ha a kollégák a saját autójukkal járnak – az más nyilvántartás, kezdjétek a könyvelőtökkel.
- Ha most cserélitek le a flottát vagy a flottakövetőt – várjátok meg.
És amit előre tisztázunk: nem minden márkánál működik ugyanaz. Van, ahol a gyári kapcsolat elég, van, ahol kell egy kis eszköz vagy a telefon. Ez az első beszélgetésen kiderül, autótípusonként – és ha valamelyik kocsinál nincs jó út, azt is megmondjuk.
05Ár és menet
Hogyan zajlik?
Minden rövid telefonos beszélgetéssel indul. Innen két út vezet tovább, és ennél a munkánál általában az elsőt ajánljuk.
Konkrét fejlesztés: részletes konzultáció → a lehetőségek átnézése, autótípusonként → terv és árajánlat, akár több megvalósítási csomaggal → fejlesztés → átadás és telepítés → 30 napos bevezetési időszak, betanítással és szükség szerinti finomításokkal.
Teljes céges átvilágítás: ha nemcsak az autók körül van kézi munka, hanem a munkalapoknál, a számláknál és a heti beosztásnál is. Ilyenkor munkavállalónként nézzük végig, mely feladatok válthatók ki, és abból készül priorizált, hosszú távú terv.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. A megtérülést előre megnézzük: hány óra megy el havonta a menetlevelekre, és mennyi tankolás az, ami ma nincs hozzárendelve senkihez.
Ha ez működik, ugyanezzel a logikával a tankolási számlák is bekerülhetnek ide, egy helyre a többi bejövő számlával. De most nem kell eldöntenetek.
Ha csak Tesla van a flottában
Akkor a rövidebb út való nektek: ott az autó gyárilag küld magáról adatot, és semmit nem kell beszerelni.
06Gyakori kérdések
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Ez nem kamerázás? A kollégák nem fogják jó néven venni.
Jogos kérdés, és nem érdemes megkerülni. Két dolgot szoktunk javasolni. Az egyik, hogy a magánutakról ne a részletek látszódjanak, hanem csak annyi, hogy magán volt, és hány kilométer. A másik, hogy a kollégák a bevezetés előtt kapjanak írásos tájékoztatót arról, mit rögzítünk és ki látja. Ehhez adunk mintát, de a végleges szöveget nézze át a könyvelőtök vagy a jogászotok.
Mi van, ha a sofőr nem viszi magával a telefont?
Ezért nézzük meg legelőször, mi van már az autóban. Ahol a kocsi maga küldi az adatot, ott a telefon nem számít. Ahol a telefon az egyetlen forrás, ott az elmaradt utak nem tűnnek el: kiírjuk egy listára, hogy ezen a napon hiány van, és a sofőr utólag pótolhatja. Ez a mai állapotnál mindenképp jobb – ott ugyanis a hiány csak hónap végén derül ki.
Mitől függ, hogy mennyibe kerül?
Három dologtól: hány autóról van szó, milyen típusúak, és mennyi mindent akartok látni a menetleveleken kívül. Ahol az autók már ma is küldenek adatot magukról, ott kevesebb a munka. Ahol a tankolást, a munkalapot és a beosztást is egy helyre tesszük, ott több. A felmérésen ezt átnézzük, és utána mondunk fix árat, írásban.