Excel helyett
Egy táblázat addig jó, amíg egy ember vezeti. Ha már hárman írják, elkezd hazudni. Excel helyett kereshető nyilvántartásba költöztetjük ugyanazt az adatot, ahol űrlapon viszitek fel, és látszik, ki mit írt.
Cégeknek, ahol több kolléga dolgozik ugyanabban a táblában.
01Ismerős?
Csütörtök délután, negyed öt. A kolléga kiküld egy árajánlatot, benne a februári árakkal. Az árlistát márciusban frissítették, csak nem abban a fájlban, ami az ő gépén van. Az ő verziójának a neve: arlista_2026_final_v2_modositott. A jó verzió a közös mappában pihen, de arról ő nem tudott.
Az ügyfél elfogadja az ajánlatot. Két nappal később derül ki, hogy a februári árakkal adtátok el. Most vagy álltok elé, vagy visszahívjátok az ügyfelet.
Nem kirívó eset – a magyar cégek többségénél nem egy vállalatirányítási program tartja össze a nyilvántartást.
A magyar cégek ekkora hányada használ vállalatirányítási programot.
Forrás: GKI-felmérés
Ugyanez az arány az Európai Unióban.
Forrás: GKI-felmérés
02Mi változik?
Három sor, ugyanabban a magasságban: ma és utána.
03A négy lépés
A meglévő táblából indulunk, és semmit nem törlünk útközben.
A régi tábla ott marad, ahol eddig volt – van mihez visszanyúlni.
Felmérés
Elkérjük a jelenlegi táblát, és végigkérdezzük veletek: melyik oszlop mit jelent, melyiket tölti ki valaki, melyik számol magától. Ebből lesz a leendő nyilvántartás váza. Ez általában egy-két beszélgetés.
Egy telefonkönyv sem attól jó, hogy sok név van benne, hanem hogy rákereshetsz. Az adatbázis ugyanez: az adat nem fájlban áll, hanem rendezetten, keresésre készen. Nálatok ez annyit jelent, hogy nem a jó fájlt keresitek, hanem a jó sort. Mi az az adatbázis?
Költöztetés
A meglévő sorokat átvisszük, a régi tábla pedig marad, ahol van. Semmit nem törlünk. Ha valami nem stimmel az átköltöztetés után, van mihez visszanyúlni – és általában van is egy-két ilyen sor.
Űrlap
Új tétel felvitele nem cellába írás lesz, hanem egy kitöltendő űrlap. Ami kötelező, azt kéri. Ami dátum, azt naptárból választjátok. Amit nem kell fejből tudni, azt felkínálja listából.
Hozzáférés
Böngészőből működik, telefonon is. Mindenki a saját nevével lép be, és csak azt látja, amihez köze van. Minden módosításnál megmarad, ki nyúlt hozzá és mikor.
A pénzügyest sem engeded be a HR-mappába. A jogosultság ugyanez, csak beállítva: ki mit lát, ki mit írhat át. Nálatok például a raktáros rögzít, de az árrést nem látja.
A bankszámládon is látod, mikor és mennyit költöttél. A nyilvántartás előzménye ugyanígy működik: minden módosításnál megmarad, ki írta át, mikor, és mi volt előtte. Nálatok ez az, amivel egy elgépelést vissza lehet vonni.
04Egy példa
Mondjuk, hogy a raktárkészletet ma négyen vezetitek, mindenki a saját másolatában, és hétfőnként valaki összefésüli a négyet.
A váltás után a raktáros a polc mellől, telefonról rögzít: cikkszám, darab, mentés. Az irodában ugyanabban a percben már az új szám látszik. Nincs összefésülés, mert nincs mit összefésülni.
Egy szerdai napon valaki tizenöt helyett százötven darabot visz fel. Fél óra múlva feltűnik a beszerzőnek, hogy ez sok. Rákattint a tételre: ott a név, ott az időpont, és egy gombbal visszaáll az eredeti. A régi táblában ez a szám bent maradt volna – és a következő rendelésnél derült volna ki, amikor már megjött a százötven darab.
05Döntés előtt
06A közös munka
Minden egy rövid telefonnal indul. Elmondjátok, mit vezettek táblában, és hányan nyúlnak hozzá.
Utána két út van. Egy konkrét tábla kiváltása a konkrét fejlesztés útja: egyeztetés, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat, fejlesztés, átadás, telepítés. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ha nem egy tábláról van szó, hanem húszról, jöhet a teljes céges átvilágítás. Ilyenkor munkavállalónként megnézzük, mi váltható ki, és ebből lesz egy sorrendbe tett terv.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban. Előre megnézzük, hány óra megy el erre hetente nálatok – ha nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
07Merre tovább?
De most nem kell eldöntened.
Ha a nyilvántartás megvan, a következő kérdés az szokott lenni, hogy a régi programotokból kivehető-e az adat – és lehet-e belőle egy képernyő, amit bárhonnan megnéztek.
Honnan tudod, hogy a cégetek számai kinyerhetők-e a régi programból?08Gyakori kérdések
Nem. A táblát nem töröljük, és nem is zárjuk le – ott marad, ahol eddig volt. Az átköltöztetés után egy darabig érdemes párhuzamosan nézni a kettőt, amíg mindenki megszokja az újat. Exportálni is lehet: ha valakinek egy kimutatáshoz kell egy táblázat, azt egy gombbal megkapja.
A rögzítést általában az első nap megtanulja, aki eddig a táblát töltötte – az űrlap kevesebbet enged elrontani, mint egy üres cella. Ami időbe telik, az a bizalom: hogy tényleg mindenki ugyanazt látja. Ezért van az átadás után 30 nap betanítás, és ezért finomítunk menet közben.
A fejlesztés a tiétek marad, az adat is. Átadjuk hozzá a leírást, és bármelyik fejlesztő át tudja venni, mert bevett, nem egzotikus eszközökkel dolgozunk. Ha kéritek, mi is karbantartjuk tovább – de ez a ti döntésetek, nem feltétele semminek.
Kezdjük
Egy rövid telefonhívás. Elmondod, mit vezettek benne, és megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.