Rendszerek összekötése
Ne kelljen kétszer felvinni ugyanazt az adatot
Nálatok is van olyan kolléga, aki a számlázóból átgépeli a számokat a másik programba? Ezt a lépést el lehet venni tőle. Összekötjük a két programot, és onnantól magától átmegy köztük, aminek át kell mennie. Cégeknek, ahol két-három külön program fut egymás mellett.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.
01A jelenet
Ismerős?
Szerda délelőtt, negyed tizenegy. A kolléga megnyitja a számlázót, mellette ott a raktárprogram. Kikeresi a tegnapi hat rendelést, és egyenként átírja: cikkszám, mennyiség, partner. Aztán jön egy telefon, és a hatodiknál kimarad egy nulla.
Két hét múlva derül ki a dolog. A nyilvántartásban hatvan darab szerepel, a polcon meg hat. Ilyenkor senki nem tudja, hol csúszott el, mert nincs nyoma. Egy ember köti össze a két programot, minden nap, kézzel.
Nem vagytok egyedül. A magyar cégek nagy részénél ma sincs automatikus adatmegosztás a programok között – uniós összevetésben ebben állunk a legrosszabbul.
Forrás: K&H-elemzés, idézi a novekedes.hu
02A különbség
Előtte / utána
- A kolléga naponta átgépeli az adatot.
- Az elgépelés hetekkel később derül ki.
- Szabadság idején nincs, aki átvezesse.
- Az adat magától átmegy a másikba.
- Ami elakad, aznap a listára kerül.
- Szabadság idején is ugyanúgy megy.
03A megoldás
Hogyan működik?
Négy lépés, és onnantól a két program egymás közt intézi.
Nem száz mező vándorol a két program között, hanem négy-öt.
1. lépés
Kiderül, melyik az a négy-öt adat, ami tényleg körbejár
Egy óra beszélgetés a kollégákkal, és kirajzolódik: nem száz mező vándorol a két program között, hanem négy-öt. Partner, cikkszám, mennyiség, összeg. Csak ez megy át, semmi más.
2. lépés
A két program kaput nyit egymás felé
A nagy magyar programoknak – Számlázz.hu, Billingo, Kulcs-Soft, Novitax, Nexon – van erre kiépített kapuja. A régebbi, gépre telepített programoknál mögé kell nyúlni, de általában ott is van út.
Amikor a telefonod jelzi, hogy megjött egy üzenet, nem te kérdezed meg a szolgáltatót. A két program egymás közt intézi. Ezt a kaput hívják gépi kapcsolatnak – ezen kérjük le a számlázótokból az új tételt, emberi kattintás nélkül.
3. lépés
Megjön az új rendelés – és magától átmegy
Innentől egy recept dolgozik: ha ez történik, akkor ezt csináljuk. Ha a számlázóban megszületik egy rendelés, percekkel később már a raktárprogramban is ott van. A gép nem gondolkodik rajta, végrehajtja – mindig ugyanúgy.
4. lépés
Ami elakad, reggel ott van egy listán
Ha egy nap nem megy át egy tétel, az nem két hét múlva derül ki. Reggel ott a rövid lista: mi ment át, mi akadt el, és miért. Ennyi maradt kézi munka.
Ha felírsz egy telefonszámot a telefonodba, a laptopodon is megjelenik. Nem másoltad át, mégis egyezik a kettő. Ezt hívják szinkronnak. Nálatok ez azt jelenti: a partner címét egy helyen javítjátok, és mindenhol javul.
Egy végigvitt eset
Egy nyolcfős szerelőcégnél a számlázás a Számlázz.hu-ban megy, a készlet egy telepített raktárprogramban. Reggelente az irodavezető átvezette a tegnapi kiszállításokat, körülbelül negyven percben. Összekötöttük a kettőt: a számlázóban kiállított számla tételei tíz percen belül lekerülnek a raktárból. Ha egy cikkszám nem található, a tétel nem vész el – felkerül egy rövid listára, amit az irodavezető reggel átfut. Az első héten nyolc ilyen sor volt, mind elgépelt cikkszám a régi adatokból. A harmadik héten már egy sem. A reggeli negyven percből öt perc lett: annyi, amíg megnézi a listát.
04Őszinte szó
Kinek való, és kinek nem?
Nektek való
- Ha ugyanazt az adatot két programba is felviszitek.
- Ha valakinek ez a napi húsz-negyven perce.
- Ha a két program között ma másolás-beillesztéssel jár az adat.
- Ha szabadság idején fel szokott borulni a rend.
Nektek most nem való
- Ha hetente egyszer, öt tételt vezettek át – kézzel gyorsabb.
- Ha a két program egyikét most cserélitek le.
- Ha nincs eldöntve, melyik programban van az igazság.
- Ha a folyamat még hetente változik – előbb álljon meg.
05Együttműködés
Hogyan zajlik, és mennyibe kerül?
Egy rövid telefonnal indul minden. Elmondjátok, mi az a két program, és mi vándorol köztük. Utána két út közül lehet választani.
Konkrét fejlesztés
Részletes beszélgetés, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár többféle csomaggal. Utána a munka, az átadás és a telepítés, majd 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Teljes céges átvilágítás
Akkor jön szóba, ha nem egy összekötés kell, hanem az egész működésen szeretnétek végigmenni.
Ez a munka a kisebbik fajta. Itt azt szoktuk megnézni előre, hány óra megy el rá hetente nálatok – és ha nem jön ki belőle értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk. Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként.
06Kérdések
Gyakori kérdések
Hozzáfértek majd a cégem adataihoz?
Csak ahhoz férünk hozzá, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez. A legtöbb esetben egy szűk körhöz kérünk hozzáférést: például a számlák fejlécéhez és tételeihez, a bérekhez semmiképp. Ez írásban rögzítve van, és bármikor visszavonható. Az adataitok a tiétek maradnak.
Mi lesz, ha frissül valamelyik program, és elromlik?
Ez időnként tényleg megtörténik, ezért figyeljük. Ha egy nap nem megy át adat, arról jelzést kaptok, nem hetek múlva derül ki. A javítás nem újrafejlesztés, hanem a kapcsolat visszaigazítása – ezt szoktuk a folyamatos felügyelet részeként intézni.
Ki tartja karban, ha ti már nem vagytok?
Az elkészült munka a tiétek marad, dokumentációval együtt. Leírjuk, melyik program melyikkel beszél, mikor, és mi történik hibánál. Ezt egy másik fejlesztő is át tudja venni. Nem építünk olyat, amihez csak mi férünk hozzá.
Merre tovább
Kapcsolódó oldalak
- Az egyik program nem tud a másikról – a kategória áttekintője
- Nem stimmel a készlet a webshopban? – ha a webshop és a bolt között csúszik szét az adat
- Mi a különbség egy sima automatizáció és egy agent között?
- Kereskedelem és webshop – készlet, feed, árak
Kezdjük
Mondjátok el, melyik két programba viszitek fel ugyanazt
Egy rövid telefonhívás. Megnézzük, mennyi idő megy el rá hetente, és megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – meg azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntened semmit.