Ne kelljen kétszer felvinni ugyanazt az adatot
Nálatok is van olyan kolléga, aki a számlázóból átgépeli a számokat a másik programba? Ezt a lépést el lehet venni tőle. Összekötjük a két programot, és onnantól magától átmegy köztük, aminek át kell mennie. Cégeknek, ahol két-három külön program fut egymás mellett.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.
Röviden
A programok közti adatszinkron azt jelenti, hogy ugyanaz az adat két programban magától egyezik: ami az egyikben megváltozik, rövid időn belül megjelenik a másikban is. Nem minden program köthető össze ugyanolyan gyorsan – van, ahol azonnal átmegy az adat, van, ahol csak időzített lekérdezéssel. Ami eltér, arról reggel jelzést kaptok.
Frissítve:
Ismerős?
Szerda délelőtt, negyed tizenegy. A kolléga megnyitja a számlázót, mellette ott a raktárprogram.
Negyed tizenegy
Kikeresi a tegnapi hat rendelést, és egyenként átírja: cikkszám, mennyiség, partner.
A hatodik rendelésnél
Jön egy telefon, és kimarad egy nulla.
Két hét múlva
A nyilvántartásban hatvan darab szerepel, a polcon meg hat. Senki nem tudja, hol csúszott el, mert nincs nyoma.
Egy ember köti össze a két programot, minden nap, kézzel.
Nem vagytok egyedül: sok magyar cégnél megy ugyanígy, mert a két program között ma nincs automatikus adatmegosztás – csak az köti össze őket, aki átgépeli.
Előtte / utána
- A kolléga naponta átgépeli az adatot.
- Az elgépelés hetekkel később derül ki.
- Szabadság idején nincs, aki átvezesse.
- Az adat magától átmegy a másikba.
- Ami elakad, aznap a listára kerül.
- Szabadság idején is ugyanúgy megy.
Hogyan működik?
Négy lépés, és onnantól a két program egymás közt intézi.
Mindkét program marad, ahogy megszoktátok – csak az átgépelés tűnik el.
1. lépés
Kiderül, melyik az a néhány adat, ami tényleg körbejár
Egy beszélgetés a kollégákkal, és kirajzolódik: nem száz mező vándorol a két program között, hanem négy-öt. Partner, cikkszám, mennyiség, összeg. Csak ez megy át, semmi más.
2. lépés
A két program kaput nyit egymás felé
A két nagy online számlázónak, a Számlázz.hu-nak és a Billingónak van erre kiépített, dokumentált kapuja – bár ez jellemzően magasabb csomaghoz vagy külön díjhoz kötött. A gépre telepített ügyviteli programoknál ilyen nyitott kapu ritkán van: ott export-import fájlokkal vagy a program saját adatbázisával dolgozunk.
3. lépés
Megjön az új rendelés – és magától átmegy
Innentől egy recept dolgozik: ha ez történik, akkor ezt csináljuk. Ha a számlázóban megszületik egy rendelés, jellemzően percek alatt a raktárprogramban is ott van. A gép nem gondolkodik rajta, végrehajtja – mindig ugyanúgy.
4. lépés
Ami elakad, reggel ott van egy listán
Ha egy nap nem megy át egy tétel, az nem két hét múlva derül ki. Reggel ott a rövid lista: mi ment át, mi akadt el, és miért. Ennyi maradt kézi munka.
Ha valaki felír egy telefonszámot a telefonjába, a laptopján is megjelenik. Nem másolta át, mégis egyezik a kettő. Ezt hívják szinkronnak. Nálatok ez azt jelenti: a partner címét egy helyen javítjátok, és mindenhol javul.
Egy végigvitt példa
Szemléltető példa Vegyünk egy nyolcfős gyártó kisüzemet, ahol a számlázás a Számlázz.hu-ban megy, a készlet egy telepített raktárprogramban. Az irodavezető reggelente kézzel vezeti át a tegnapi kiszállításokat. Ha összekötjük a kettőt, a számlázóban kiállított számla tételei jellemzően percek alatt lekerülnek a raktárból. Ha egy cikkszám nem található, a tétel nem vész el: felkerül egy rövid listára, amit az irodavezető reggel átfut.
Kinek való, és kinek nem?
Nektek való
- Ha ugyanazt az adatot két programba is felviszitek.
- Ha valakinek ez a napi húsz-negyven perce.
- Ha a két program között ma másolás-beillesztéssel jár az adat.
- Ha szabadság idején fel szokott borulni a rend.
Nektek most nem való
- Ha hetente egyszer, öt tételt vezettek át – kézzel gyorsabb.
- Ha a két program egyikét most cserélitek le.
- Ha nincs eldöntve, melyik programban van az igazság.
- Ha a folyamat még hetente változik – előbb álljon meg.
Hogyan zajlik a közös munka?
Egy rövid telefonnal indul minden. Elmondjátok, mi az a két program, és mi vándorol köztük. Utána két út közül lehet választani.
Konkrét fejlesztés
Részletes beszélgetés, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár többféle csomaggal. Utána a munka, az átadás és a telepítés, majd 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Teljes céges átvilágítás
Akkor jön szóba, ha nem egy összekötés kell, hanem az egész működésen szeretnétek végigmenni.
Ez a munka a kisebbik fajta. Előre megnézzük, hány óra megy el rá hetente nálatok – és ha nem jön ki belőle értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk. Az árat a felmérés után, írásos, tételes árajánlatban adjuk meg.
Gyakori kérdések
Összeköthető a Billingo vagy a Számlázz.hu a többi programunkkal?
A Billingónak és a Számlázz.hu-nak is van dokumentált gépi kapcsolata, bár ez általában magasabb csomaghoz vagy külön díjhoz kötött. A gépre telepített ügyviteli programoknál ritkábban van ilyen nyitott kapu – ott export-import fájlokkal vagy a program saját adatbázisával oldjuk meg az összekötést.
Milyen gyakran megy át az adat a két program között?
Ez programfüggő. Van, amelyik azonnal jelez, ha új tétel született, másoknál csak időzített lekérdezéssel tudjuk lekérni az újdonságokat – ilyenkor jellemzően percek telnek el. Az első telefon után megmondjuk, nálatok melyik út a járható.
Mi történik, ha a két programban eltér ugyanaz az adat?
Ez időnként tényleg megtörténik, ezért az összekötés figyeli. Ha egy nap nem megy át adat, arról jelzést kaptok, nem hetek múlva derül ki – ez a napi szinkronnaplóban is látszik. A javítás nem újrafejlesztés, hanem a kapcsolat visszaigazítása.
Nem elég egy kész, havidíjas összekötő szolgáltatás?
Van, ahol tényleg elég: ha mindkét programotoknak van nyitott, dokumentált kapuja, egy kész összekötő szolgáltatás gyorsabb megoldás lehet. Mi ott jövünk képbe, ahol ez nem elég – mert az egyik program régi, telepített, vagy a szabály bonyolultabb annál, amit egy kész sablon lefed.
Ki látja az adatokat, amíg átmennek?
Csak ahhoz férünk hozzá, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez. A legtöbb esetben egy szűk körhöz kérünk hozzáférést: például a számlák fejlécéhez és tételeihez, a bérekhez semmiképp. Ez írásban rögzítve van, és bármikor visszavonható.
Kapcsolódó oldalak
- Az egyik program nem tud a másikról – a kategória áttekintője
- Nem stimmel a készlet a webshopban? – ha a webshop és a bolt között csúszik szét az adat
- Amit a NAV amúgy is tud a cégetekről – ha a NAV-adatot is be szeretnétek kötni a saját programjaitokba
- Mi az az API, és hogyan köt össze két programot? – ha kíváncsiak vagytok, mi történik a háttérben, amikor két program adatot cserél
- Mi a különbség a sima automatizálás és a digitális kolléga között? – ha azt mérlegelitek, elég-e egy egyszerű szabály, vagy mesterséges intelligencia is kell hozzá
Mondjátok el, melyik két programba viszitek fel ugyanazt
Egy rövid telefonhívás. Megnézzük, mennyi idő megy el rá hetente, és megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – meg azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit.