Rendszerek összekötése
Amit a NAV amúgy is tud a cégetekről
Minden számláról, amit belföldön kiállítottak nektek, adat keletkezik a NAV-nál – csak a legtöbb cég nem használja semmire. Lekérjük, és egy képernyőre tesszük, amit bármikor megnyittok: mi hiányzik, mi van duplán, mi drágult. Nem havi kimutatás, hanem a mai állapot. Cégeknek, ahol sok beszállítóval dolgoztok.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.
01A jelenet
Ismerős?
Hónap eleje, kedd. A cégvezető megkérdezi, mennyit költöttek tavaly a fuvarozásra. A válasz két nap múlva jön, egy táblázatban, mert valakinek végig kellett néznie a bankszámlakivonatokat és a könyvelői listát. Addigra a kérdés már nem is olyan fontos.
Közben ugyanez az adat hónapok óta ott ül a NAV-fiókotokban, tételes bontásban, beszállítónként. Senki nem nyúlt hozzá, mert nem jutott eszébe, hogy lehet.
A NAV-tól beérkező számlaadatok lekérése technikailag egyszerű, a cégek döntő része mégsem él vele. Ez a legolcsóbb adat, ami egy magyar cégnek rendelkezésére áll – mert amúgy is keletkezik.
Forrás: portfolio.hu
02A különbség
Előtte / utána
- A költségkérdésre két nap múlva jön válasz.
- A duplán fizetett számla véletlenül derül ki.
- Csak a könyvelő látja, mi érkezett be.
- A szám egy képernyőn, aznap ott van.
- A duplázás magától a listára kerül.
- Ti is látjátok, ugyanabból az adatból.
Egy ábrán
Minta – szemléltető adat
A bizonylat képéből adat lesz, az adatból ellenőrzött tétel. Ami a NAV felé megy, azt nem kézzel másolja át senki – és éppen ezért nem is csúszik el egy elgépelt számjegyen.
03A megoldás
Hogyan működik?
Négy lépés, és az adat, ami amúgy is keletkezik, végre dolgozik nektek.
Nem küldünk be semmit a NAV-nak – csak olvasunk.
1. lépés
Kaptok egy külön belépőt a NAV-fiókotokhoz
Nem a saját belépéseteket adjátok oda. A NAV-fiókban létre lehet hozni egy elkülönített hozzáférést, amit csak erre használunk, és amit ti bármikor visszavonhattok.
Olyan, mint egy külön kulcs a hátsó ajtóhoz: nem a főbejárat kulcsa, és csak egy dolgot nyit. A NAV ezt hívja technikai felhasználónak. Nálatok ez annyit tesz: a saját belépésetek marad a tiétek, és látjátok, mit engedtetek.
2. lépés
Naponta lekérjük, mi érkezett
A NAV Online Számla rendszerében 2021 óta ott van minden belföldi számla, amit a cégeteknek kiállítottak. Ezt kérjük le naponta – kiállító, dátum, összeg, tételek. Nem küldünk be semmit, csak olvasunk.
3. lépés
Összevetjük azzal, ami nálatok szerepel
Itt lesz érdekes. A NAV-lista mellé odatesszük a saját nyilvántartásotokat, és a kettő különbsége önmagában válasz: mi érkezett be, amiről nem tudtok, és mi szerepel nálatok kétszer.
Ma a könyvelő, a pénzügyes és a NAV külön jegyzetfüzetet vezet ugyanarról. Mi egy közös jegyzetfüzetet adunk nekik, amibe mind ugyanoda ír. Ha valamelyik sor csak az egyikben van meg, az azonnal kilóg.
4. lépés
Ami eltér, az ott van egy képernyőn – ami stimmel, azt hagyjuk
Nem kaptok napi riasztást mindenről, és nem is küldünk havi kimutatást e-mailben. Egyetlen képernyő van, amit böngészőből bármikor megnyittok, és mindig az aznapi állapotot mutatja: mi hiányzik, mi van duplán, hol nőtt hirtelen egy beszállító számlája. Rövid lista – és pont ettől olvassák el.
Egy végigvitt eset
Egy huszonkét fős építőipari cégnél nyolcvan-száz bejövő számla érkezik havonta, több telephelyre. Beállítottuk a napi lekérést, és mellé tettük a saját nyilvántartásukat. Az első hónapban a lista három dolgot dobott ki: két számlát, ami a NAV-nál szerepel, de hozzájuk fizikailag nem jutott el, egy duplán rögzített tételt, és egy beszállítót, akinek az árai fél év alatt csendben tizennyolc százalékkal nőttek. A két hiányzó papírt egy telefonnal megkapták. A duplázást még fizetés előtt kifogták. A beszállítói árakról pedig azóta minden hónap elsején van egy oldal – nem kell hozzá senkinek táblázatot gyártania.
04Őszinte szó
Kinek való, és kinek nem?
Nektek való
- Ha havonta több tucat bejövő számlátok van, sok beszállítótól.
- Ha több telephely vagy több ember intéz beszerzést.
- Ha a költségkérdésekre napokig tart a válasz.
- Ha volt már duplán kifizetett vagy elveszett számla.
Nektek most nem való
- Ha havonta öt bejövő számlátok van – ezt kézzel gyorsabb.
- Ha nincs saját nyilvántartás, amivel össze lehetne vetni.
- Ha a könyvelőtök ezt már megcsinálja, és elégedettek vagytok vele.
- Ha nem akartok külön hozzáférést adni a NAV-fiókhoz – enélkül nem megy.
05Együttműködés
Hogyan zajlik, és mennyibe kerül?
Egy rövid telefonnal indul minden. Elmondjátok, hány bejövő számlátok van havonta, és hol vezetitek ma őket. Utána két út közül lehet választani.
Konkrét fejlesztés
Részletes beszélgetés, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár többféle csomaggal. Utána a munka, az átadás és a telepítés, majd 30 napos bevezetési időszak: betanítás és szükség szerinti finomítás.
Teljes céges átvilágítás
Akkor jön szóba, ha a pénzügyön kívül máshol is szeretnétek rendet.
Ez a munka azért szokott hamar megtérülni, mert az adat már megvan – nem gyűjteni kell, csak használni. Azt szoktuk megnézni előre, hány óra megy el nálatok a havi egyeztetésre. Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként.
06Kérdések
Gyakori kérdések
Nem kockázatos hozzáférést adni a NAV-fiókunkhoz?
Nem a saját belépéseteket adjátok oda. Külön, elkülönített hozzáférés készül, amit ti hoztok létre a saját fiókotokban, és bármikor visszavontok. Ezzel a hozzáféréssel adatot lekérni lehet, beküldeni nem. Csak ahhoz férünk hozzá, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez.
Nem a könyvelő dolga ez?
A könyvelő azt könyveli, ami eljut hozzá. Ez a lista arról szól, ami nem jutott el – vagy ami kétszer jutott el. A kettő nem ugyanaz, és nem is versenyeznek: a legtöbb könyvelő örül neki, mert kevesebbszer kell hiányzó bizonylatot kérnie.
Mi van, ha egyszer elromlik, vagy ti már nem vagytok?
A lekérés megáll, a NAV-adat pedig ott marad, ahol volt – semmi nem vész el. Az elkészült munka a tiétek marad, dokumentációval: leírjuk, mit kérünk le, milyen gyakran, és mi történik hibánál. Ezt egy másik fejlesztő is át tudja venni.
Merre tovább
Kapcsolódó oldalak
- Az egyik program nem tud a másikról – a kategória áttekintője
- A bevételezés ne kézzel menjen többé – ha a számlából készletet is akartok
- Sose tűnjön el több számla – ha az a baj, hogy a papírok tűnnek el
- Könyvelőirodák – ügyféladatok, dokumentumok, határidők
Kezdjük
Nézzük meg, mi jön ki a saját NAV-adataitokból
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hány bejövő számla érkezik havonta, mi meg megmondjuk, mit lehet belőle kiolvasni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntened semmit.