Amit a NAV amúgy is tud a cégetekről

A kapott és a kiállított belföldi számláitok adata ott van a NAV-nál, tételesen. Ezt kötjük be a saját programjaitokba, hogy egy képernyőn lássátok, mi hiányzik, mi szerepel kétszer, és melyik beszállító drágult az utóbbi hónapokban.

Új számla a NAV-banSzállító Minta Zrt., 46 990 Ft – a saját nyilvántartásban még nincs. 9:40
Minta – szemléltető adat.

Röviden

A NAV Online Számla adatainak bekötése azt jelenti, hogy a cég a NAV-nál lévő számlaadatait – a kiállított és a belföldi szállítóktól kapott számlák adatát, tételsorral – gépi úton lekérdezi, és a saját programjaiba viszi. Ehhez egy technikai felhasználó kell, amelyet a cég maga hoz létre. Így kiszűrhető a hiányzó és a duplán rögzített számla, és követhető a beszállítói költés.

Frissítve:

Ismerős?

Az adat megvan. Csak nem ott, ahol dolgoztok vele.

Szemléltető példa Hónap eleje, kedd. A cégvezető megkérdezi, mennyit költöttek tavaly fuvarra. A válasz két nap múlva jön, egy táblázatban, mert valakinek végig kellett néznie a bankszámlakivonatokat és a könyvelő listáját.

Közben ugyanez az adat ott van a NAV-nál, szállítónként és tételesen. Ha a számlázótok behúzza a bejövő számlákat, akkor ott is.

A kérdés az, mi történik vele utána. Ki veti össze a megrendelésekkel, ki veszi észre a duplán rögzített számlát, és ki látja, ha egy beszállító csendben drágul?

Minta – szemléltető adat.

Mit tud már a számlázótok, és mit nem?

A bejövő számlák behúzását több számlázó már tudja. Azt viszont jellemzően nem, hogy összevesse őket a saját nyilvántartásotokkal, kiszűrje a duplát, figyelje a beszállítói árakat, és az adatot a többi programotokba is eljuttassa.

Minta – szemléltető folyamat.

A Billingo a „Kiadások” közé húzza be a szállítói számlákat, a Számlázz.hu a Számlaverzumba, a Kulcs és a Novitax pedig a saját NAV-letöltő funkciójával. Haez nálatok működik, arra építünk: az adatot a számlázótól is átvehetjük. A Billingónál ez egy külön díjas gépi kapcsolaton, tételsorral megy, a Számlázz.hu pedig egy erre szolgáló adatkapcsolaton küldi tovább a bejövő számlákat.

Ha nincs ilyen számlázó, vagy más programból kell az adat, közvetlenül a NAV-tól kérjük le, egy csak lekérdezésre jogosult technikai felhasználóval. A NAV felé semmit nem küldünk: csak olvasunk.

Amit hozzáteszünk, az a számlázón túli rész: az összevetés a megrendelésekkel, a projektekkel és a raktárral, a duplák és a hiányok kiszűrése, a beszállítói árak figyelése, és az, hogy az adat a többi programotokba is eljusson.

Hogyan működik?

Négy lépés. A NAV felé egyikben sem küldünk semmit.

1 · Külön belépés

A NAV felületén ti hoztok létre egy technikai felhasználót, csak lekérdezési joggal.

2 · Lekérdezés

Rendszeresen, jellemzően naponta lekérjük, mi érkezett: kiállító, dátum, összeg, tételek.

3 · Összevetés

A NAV-lista mellé tesszük a saját nyilvántartásotokat: megrendelés, projekt, raktár.

4 · Egy képernyő

Ami eltér, az egy listán áll, a költés egy kimutatásban. Ami stimmel, azzal nem zavarunk.

A lekérdezés gépi kapcsolaton megy, emberi kattintás nélkül. Tételesen jön, és a módosító vagy a sztornó számla is látszik, ezért úgy állítjuk be, hogy a lista egy kijavított számlát ne számoljon kétszer.

A kézzel kiállított számla adata akár négy nappal később jelenik meg a NAV-nál, a számlázó behúzása pedig napokat is késhet. Ezért úgy állítjuk be, hogy a lista ne riasszon minden hiányra azonnal, csak ha egy tétel a szokásos időn túl sem jelent meg.

Ami a NAV-ban nincs – a külföldi cégek számlái, az uniós beszerzés, az import és a nyugta –, azt külön csatornán vesszük a listába, hogy a kép teljes legyen.

Mit jelent ez? – Technikai felhasználó

Olyan, mint egy pótkulcs, amely csak egy ajtót nyit, a főbejáratot nem. A NAV ezt hívja technikai felhasználónak. Nem személy, hanem egy belépési csomag, amelyet a cég elsődleges felhasználója hoz létre, és bármikor törölhet. Nálatok ez annyit tesz: a saját belépésetek a tiétek marad, és látjátok, mit engedtetek.

Mire jó a NAV-adat a saját programban?

Arra, hogy a számlákból ne csak könyvelés legyen, hanem válasz a saját kérdéseitekre: mi hiányzik, mi van kétszer, kinél mennyit költötök, és mennyi kifizetés jön.

  • Párosítás: a számla a megrendelés, a projekt vagy a szállítólevél mellé kerül, és kilóg, ami csak az egyikben van meg.
  • Beszállítói költés: kinél, mire, mennyit költöttetek, hónapra bontva, táblázatgyártás nélkül.
  • Árfigyelés: ha ugyanannak a tételnek emelkedik az egységára, az látszik, mielőtt megszokássá válna.
  • Pénzügyi tervezés: a banki adattal együtt az is, mennyi beérkezett számla vár még kifizetésre.

Szemléltető példa Vegyünk egy többtelephelyes céget, több beszerzővel, ahol havonta negyven-ötven bejövő számla érkezik. Tegyük fel, hogy a lista az első hónapban három dolgot mutat: egy számlát, amelynek náluk nincs nyoma, egy duplán rögzített tételt, és egy beszállítót, akinek az egységárai lassan emelkednek.

A hiányzó számlát egy telefonnal be lehet kérni, a duplát még fizetés előtt ki lehet venni, a beszállítói árakról pedig minden hónapban kész kimutatás áll.

Minta – szemléltető adat.

Kinek való, és kinek nem?

A második listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint az elsőt.

Nektek való, ha:

  • Havonta több tucat bejövő számlátok van, sok beszállítótól.
  • Több telephely vagy több ember intéz beszerzést.
  • A költségkérdésekre napokig tart a válasz.
  • Volt már duplán kifizetett vagy elveszett számla.

Nektek most nem való, ha:

  • Havonta öt bejövő számlátok van – ezt kézzel gyorsabb.
  • A számlázótok behúzza a bejövő számlákat, és a lista nektek így is elég.
  • A könyvelőtök már ad ilyen kimutatást, és elégedettek vagytok vele.
  • Nem akartok technikai felhasználót létrehozni, és a számlázótok sem adja tovább az adatot – enélkül nem megy.

Hogyan zajlik a közös munka?

Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hány bejövő számlátok van havonta, és hol vezetitek ma őket. Utána két út van: a konkrét fejlesztés, vagy a teljes céges átvilágítás, ha a pénzügyön kívül máshol is rendet szeretnétek.

Első lépés

Egy rövid telefonos beszélgetés.

Utána

Részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több csomaggal.

Majd

Fejlesztés, azután átadás és telepítés.

Az átadás után 30 napig

Veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.

Előre megnézzük, hány óra megy el nálatok egy hónapban az egyeztetésre és a hiányzó bizonylatokra. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.

Túl nagy falat?

Kezdjétek egyetlen összekötéssel, a legkevesebb munkával járóval.

Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?

Lekérdezhetők a bejövő számlák adatai a NAV-tól gépi úton?

Igen. A NAV Online Számla gépi kapcsolatán a cég a neki kiállított számlák adatait is lekérdezheti, nem csak a sajátjait. Ehhez technikai felhasználó kell. A lekérdezés tételes, és a módosító vagy sztornó számlák is követhetők rajta.

Mi az a technikai felhasználó, és ki hozza létre?

Nem személy, hanem egy belépési csomag – felhasználónév, jelszó és két kulcs –, amellyel egy program a NAV gépi kapcsolatát használhatja. A cég elsődleges felhasználója hozza létre a NAV Online Számla felületén, ő állítja be a jogait, és ő is törölheti bármikor. A mi munkánkhoz elég a számlák lekérdezésének joga.

A számlák tételsorai is átjönnek, vagy csak az összesítő?

A tételsorok is: a megnevezés, a mennyiség, az egységár és az áfa. A termékkód, ha a szállító egyáltalán feltünteti, az ő saját kódja, ezért a ti cikkszámotokhoz párosítani kell. Egyes nagyon hosszú számláknál, például közműszámláknál, a tételek összevonva is érkezhetnek.

Biztonságos, ha egy program hozzáfér a NAV-os adatainkhoz?

A saját belépéseteket nem adjátok oda: a technikai felhasználó külön kulcs, amely csak arra jó, amire jogot kapott. Ha csak lekérdezési jogot kap, számlát beküldeni vagy módosítani vele nem lehet. Bármikor törölhetitek, és akkor a hozzáférés megszűnik. Csak ahhoz férünk hozzá, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez.

Mire jó ez, ha a számlázónk már behúzza a bejövő számlákat?

A behúzás a számlázóba hozza az adatot, és jellemzően ott is marad. Mi azt tesszük hozzá, ami a számlázón túl van: az összevetést a megrendelésekkel, a projektekkel és a raktárral, a duplák és a hiányok kiszűrését, a beszállítói árak figyelését. Ha a számlázótok adatát gépi úton el tudjuk érni, onnan vesszük át, nem kérjük le kétszer.

Nem a könyvelő dolga ez?

Sok könyvelőprogram maga is lekéri a NAV-adatot, így a könyvelő látja, mi érkezett. Ő azonban a könyveléshez nézi, nem a ti kérdéseitekhez. Ez a lista azt mutatja, amit ti akartok látni: melyik munkára ment, ki rendelte, melyik beszállító drágult. A könyvelő munkáját nem veszi át, legfeljebb kevesebb hiányzó papírt kell kérnie.

Innen hova tovább?

Nézzük meg, mi jön ki a saját NAV-adataitokból

Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hány bejövő számla érkezik havonta, és mi van már a számlázótokban, mi meg megmondjuk, mit lehet belőle kiolvasni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.

Kérek egy rövid telefonos beszélgetést Megnézem, mitől függ az ár

Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.