Digitális munkatárs
Hol van az a szabályzat, amit tavaly kiadtunk?
A cég iratai megvannak. Csak épp senki nem tudja fejből, melyik mappában, és melyik a legfrissebb változat. Adunk egy keresőt, aminek egész mondatban lehet kérdezni – és odaírja, melyik iratból vette a választ. Cégeknek, ahol sok a szabály és kevés az idő.
01Felismerés
Ismerős?
Péntek, háromnegyed négy. Egy kolléga megkérdezi, mennyi kilométerpénz jár, ha a saját autójával megy ki egy ügyfélhez. Valaki azt mondja, hogy erről van szabályzat. Meg is van – három példányban, három mappában, három dátummal. Az egyik PDF, a másik egy Word-fájl, a harmadik egy körlevél melléklete.
Senki nem tudja megmondani, melyik az érvényes. A kolléga inkább megkérdezi a főnököt, aki épp elmenne. Hétfőn a következő kolléga ugyanezt kérdezi meg.
Nem a rendetlenség a baj. A cég tudása egyszerűen sok helyen van, és fejben él.
Ezt a mondatot az AI Start 500 felmérésben ügyvédi irodák, gyártóüzemek és oktatási cégek is megfogalmazták. A céges tudás szétszórt: a tulajdonos fejében van, és elérhetetlenül ott is marad.
Forrás: AI Start 500 felmérés, mmonline.hu
02Változás
Ma így megy – az Okosirodával
- Fájlnévre kell emlékezni a kereséshez.
- Három változat van, három mappában.
- A választ a főnöktől kérdezitek meg.
- Egész mondatban is lehet kérdezni.
- Egy válasz jön, a friss iratból.
- A főnököt csak ritkán kell megkérdezni.
Egy ábrán
Minta – szemléltető adat
A kérdés hétköznapi mondat, nem keresőszó. A válasz mellett mindig ott a forrás: melyik belső dokumentum hányadik pontjából jött. Így ellenőrizhető marad, és nem kell elhinni.
03A megoldás
Hogyan működik?
Összeszedjük, hol vannak az iratok
Közös meghajtó, felhős mappa, e-mail-mellékletek, néha egy dosszié a szekrényben.
Kiderítjük, melyik a friss
Végigmegyünk a fontos iratokon, és eldöntitek, melyik az érvényes.
Feltanítjuk a ti szavaitokra
Nálatok „kiszállás” vagy „helyszíni”? „Bérlap” vagy „bérjegyzék”? Ezt együtt szedjük össze.
A csapat kérdez, nem keresgél
Egy beszélgetős ablak, magyarul: aki tud e-mailt írni, az tudja használni.
Az első lépésnél megnézzük, mi van meg fájlban, és mi az, amit előbb be kell szkennelni. A második sokszor több munka, mint maga a kereső – amit lejártnak jelöltök, azt a kereső nem is fogja idézni. A harmadiknál az a cél, hogy ha a kolléga nem a hivatalos szót írja be, akkor is találjon. A végén pedig minden válasz alatt ott a link arra az iratra, amiből a válasz jött.
Egy teljes eset, az elejétől a végéig
Egy tizenkét fős szerelőcégnél a kolléga beírja: „Mennyi kilométerpénz jár a saját autómra?” A válasz két mondat, alatta egy sor: „Forrás: Gépjármű-használati szabályzat, 2026. március 3., 4. pont.” A kolléga rákattint, és látja a teljes szöveget. Nem kérdezett meg senkit. Két héttel később a cég kiad egy új szabályzatot: a régit lejártnak jelölik, és onnantól a kereső az újat idézi. Aki mégis a régire kérdez rá, azt is megkapja – de mellette ott áll, hogy az már nem érvényes.
04Szótár
Mit jelent ez?
Tudástár
A tudástár nem új program, hanem egy név arra, ami már megvan nálatok: a szabályzatok, az árlisták, a szerződésminták, a gépkönyvek, a betanító anyagok. A tudástár ezek együtt, egy helyen – és úgy, hogy kereshető legyen.
Forrásmegjelölés
Ha egy kolléga azt mondja, „szerintem hat forint”, azt megkérdezitek, honnan tudja. A forrásmegjelölés ugyanez: minden válasz alatt ott áll, melyik iratból és melyik pontból származik. Így egy kattintással ellenőrizhető – és ha nincs forrás, akkor nincs válasz sem.
Jogosultság
A cégben ma is van rend: nem mindenki nézhet bele minden mappába. A jogosultság azt jelenti, ki mit láthat. A kereső ugyanezt a rendet kapja meg: aki nem éri el a bérmappát, az onnan választ sem kap. Bővebben a laikus szótárban.
05Döntés előtt
Kinek való, és kinek nem?
Kinek való?
- Ha sok szabályzat, előírás vagy leírás van, és gyakran kérdeznek rájuk.
- Ha egy kolléga fejében él a legtöbb válasz, és ő túl van terhelve.
- Ha új embert kell betanítani, és mindig ugyanazokat kérdezi.
- Ha ugyanabból az iratból több változat kering.
Kinek nem való?
- Ha az iratok többsége papíron van. Előbb be kell szkennelni – ez külön munka.
- Ha nincs, aki eldöntse, melyik a friss változat. Ezt a döntést nem tudjuk átvenni.
- Ha nem iratokban, hanem a programjaitokban van az adat. Akkor a belső céges asszisztens kell.
- Ha havonta ha egyszer keres valaki valamit. Ennyiért nem éri meg megcsinálni.
06A menet
Hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Ez a szolgáltatás a skála alján van, ezért a konkrét fejlesztés útját ajánljuk. Ez így néz ki: részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több csomaggal. Utána jön a fejlesztés, az átadás és a telepítés. A végén 30 napos bevezetési időszak: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
A másik út a teljes céges átvilágítás. Az akkor jön szóba, ha nem a keresgélés az egyetlen gond, hanem az egész heti működés. Ilyenkor munkavállalónként nézzük végig, mely feladatok válthatók ki, és abból lesz egy sorrend. A fejlesztések utána egyesével készülnek el, mindegyik ugyanezzel a 30 napos bevezetéssel.
Ha ez működik, ugyanezzel a logikával a következő is megcsinálható: a kereső mellé bekerülhet a raktár- vagy a számlázóprogram is. De most nem kell eldöntenetek.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. A megtérülésről: azt szoktuk megnézni, hetente hányszor kérdez valaki olyat, ami le van írva valahol. Ha ez nálatok napi egy-két eset, azt előre megmondjuk, hogy nem éri meg.
07Gyakori kérdések
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Mi lesz a szerződéseinkkel? Kikerülnek valahova?
Nem kerülnek ki nyilvánosra, és nem lesznek másik cég számára hozzáférhetők. Az iratok ott maradnak, ahol ma vannak – a kereső csak olvassa őket. Végigbeszéljük, melyik mappa kerüljön bele és melyik ne. Az adataitok a tiétek maradnak, és bármikor törölhetők.
Mi van, ha rossz választ ad?
Ezért van minden válasz alatt a forrás. Ha valami furcsa, egy kattintással látjátok az eredeti szöveget, és kiderül, hogy a válasz rossz volt-e, vagy a szabályzat homályos. A tapasztalat az, hogy az első hetekben inkább az utóbbi derül ki – és ez önmagában hasznos.
Mennyi munka ez nekünk?
A java az, hogy eldöntitek, melyik irat érvényes. Ez jellemzően pár óra, és nélkülünk is hasznos. A szkennelés, a rendezés és a feltanítás a mi dolgunk. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: ekkor derül ki, mit kérdez a csapat, és ehhez igazítunk.
Ha ez működik, a következő lépés ez lehet: belső céges asszisztens, ami a programjaitokba is belelát. De most nem kell eldöntenetek.
Könyvelőirodákban ez így néz ki: hány óra megy el nálatok a bizonylatok után futással?
Kezdjük
Nézzük meg, mit kérdeznek egymástól hetente
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, milyen kérdések járnak körbe, és megmondjuk, ezek közül mennyi az, amire már ma is van leírt válasz – csak nem találja meg senki.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.