Hol van az a szabályzat, amit tavaly kiadtunk?
A cég iratai megvannak, csak senki nem tudja fejből, melyik mappában vannak, és melyik a legfrissebb változat. Adunk egy keresőt, amelyben egész mondatban lehet kérdezni, és minden válasz alatt megmutatja, melyik irat melyik részéből vette.
Röviden
A belső tudásbázis-kereső a cég saját irataiban (szabályzatok, leírások, sablonok) keres, és egész mondatban feltett kérdésre válaszol, nem kulcsszóra. Minden válasz alatt ott a forrás: melyik dokumentum melyik pontjából jött. Úgy állítjuk be, hogy forrás nélkül ne válaszoljon, és ezt átadás előtt teszteljük.
Frissítve:
Ismerős?
Péntek, háromnegyed négy. Egy kolléga megkérdezi, mennyi kilométerpénz jár, ha a saját autójával megy ki egy ügyfélhez. Valaki azt mondja, hogy erről van szabályzat. Meg is van: három példányban, három mappában, három dátummal.
Senki nem tudja megmondani, melyik az érvényes. A kolléga inkább megkérdezi a főnököt, aki épp elmenne. Hétfőn a következő kolléga ugyanezt kérdezi meg.
Nem a rendetlenség a baj. A cég tudása egyszerűen sok helyen van, és fejben él.
Mi változik, ha kérdezni lehet, nem keresgélni?
- Fájlnévre kell emlékezni a kereséshez.
- Három változat van, három mappában.
- A választ végül a főnöktől kérdezitek meg.
- Egész mondatban is lehet kérdezni.
- A válasz az érvényes iratból jön.
- Alatta a forrás, egy kattintással megnyitható.
Hogyan működik egy belső tudásbázis-kereső?
Összeszedjük, hol vannak az iratok
Közös meghajtó, felhős mappa, e-mail-mellékletek, néha egy dosszié a szekrényben. Ami csak papíron van, azt előbb be kell szkennelni.
Eldöntitek, melyik a friss
Végigmegyünk a fontos iratokon, és ti mondjátok meg, melyik az érvényes. Amit lejártnak jelöltök, azt a kereső lejártként kezeli.
Beállítjuk a ti szavaitokra
Nálatok „kiszállás” vagy „helyszíni munka”? „Bérlap” vagy „bérjegyzék”? Így akkor is talál, ha valaki nem a hivatalos szót írja be.
Átadás előtt kipróbáljuk
Valódi kérdésekkel teszteljük, és úgy állítjuk be, hogy forrás nélkül ne válaszoljon. Utána a csapat kérdez, nem keresgél.
Szemléltető példa Vegyünk egy tizenkét fős céget. A kolléga beírja: „Mennyi kilométerpénz jár a saját autómra?” A válasz két mondat, alatta a forrás: a gépjármű-használati szabályzat 4. pontja. Rákattint, és látja a teljes szöveget.
Amikor a cég új szabályzatot ad ki, a régit lejártnak jelölik, és onnantól a kereső az újat idézi. Aki mégis a régire kérdez rá, azt is megkapja, de mellette ott áll, hogy már nem érvényes.
Kikerülnek a dokumentumaink a cégből?
Az eredeti iratok a helyükön maradnak, de a kereső készít róluk egy kereshető másolatot, és a kérdéshez illő részleteket egy nyelvi modell dolgozza fel. Ezért előre megmondjuk, hol tárolódik a másolat, és hol fut a modell.
Hogy mi kerüljön a keresőbe, azt mappánként ti döntitek el: a bérmappát vagy a szerződéseket ki is lehet hagyni. Ami bekerül, azt úgy állítjuk be, hogy a meglévő jogosultságokat kövesse: aki egy mappát ma nem lát, az onnan választ se kapjon.
A nyelvi modellt céges csomagban használjuk, adatfeldolgozói szerződéssel. Ilyenkor a nagy szolgáltatók a saját feltételeik szerint alapból nem tanítják a modelljeiket a cég adataival; az ingyenes, magánfelhasználói változatokra ez nem igaz.
Ha az is fontos, hogy a feldolgozás az EU-n belül maradjon, a modell EU-s felhőrégióban is futhat, például az Azure, az Amazon Bedrock vagy a Google Vertex AI EU-s régiójában. Bővebben: GDPR és chatbot: hova kerülnek a cég adatai?
Kereshető másolat
A kereső az iratok szövegét kisebb részletekre bontja, és ezekből kereshető másolatot készít, hogy egy kérdéshez gyorsan megtalálja az illő bekezdést. Ez másolat, tehát ugyanúgy védeni kell, mint az eredetit: ott tároljuk, ahol megbeszéljük, és ha egy iratot töröltök vagy lejártnak jelöltök, a másolat is frissül.
Kinek való, és kinek nem?
Kinek való?
- Ha sok szabályzat, előírás vagy leírás van, és gyakran kérdeznek rájuk.
- Ha egy kolléga fejében él a legtöbb válasz, és ő túl van terhelve.
- Ha új embert kell betanítani, és mindig ugyanazokat kérdezi.
- Ha ugyanabból az iratból több változat kering.
Kinek nem való?
- Ha az iratok többsége papíron van. Előbb be kell szkennelni, és ez külön munka.
- Ha nincs, aki eldöntse, melyik a friss változat. Ezt a döntést nem tudjuk átvenni.
- Ha nem iratokban, hanem a programjaitokban van az adat. Akkor a belső céges asszisztens kell.
- Ha nem a céges iratokból kell válasz, csak néha egy szöveg megfogalmazása. Arra egy általános asszisztens céges csomagja is elég: ChatGPT a cégben, vagy saját asszisztens?
- Ha havonta legfeljebb egyszer keres valaki valamit. Ennyiért nem éri meg megcsinálni.
Hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Ennél a témánál jellemzően a konkrét fejlesztés útját ajánljuk:
Telefon
Rövid beszélgetés, kötelezettség nélkül.
Konzultáció
Megnézzük, hol vannak az iratok, és mit kérdeznek róluk a leggyakrabban.
Terv és ajánlat
Írásban, akár több megvalósítási csomaggal.
Fejlesztés, átadás
Rendezés, beállítás, tesztelés és telepítés.
Első 30 nap
Betanítjuk a csapatot, és ahhoz igazítjuk, amit ténylegesen kérdeznek.
Ha közben kiderül, hogy nem a keresgélés az egyetlen gond, hanem az egész heti működés, ott a másik út, a teljes céges átvilágítás. Ha pedig a kereső beválik, mellé kerülhetnek a programjaitok is: ez már a belső céges asszisztens. De ezt most nem kell eldöntenetek.
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Miben más, mint a sima keresés a mappákban?
A mappakereső fájlnevet vagy pontos szót keres, és egy listát ad, amit nektek kell végigolvasni. Ez a kereső egész mondatban feltett kérdésre válaszol, akkor is, ha a kérdés más szavakat használ, mint az irat. A válasz alatt pedig megmutatja, melyik irat melyik részéből vette.
Milyen fájlokból tud dolgozni (PDF, Word, Excel)?
A szokásos irodai formátumokból: PDF, Word, Excel és az e-mailek szövege, mellékletekkel együtt. A beszkennelt lapokat a gép elolvassa, de a rossz minőségű vagy kézzel írt oldalakat érdemes ellenőrizni. Ami csak papíron létezik, azt előbb be kell szkennelni.
Megmondja, melyik dokumentumból vette a választ?
Igen, ez a lényege. Minden válasz alatt ott a forrás: az irat neve, dátuma és a pontja, egy kattintással megnyitható. Úgy állítjuk be, hogy forrás nélkül ne válaszoljon, és ezt átadás előtt teszteljük.
Hozzáfér a bizalmas anyagokhoz is?
Csak ahhoz, amit ti beengedtek. Mappánként döntitek el, mi kerüljön a keresőbe; a bérmappát például ki is lehet hagyni. Ami bekerül, azt úgy állítjuk be, hogy a meglévő jogosultságokat kövesse: aki egy mappát ma nem láthat, az onnan a keresőtől se kapjon választ.
Mi történik, ha egy dokumentum elavul?
Lejártnak jelölitek, és onnantól a kereső nem érvényesként kezeli: ha valaki mégis rákérdez, a válasz mellett ott áll, hogy már nem érvényes. Az új változatot ugyanoda töltitek fel, ahová eddig. Hogy ez a gyakorlatban is így működjön, azt a 30 napos bevezetés alatt együtt ellenőrizzük.
Nézzük meg, mit kérdeznek egymástól hetente
Egy rövid telefon, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, milyen kérdések járnak körbe, és megmondjuk, ezek közül mennyire van már ma is leírt válasz, csak nem találja senki.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.