Megint nem jött el az, akire egy órát vártatok
Egy le nem mondott időpont nem csak egy üres óra. Az a hely is, amit odaadhattatok volna másnak, aki hetek óta várt rá. Az online időpontfoglaló minden szabad helyet megmutat, az emlékeztető magától kimegy, a lemondás pedig azonnal felszabadítja a helyet.
Mindenkinek, aki előre egyeztetett időpontokra dolgozik.
Röviden
Az online időpontfoglaló azt jelenti, hogy az ügyfél a weboldalon maga választ szabad időpontot, és automatikus visszaigazolást, majd emlékeztetőt kap előtte. A naptár a ti szabályaitok szerint működik: ti mondjátok meg, mennyi szünet kell, meddig lehet lemondani, és mit tegyen a rendszer a felszabaduló hellyel.
Frissítve:
Ismerős?
A bérleti díj, a fűtés és a bér ugyanannyi.
Csütörtök, negyed tizenegy. A kolléga már tizenöt perce nézi az ajtót. A tízórás vendég nem jött el, és nem is szólt. Tegnap még volt két telefonáló, akiknek azt mondtátok: „sajnos csütörtökön tele vagyunk.”
Délután ugyanez megismétlődik. A napból így lesz hat foglalt óra helyett négy – miközben a bérleti díj, a fűtés és a bér ugyanannyi.
Ez ritkán hanyagság: egy hetekkel korábban lefoglalt időpontot könnyű elfelejteni. Egy időben kiküldött emlékeztető épp ezt a rést zárja be – és aki mégsem tud jönni, egy kattintással le is mondhatja.
Ma így megy – és így menne
- Telefonon foglalnak, munkaidőben.
- Az emlékeztetőt akkor küldi valaki, ha ráér.
- A lemondott hely üresen marad.
- Este tízkor is le tud foglalni.
- Az emlékeztető magától megy, időben.
- A felszabadult hely azonnal látszik.
Hogyan működik?
Négy lépés. A második dönti el, hogy működni fog-e – azok a szabályok a tieitek.
A felület
Kirakjuk a szabad időpontokat oda, ahol keresnek
Az időpontfoglaló a saját oldalatokra kerül, és a közösségi oldalatokról is elérhető egy gombbal. A vendég látja, mi szabad, kiválasztja, megadja a nevét. Ennyi. Telefonálni nem kell.
A szabályok
Ti mondjátok meg a szabályokat
Meddig lehet lemondani. Mennyi szünet kell két időpont közé. Ki melyik szolgáltatásra foglalható. Kell-e előleg. Ezek nem beállítási apróságok – ezek döntik el, hogy működni fog-e.
Emlékeztető
Az emlékeztető magától megy ki
A recept egyszerű: ha közeledik az időpont, akkor szóljunk. Egy nappal előtte e-mail vagy SMS, benne a lemondás linkjével. Aki lemond, az nem meg nem jelenés, hanem egy felszabadult hely.
Várólista
A felszabadult hely nem vész el
Ha valaki lemond, az időpont azonnal foglalhatóvá válik. Ha van várólista, arról szólunk annak, aki jelezte, hogy hamarabb jönne. Így lesz a lemondásból új foglalás.
Minta – szemléltető adat
Egy végigvitt példa
Szemléltető példa Tóth Péter vasárnap este foglal időpontot a szervizbe, a telefonjáról, kedd délelőtt tízre. Rögtön kap egy visszaigazolást, benne a cím és az, mit hozzon magával. Hétfő délelőtt megérkezik az emlékeztető, alatta egy „nem tudok jönni” link. Péter rákattint, mert közbejött neki valami – kedden reggel nyolckor. A tízórás hely azonnal szabaddá válik az oldalon, és megy egy üzenet Kovács Annának, aki a várólistán jelezte, hogy hamarabb jönne. Kedden tízkor nem üres a műhely. Nálatok ebből annyi látszik, hogy megváltozik egy név a naptárban.
Mit jelent ez?
Három szó, ami előkerül majd a beszélgetésben. Egy-egy hétköznapi mondat mindegyikre.
Az a vendég, aki lefoglalta az időpontot, de nem jött el, és nem is szólt. Ezt hívják no-show-nak. Nálatok ez nem egy fogalom, hanem egy üres óra, amit valaki más szívesen elvitt volna.
Ismeritek a naptárból a „15 perc múlva” jelzést. Az emlékeztető ugyanez, csak a vendégnek megy, e-mailben vagy SMS-ben. Nálatok annyit tesz, hogy nem a kolléga telefonál végig húsz embert minden reggel.
Olyan, mint a vonatjegynél a visszaváltási határidő. A lemondási ablak az az idő, ameddig díjmentesen le lehet mondani. Ti állítjátok be, hány óra legyen – és hogy utána mi történjen. Mikor nem éri meg fejleszteni?
Kinek való, és kinek nem?
A második listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint az elsőt.
Ez való nektek, ha…
- Előre lefoglalt időpontokra dolgoztok, és van üresen maradó óra.
- Valaki minden reggel végigtelefonálja a másnapi vendégeket.
- Munkaidőn kívül is keresnek, de olyankor nincs, aki felvegye.
- Van olyan időszak, amikor tele vagytok, és el kell utasítanotok embereket.
Ez most nem nektek való, ha…
- Sorszám alapján, foglalás nélkül fogadtok mindenkit.
- Napi két-három időpontotok van – annak elég egy füzet.
- A vendégeitek szinte kizárólag személyesen egyeztetnek, és ez így is működik.
- Most cseréltek szakmai programot, amiben van saját naptár – várjátok meg.
- Már van egy havidíjas foglalóprogramotok, ami mindent tud, amire szükségetek van – akkor maradjatok nála.
Hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Ez a szolgáltatás szinte mindig a konkrét fejlesztésre fut ki – ez az egész oldal egyik legkisebb lépcsője.
Rövid telefon
Elmondjátok, hogyan megy ma a foglalás. Mi megmondjuk, van-e vele érdemi dolgunk.
Részletes konzultáció
Végigvesszük a szabályokat: lemondás, szünetek, előleg, ki mire foglalható.
Terv és árajánlat
Írásos, tételes ajánlatban, akár több megvalósítási csomaggal.
Átadás és 30 nap
Betanítjuk a csapatot, és menet közben finomítjuk a lemondási szabályokat és az emlékeztető szövegét.
Teljes céges átvilágítás: ha nemcsak a foglalás kézi, hanem a számlázás, a visszahívás és a nyilvántartás is, akkor érdemes tágabban nézni.
Az ár: a felmérés után, írásos ajánlatban adjuk meg.
A megtérülésről őszintén: ez az a szolgáltatás, ahol a legegyszerűbb előre számolni. Vegyétek elő, hány üres óra volt múlt hónapban, és mennyit ér nálatok egy óra. Ha ebből nem jön ki értelmes szám, azt is megmondjuk.
Ha ez működik, a következő lépés az lehet, hogy a weboldal ne csak kirakat legyen, hanem dolgozzon is nektek.
Szállást adtok ki? Akkor inkább ez a tiétek: saját foglalási oldal szállásadóknak. De most nem kell eldöntenetek.
Gyakori kérdések
Amit ilyenkor a leggyakrabban meg szoktak kérdezni tőlünk.
Nem elég egy ingyenes, kész időpontfoglaló?
Sok esetben igen – ha egy meglévő, havidíjas foglalóprogramotok mindent tud, amire szükségetek van, azt nem cseréljük le csak azért, hogy legyen valami sajátotok. Egyedi fejlesztés főleg akkor éri meg, ha a foglalást össze kell kötni a többi programotokkal, vagy a szabályaitok annyira sajátosak, hogy egy kész rendszerbe nem férnek bele.
Az idősebb ügyfeleink nem fognak online foglalni.
Egy részük valóban nem fog, és ez rendben van. A telefon marad: a kolléga ugyanabba a naptárba írja be őket, tehát nem lesz két külön nyilvántartás. Az emlékeztetőt viszont ők is megkapják, SMS-ben – nekik ez különösen jól jöhet, mert nem kell fejben tartaniuk, mikor is volt az időpont.
Mennyibe kerül az SMS-küldés?
Az e-mailes emlékeztetőnek jellemzően nincs külön díja. Az SMS-nek van: darabáras, és azt a küldő szolgáltatónak fizetitek, nem nekünk. A felméréskor megmondjuk, havonta hány üzenetről lehet szó nálatok, hogy előre lássátok a nagyságrendet.
Mi lesz a vendégeink adataival?
Csak az kerül be, ami a foglaláshoz kell: név, elérhetőség, a választott időpont. Külön egészségügyi mezőt nem kérünk be – ha nálatok már maga a szolgáltatás típusa érzékeny adatnak számít, azt veletek egyeztetve, fokozott védelemmel kezeljük. Az adatok a ti tulajdonotokban maradnak.
Nézzük meg, hány üres óra volt nálatok múlt hónapban
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogyan megy ma a foglalás, és megmondjuk, mennyi ebből az, ami magától menne – és azt is, ha szerintünk nem éri meg belevágni.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.