Már megint hiányzik három nap a menetlevélből
A céges autókról hónap végén derül ki, hogy nem tudja senki, hol jártak. Mi úgy csináljuk meg, hogy ne kelljen visszaemlékezni: az utak maguktól kerülnek fel, a sofőrnek csak annyi a dolga, hogy megadja, mi volt az út célja, kihez ment, és céges volt-e.
Ez a digitális menetlevél – bármilyen márkájú céges autóra, ahol a kollégák sok címen fordulnak meg.
Röviden
A digitális menetlevél (elektronikus útnyilvántartás) azt jelenti, hogy az utak időpontja, útvonala és a megtett kilométer magától rögzül, a kollégának pedig csak az út célját, a felkeresett partnert és a céges vagy magán jelölést kell megadnia. Az út célja tehát nem rögzül magától – pedig a NAV szerint az útnyilvántartásnak ez is kötelező része.
Frissítve:
Ismerős?
Két és fél óra, ami nem kerül számlára.
Szerda délelőtt, egy hatfős cég irodájában. A könyvelő e-mailt küld: hiányzik két kisbusz áprilisi útnyilvántartása. Az irodavezető előveszi a mappát. Az egyik kocsi füzetében március 28-ig van bejegyzés, aztán semmi.
Felhívja a kollégát, aki a kocsit vitte. Hova mentél áprilisban? A válasz: mindenhova. A telefonján megvannak a munkalapok, azokból ki lehet találni a címeket – csak épp a kilométerek nem. Az irodavezető megnyitja a térképet, és egyesével kikeresi a távolságokat. Két és fél óra.
Ez a két és fél óra nem kerül számlára. Attól még minden hónapban elmegy.
Nem vagytok egyedül ezzel: sok cégnél ma is füzetben vagy táblázatban készül az útnyilvántartás, mert az gyors, és mindenki érti. A baj ott kezdődik, hogy egy idő után több változat kering ugyanabból a táblázatból, és senki nem tudja, melyik az igazi.
A füzet helyett a telefon vagy maga az autó jegyzi fel, mikor hova mentetek. A digitális menetlevél – sokan elektronikus menetlevélnek hívják – pontosan ugyanazt tartalmazza, mint a papír, csak nem utólag, emlékezetből készül. Hogy nálatok mi kell bele, azt a könyvelőtök mondja meg. A digitális menetlevél a szótárban.
Szerda délelőtt
A könyvelő e-mailt küld: hiányzik két kisbusz áprilisi útnyilvántartása.
A mappában
Az egyik kocsi füzetében március 28-ig van bejegyzés, aztán semmi.
Egy telefon után
A munkalapokból a címek kijönnek – a kilométerek nem.
Két és fél óra
Az irodavezető a térképen, egyesével keresi ki a távolságokat.
Mi változik?
- A sofőr utólag írja be a füzetbe.
- Hónap végén hiányzik pár nap.
- A kilométert térképről keresitek ki.
- Az út magától felkerül a listára.
- Ami megtörtént, az ott van.
- A távolságot magától kiszámolja.
Hogyan működik?
Négy lépés. Az elsőnél derül ki, hogy egyáltalán kell-e bármit beszerelni.
1. lépés
Megnézzük, mi van már ma az autóitokban
Ez az első és a legfontosabb lépés. Van, ahol a gyártó gyárilag kiadja az autó adatait – ez ma igazoltan a Teslánál működik így, beszerelés nélkül. Van, ahol már van nyomkövető, csak nem készül belőle menetlevél. És van, ahol nincs semmi – ott a legkisebb beavatkozást választjuk.
A nyomkövetés azt mutatja, hol van most a kocsi. Az útnyilvántartás azt, hogy a hónapban hova ment. Sok cégnél megvan az első, de a második ettől még kézzel készül. Nálunk a második a cél – az első csak eszköz hozzá.
2. lépés
Ahol nincs semmi, ott a legkisebb beavatkozást választjuk
Két irány van. Vagy a sofőr telefonján fut egy alkalmazás, ami induláskor és érkezéskor rögzít. Vagy egy kis eszköz kerül a műszerfal alatti csatlakozóba – bedugjátok, és kész, nem kell hozzá szerelő.
3. lépés
A sofőr megadja, hova ment, és hogy céges volt-e
Beállítjuk a szabályt: mondjuk munkaidőben minden út alapból céges, azon kívül magán – ezt a sofőr egy kattintással felülbírálhatja. A NAV-nak az útnyilvántartásban az utazás célja és a felkeresett partner is kell: ezt a naptárból vagy a munkalapból felkínáljuk, hogy elég legyen rábökni, ne kelljen begépelni.
4. lépés
Hónap végén ott a kész lista
Autónként és sofőrönként: az utak tételesen, a kilométerek összeadva, a céges és magán arány, mellette a tankolások vagy töltések. Egy kattintás, és mehet a könyvelőnek.
Olyan, mint amikor a bankszámlakivonatot összevetitek a blokkjaitokkal. A tankkártya-egyeztetés az, amikor a tankolásokat összepárosítjuk az autókkal és az utakkal. Így kiderül, ha egy tankolás nem illik sehova – és az is, ha egy autó gyanúsan sokat fogyaszt.
Egy végigvitt példa
Szemléltető példa Vegyünk egy hatfős céget, négy kisbusszal, ahol a kollégák napközben ügyfeleknél dolgoznak. Kedden az egyik kolléga reggel héttől délután ötig öt címen jár. Nem ír fel semmit – este a telefonján öt út vár rá, sorban, címmel és kilométerrel. Négynél a munkalapjaiból felkínált listából kiválasztja, kihez és miért ment, és meghagyja cégesnek; az ötödiket, amikor hazafelé beugrott a boltba, átállítja magánra. Néhány kattintás az egész.
Csütörtökön tankol, a számlát ott a kútnál lefotózza. Hónap végén az irodavezető megnyit egy oldalt: négy kocsi, sofőrönként a havi kilométer, a céges és magán arány, és mellette az a hét tankolás, ami ehhez a hónaphoz tartozik. Az egyiknél nincs meg a számla – ez az egy tétel az, amit meg kell keresni. Nem mind a hét.
Kinek való, kinek nem
A második listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint az elsőt.
Ezekben a helyzetekben érdemes
- Ha három autótól felfelé van flottátok, és többen vezetik őket.
- Ha a kollégák terepen dolgoznak, és sok címen fordulnak meg naponta.
- Ha a könyvelő rendszeresen hiányzó útnyilvántartást kér.
- Ha a kollégák hazaviszik az autót, és keveredik a magánút.
Ezekben viszont mi mondjuk, hogy ne
- Ha egy-két autótok van, és mindig ugyanaz vezeti – ezt kézzel gyorsabb.
- Ha csak Tesla van a flottában – akkor a Tesla-flottakezelés a rövidebb út, mert ott semmit nem kell beszerelni.
- Ha a kollégák a saját autójukkal járnak – az más nyilvántartás, kezdjétek a könyvelőtökkel.
- Ha most cserélitek le a flottát vagy a flottakövetőt – várjátok meg.
És amit előre tisztázunk: nem minden márkánál működik ugyanaz. Van, ahol a gyári kapcsolat elég, van, ahol kell egy kis eszköz vagy a telefon. Ez az első beszélgetésen kiderül, autótípusonként – és ha valamelyik kocsinál nincs jó út, azt is megmondjuk.
Hogyan zajlik?
Minden rövid telefonos beszélgetéssel indul. Innen két út vezet tovább, és ennél a munkánál általában az elsőt ajánljuk.
Konkrét fejlesztés: részletes konzultáció → a lehetőségek átnézése, autótípusonként → terv és árajánlat, akár több megvalósítási csomaggal → fejlesztés → átadás és telepítés → 30 napos bevezetési időszak, betanítással és szükség szerinti finomításokkal.
Teljes céges átvilágítás: ha nemcsak az autók körül van kézi munka, hanem a munkalapoknál, a számláknál és a heti beosztásnál is. Ilyenkor munkavállalónként nézzük végig, mely feladatok válthatók ki, és abból készül priorizált, hosszú távú terv.
Az árat a felmérés után, írásos ajánlatban adjuk meg.
A megtérülést előre megnézzük: hány óra megy el havonta a menetlevelekre, és mennyi tankolás az, ami ma nincs hozzárendelve senkihez.
Ha ez működik, ugyanezzel a logikával a tankolási számlák is bekerülhetnek ide, egy helyre a többi bejövő számlával. De most nem kell eldöntenetek.
Ha csak Tesla van a flottában
Akkor a rövidebb út való nektek: ott az autó gyárilag küld magáról adatot, és semmit nem kell beszerelni.
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Mi a különbség a menetlevél és az útnyilvántartás között?
A hétköznapi szóhasználatban a kettőt gyakran ugyanarra mondják: a céges autók útjainak nyilvántartására. A NAV útnyilvántartásról beszél, és a járművekkel kapcsolatos költségelszámolás alapbizonylatának tekinti; a tartalmát írja elő, a formáját nem.
Honnan jönnek az utak adatai?
Attól függ, mi van már az autóban. Van, ahol az autó gyárilag küld adatot magáról – ez ma igazoltan a Teslánál működik így –, van, ahol a sofőr telefonján fut egy alkalmazás, és van, ahol egy kis eszköz kerül a műszerfal alatti csatlakozóba. Az indulás, az érkezés és a kilométer mindhárom esetben magától rögzül; az utazás célját és a felkeresett partnert viszont a sofőrnek kell megadnia.
Hogyan válik szét a céges és a magánút?
Beállítunk egy alapszabályt – például munkaidőben minden út céges, azon kívül magán –, amit a sofőr egy kattintással felülbírálhat, ha egy adott út mégis a másik kategóriába tartozik. A magánutak részleteit nem is rögzítjük, csak azt, hogy magán volt, és hány kilométer.
Mit kell tartalmaznia az útnyilvántartásnak a NAV szerint?
A NAV szerint kötelező elemei: a gépjármű típusa és rendszáma, az alkalmazott üzemanyagnorma, a kilométeróra állása az év elején és végén, az utazás időpontja és célja, a felkeresett üzleti partner, valamint a megtett kilométer. Erre a listára épül a mi menetlevelünk is.
Mi történik, ha valaki elfelejti megjelölni egy út célját?
Az adott út hiányos tételként marad a listán – nem tűnik el, és nem kell utólag az egész hónapot emlékezetből összerakni. A sofőr vagy az irodavezető bármikor pótolhatja, és hónap végén csak ezt az egy-két tételt kell megkeresni, nem az összes utat.
Nézzük meg, hány óra megy el a menetlevelekre nálatok
Egy rövid telefon. Elmondjátok, hány autótok van, milyen típusúak, és ki vezeti ma a nyilvántartást – mi pedig megmondjuk, mivel érdemes kezdeni. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.
Nem kell most eldöntenetek semmit.