Digitális munkatárs
Mi lenne, ha elég lenne megkérdezni?
Naponta tízszer hangzik el ugyanaz a kérdés a cégetekben: hol tart a rendelés, kiszámláztuk-e már, mennyi van raktáron. A válasz mindig megvan valahol – csak épp három program és két kolléga között. Kaptok egy chatablakot, ami ezt a keresgélést leveszi rólatok.
01Felismerés
Ismerős?
Kedd, negyed tizenegy. Kata az értékesítésről visszahív egy ügyfelet, aki a múlt heti szállítmányról kérdez. Megnyitja a raktárprogramot: ott csak annyi látszik, hogy kiment. A fuvarlevelet a kolléga kapta e-mailben, ő viszont épp szabadságon van. A számlát a könyvelőprogramban kellene megnézni, ahhoz Katának nincs jogosultsága.
Marad, amit ilyenkor mindenki csinál: megkérdezi a főnököt. A főnök épp tárgyal. Kata megígéri az ügyfélnek, hogy visszaszól. Este még mindig nyitva van négy fül a böngészőjében.
Ez nem húsz perc egyszer. Ez húsz perc naponta, öt embernél.
Nem a ti cégetek különleges ebben. Az AI Start 500 felmérésében ügyvédi irodák, gyártóüzemek és oktatási cégek is ugyanazt fogalmazták meg. A céges tudás szétszórt: a tulajdonos fejében van, és elérhetetlenül ott is marad.
Forrás: AI Start 500 felmérés, mmonline.hu
02Változás
Ma így megy – az Okosirodával
- Három programban keresgél a kolléga.
- Aki tudná a választ, épp szabadságon van.
- Hetente ugyanazt kérdezitek meg újra.
- Egy helyre írja be a kérdést.
- A válasz akkor is megvan.
- Aki kérdez, az meg is kapja.
Minta – szemléltető adat
03A megoldás
Hogyan működik?
Megnézzük, mit kérdeztek egymástól
Leülünk egy órára, és összeírjuk a visszatérő kérdéseket – nem programokat nézünk elsőként, hanem azt, ki kitől szokta megkérdezni ugyanazt.
Összekötjük azokkal a helyekkel, ahol a válasz van
Számlázó, raktárprogram, táblázatok, közös mappa, e-mail: ahol lehet, csak olvasunk – írni fizikailag nem tud.
Megmondjuk neki, mihez nyúlhat és mihez nem
Végigmegyünk azon, ki mit láthat ma a cégben, és ugyanezt a rendet kapja meg a digitális kolléga is.
A csapat egy ablakban kérdez
Nincs új program, amit meg kell tanulni: egy beszélgetős ablak, magyarul, egész mondatokkal.
Ebből derül ki, mit érdemes egyáltalán megcsinálni. Amit ma láttok ezekben a programokban, azt holnap is ugyanúgy fogjátok látni: ami senkinek nem jár, ahhoz a digitális kolléga sem fér hozzá. Aki tud e-mailt írni, az tudja használni.
Egy teljes eset, az elejétől a végéig
Kata beírja: „Mikor ment ki a Kovács Bt. múlt heti rendelése, és kiszámláztuk már?” Ott a válasz, mire végiggondolná, kit kellene megkérdeznie: kiszállítva kedden, a fuvarlevél száma ez, a számla kiállítva szerdán, még nincs kiegyenlítve. Mellette egy sor, hogy ezt az adatot a raktárprogramból és a számlázóból vette. Kata visszahívja az ügyfelet, mire az kiissza a kávéját. Délután a főnök beírja: „Mi az öt legnagyobb nyitott számlánk?” – és megkapja listában, anélkül hogy bárkit megkérdezett volna.
04Szótár
Mit jelent ez?
Belső asszisztens
Ismeritek azt a kis chatablakot, ami egy webshop sarkában felugrik, és az ügyfélnek válaszol: ezt hívják chatbotnak. Ez nem az. A belső asszisztens befelé néz: nem az ügyfél kérdez tőle, hanem a saját csapatotok. Kifelé senki nem látja, hogy létezik.
Jogosultság
A cégben ma is van rend: nem mindenki nézhet bele a bérekbe. A jogosultság azt jelenti, ki mit láthat. A digitális kolléga is ezt a rendet kapja meg – és a beszélgetéseknél utólag is látszik, ki mit kérdezett és mire kapott választ. Bővebben a laikus szótárban.
Honnan tudja a választ?
Nem fejből tudja, és nem is találgat. Minden válasz mellé odaírja, melyik programból vagy melyik iratból vette. Ha valamit nem talál, azt mondja, hogy nem találja – nem gyárt hozzá egy hihetőnek hangzó számot.
05Döntés előtt
Kinek való, és kinek nem?
Kinek való?
- Ha ugyanaz a kérdés naponta többször körbejár a cégben.
- Ha a válaszhoz két-három programba is be kell lépni.
- Ha egy kolléga szabadsága alatt megáll a válaszadás.
- Ha a vezető csak úgy lát rá a számokra, ha valakit megkér.
Kinek nem való?
- Ha hárman vagytok, és mindenki mindent lát. Ilyenkor gyorsabb egymáshoz szólni.
- Ha a programjaitokból ma sem lehet adatot kiszedni. Előbb az összekötés jön.
- Ha egyetlen, mindig ugyanolyan lépést akartok kiváltani. Arra recept kell, nem kolléga: mikor elég egy recept?
- Ha a lényeg csak dokumentumokban van, programokban nem. Akkor a belső tudástár-kereső olcsóbb és gyorsabb.
06A menet
Hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Ha ez a téma, jellemzően a konkrét fejlesztés útját ajánljuk. Ez így néz ki: részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több megvalósítási csomaggal. Utána jön a fejlesztés, az átadás és a telepítés. A végén 30 napos bevezetési időszak: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ha közben kiderül, hogy a cégben ennél sokkal több minden megy kézzel, van egy másik út is: a teljes céges átvilágítás. De ezt most nem kell eldöntenetek.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. Azt szoktuk előre megnézni, hány óra megy el hetente a keresgélésre. Ha nem jön ki belőle értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
07Gyakori kérdések
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Hozzáfértek majd a cég összes adatához?
Csak ahhoz, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez. A felmérésen végigmegyünk programonként, hogy mi az, amit egyáltalán olvasnia kell. Ami nem kell, azt nem is kapja meg. Ahol lehet, csak olvasási hozzáférést kérünk, hogy a rendszereitekbe írni fizikailag ne tudjon. Az adataitok a tiétek maradnak, és bármikor törölhetők.
Mi van, ha rosszat mond?
Ez a jogos kérdés. Ezért írja oda minden válasz mellé, honnan vette az adatot – így egy kattintással ellenőrizhető. A kényes területeket eleve kizárjuk: amire nem szeretnétek, hogy válaszoljon, azt nem válaszolja meg, hanem szól, hogy kérdezzetek meg egy kollégát. A döntés végig emberé marad.
Meddig tart, amíg a kollégák megszokják?
Nincs új program és nincs tanfolyam: egy beszélgetős ablak van, magyarul. A tapasztalat az, hogy az első pár nap a kérdésfeltevésről szól – mit érdemes megkérdezni tőle egyáltalán. Ezt az átadás utáni 30 napban közösen csináljuk végig, és ekkor finomítunk azon is, hogyan válaszol.
Ha ez működik, a következő lépés ez lehet: külön jogosultságú digitális kollégák munkaterületenként. De most nem kell eldöntenetek.
Kereskedő cégeknél ez így néz ki: a bolt, a webshop és a raktár mind mást mond.
Kezdjük
Nézzük meg, mit kérdeztek egymástól a cégben
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, ki kitől szokta megkérdezni, hol tart valami – és megmondjuk, ebből mennyi az, amihez holnaptól nem kellene embert megkérdezni.
Nem kell most eldöntenetek semmit.