Mi lenne, ha elég lenne megkérdezni?
Hol tart a rendelés, kiszámláztuk-e már, mennyi van raktáron: a válasz megvan valahol, csak három program és két kolléga között. Kaptok egy chatablakot, ahol magyarul, egész mondatban lehet kérdezni, és a válasz a cégetek saját programjaiból jön, forrással.
Röviden
A belső céges AI-asszisztens egy chatablak a munkatársaknak, amely a cég saját programjaiból és irataiból válaszol, és minden válasz mellé odaírja, honnan vette. Csak ahhoz fér hozzá, amihez engedélyt kap. Alapból csak olvas; ha egy lépést el is intéz, például adatot visz át egyik programból a másikba, azt jóváhagyáshoz kötjük.
Frissítve:
Ismerős?
Szemléltető példa Kedd, negyed tizenegy. Kata visszahív egy ügyfelet, aki a múlt heti rendeléséről kérdez. A raktárprogramban csak annyi látszik, hogy kiment. A szállítólevelet egy kolléga kapta e-mailben, de ő szabadságon van, a számlázóhoz pedig Katának nincs hozzáférése.
Marad, amit ilyenkor mindenki csinál: megkérdezi a főnököt. A főnök épp tárgyal, Kata megígéri az ügyfélnek, hogy visszaszól, és este még mindig négy fül van nyitva a böngészőjében.
Ez nem balszerencse. Így megy minden héten, több kollégánál is.
Mi változik, ha van egy ilyen chatablak?
- Három programban keres, aki választ akar.
- Aki tudná a választ, épp szabadságon van.
- Ugyanazt a kérdést hetente többen is felteszik.
- Egyetlen ablakba írja be a kérdést.
- A válasz akkor is megvan, ha ő nincs bent.
- Mellette a forrás, egy kattintással ellenőrizhető.
Mit tud a belső céges asszisztens, és hol a határ?
Kérdésre válaszol a cég programjaiból és irataiból, kimutatást állít össze, és ha engeditek, egy-egy lépést el is intéz. Amihez nincs hozzáférése, arról nem tud, és a döntés végig nálatok marad.
- Lekérdez: hol tart egy rendelés, kiment-e a számla, mennyi van raktáron.
- Összesít: a hónap nyitott számlái, a héten lejáró ajánlatok, egy ügyfél eddigi rendelései.
- Elintéz, jóváhagyással: adatot visz át egyik programból a másikba, vagy kiküld egy előre megírt levelet.
A határ: nem dönt helyettetek, és nem lát bele abba, amihez nem kapott jogot. Ha egy lépésnek következménye van, például pénzt vagy ügyfelet érint, azt egy kolléga hagyja jóvá.
Hogyan működik?
Összeírjuk, mit kérdeztek egymástól
Nem a programokkal kezdünk, hanem azzal, ki kitől szokta megkérdezni ugyanazt. Ebből derül ki, mit érdemes egyáltalán megcsinálni.
Összekötjük a helyekkel, ahol a válasz van
Számlázó, raktárprogram, táblázatok, közös mappa, e-mail. Alapból csak olvasási hozzáférést kap, és ahol írnia is kell, ott jóváhagyást kér.
Megkapja a cég jogosultsági rendjét
Úgy állítjuk be, hogy aki a számlázót ma nem látja, az onnan az asszisztenstől se kapjon választ.
Átadás előtt kipróbáljuk
Valódi kérdésekkel teszteljük, olyanokkal is, amelyekre nincs válasz az anyagaitokban, és úgy állítjuk be, hogy forrás nélkül ne válaszoljon.
Szemléltető példa Vegyünk egy tizenkét fős céget, ahol rendelésekkel, szállítólevelekkel és számlákkal dolgoznak. Délelőtt Kata megkérdezi, kiment-e a Minta Kft. rendelése, és a raktárprogram meg a számlázó adatát kapja, forrással.
Délután az ügyvezető azt írja be: „Kiknél a legnagyobb a kintlévőség?” Listát kap a számlázóból, és az egyes tételekre is rákérdezhet. Senkinek nem kell táblázatot küldenie senkinek.
Hol fut a nyelvi modell, és mi történik az adatokkal?
Két külön kérdés: hol tárolódnak a kérdések és a fájlok, és hol fut a nyelvi modell, vagyis az a program, amelyik a választ megfogalmazza. Mindkettőt a szolgáltató és a beállítás dönti el, ezért ezt veletek együtt választjuk ki.
Céges csomagban a nagy szolgáltatók (OpenAI, Microsoft, Anthropic, Google) a saját feltételeik szerint alapból nem tanítják a modelljeiket a cég adataival. Az ingyenes, magánfelhasználói változatokra ez nem igaz, ezért céges adat nálunk csak céges csomagba kerül, adatfeldolgozói szerződéssel.
Ha az is fontos, hogy a feldolgozás az EU-n belül maradjon, arra több út van: az Azure EU-s adatzónája, az Amazon Bedrock vagy a Google Vertex AI EU-s végpontja, illetve az OpenAI API európai régiója. A Claude-modellek például a gyártó saját API-ján nem, csak a Bedrockon vagy a Vertexen futtathatók EU-s régióban.
A beszélgetések naplója is adat. Előre leírjuk, mit rögzít, ki láthatja és meddig őrizzük, és ezt a kollégáknak is elmondjuk.
AI Act
Az uniós AI-szabályozás. Egy belső asszisztens, amelyik kérdésekre válaszol és kimutatást készít, a belső tudáskeresőhöz hasonlóan nem számít magas kockázatúnak; szigorúbb szabályok akkor jönnek, ha például dolgozókat értékelne. Ügyfeleknek szóló chatablaknál 2026. augusztus 2. óta jelezni kell, hogy gép válaszol; mi a belső ablakban is jelezzük. A betanítás az AI-jártasságot is szolgálja, vizsga vagy tanúsítvány nélkül. Bővebben: AI Act kisvállalkozónak.
Kinek való, és kinek nem?
Kinek való?
- Ha ugyanaz a kérdés naponta többször körbejár a cégben.
- Ha a válaszhoz két-három programba is be kell lépni.
- Ha egy kolléga szabadsága alatt megáll a válaszadás.
- Ha a vezető csak úgy lát rá a számokra, ha valakit megkér.
Kinek nem való?
- Ha hárman vagytok, és mindenki mindent lát. Ilyenkor gyorsabb egymáshoz szólni.
- Ha a programjaitokból ma sem lehet adatot kiszedni. Előbb a programok összekötése jön.
- Ha egyetlen, mindig ugyanolyan lépést akartok kiváltani. Arra recept kell, nem kolléga: mikor elég egy recept?
- Ha a lényeg csak dokumentumokban van, programokban nem. Akkor a belső tudástár-kereső a kisebb lépés.
Hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Ennél a témánál jellemzően a konkrét fejlesztés útját ajánljuk:
Telefon
Rövid beszélgetés, kötelezettség nélkül.
Konzultáció
Megnézzük, mit kérdeztek egymástól, és melyik programból jön a válasz.
Terv és ajánlat
Írásban, akár több megvalósítási csomaggal.
Fejlesztés, átadás
Összekötés, beállítás, tesztelés és telepítés.
Első 30 nap
Betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ha közben kiderül, hogy a cégben ennél sokkal több minden megy kézzel, ott a másik út, a teljes céges átvilágítás. Ha pedig az asszisztens beválik, ugyanezzel a logikával jöhetnek a munkaterületenkénti digitális kollégák. De ezt most nem kell eldöntenetek.
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Miben más ez, mint ha mindenki ChatGPT-t használna?
A ChatGPT általános asszisztens: a cég adatait csak akkor ismeri, ha valaki bemásolja vagy feltölti őket. A belső asszisztens eleve a ti programjaitokhoz és irataitokhoz kapcsolódik, a cég jogosultsági rendjével, forrásmegjelöléssel és naplóval. Céges adat pedig csak céges csomagba kerül, adatfeldolgozói szerződéssel. Részletesen: ChatGPT a cégben, vagy saját asszisztens?
Honnan veszi a választ, és megmutatja a forrást?
A ti programjaitokból és irataitokból, amelyekhez hozzáférést kapott. Minden válasz alatt ott áll, melyik programból vagy melyik irat melyik részéből jött, így egy kattintással ellenőrizhető. Úgy állítjuk be, hogy forrás nélkül ne válaszoljon, és ezt átadás előtt teszteljük.
Mit csinál, ha nem tudja a választ?
Megmondja, hogy nem találta, és ha így kéritek, azt is, kitől érdemes megkérdezni. Ez nem magától van így: a nyelvi modell magabiztosan is tévedhet. Ezért úgy állítjuk be, hogy forrás nélkül ne válaszoljon, és átadás előtt olyan kérdésekkel is kipróbáljuk, amelyekre nincs válasz az anyagaitokban.
Mely programjainkhoz fér hozzá?
Azokhoz, amelyekhez ti hozzáférést adtok, és csak annyira, amennyire kell. Ahol a programnak van gépi kapcsolata (API), azon át olvasunk; a gépre telepített programoknál exporton vagy a program saját adatbázisán át. Programonként végigmegyünk, mit kell egyáltalán látnia, és alapból csak olvasási jogot kérünk.
Látja valaki, ki mit kérdezett tőle?
A kérdések és a válaszok naplóba kerülnek, hogy utólag is ellenőrizhető legyen, mi alapján született egy válasz. Hogy ki láthatja a naplót, és meddig őrizzük, azt előre rögzítjük veletek, és a kollégáknak is elmondjuk. A napló az ellenőrzést szolgálja, nem a kollégák figyelését.
Nézzük meg, mit kérdeztek egymástól a cégben
Egy rövid telefon, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, ki kitől szokta megkérdezni, hol tart valami, és megmondjuk, ebből mennyit tudna átvenni egy asszisztens. Azt is, ha szerintünk nálatok ez nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit.