Ne kelljen minden árajánlatot nulláról összerakni
Az árajánlat sokszor este készül el, mert napközben nincs rá idő. Kikeresitek a tavalyi hasonlót, átírjátok a tételeket, elkülditek – aztán nem tudjátok, elolvasták-e. Ezt a kört vesszük le rólatok, az ajánlattól a megrendelésig. Cégeknek, ahol hetente több ajánlat megy ki.
Röviden
Az árajánlat automatizálása azt jelenti, hogy az ajánlat a cég saját árlistájából, sablonjából és az ügyfél kéréséből magától összeáll – a kolléga csak ellenőrzi és elküldi. Ott éri meg, ahol hetente több, hasonló szerkezetű ajánlat készül, és az elfogadásból magától lesz megrendelés is.
Frissítve:
Ismerős?
Nem véletlen, hogy ez ilyen nehéz.
Csütörtök este nyolc. A cégvezető a konyhaasztalnál ül, mert napközben ügyfeleknél volt.
Csütörtök este nyolc
Megnyitja a tavaly novemberi ajánlatot, mert az volt a leghasonlóbb.
Fél óra múlva
Átírja a mennyiségeket, kicseréli két tételt, aztán elbizonytalanodik: az idei árlistával számolt-e. Végül elküldi.
Hétfőn
Az ügyfél rákérdez a bontásra, és nem tudja fejből: nem az ő gépén van a legutolsó változat.
Nem véletlen, hogy ez ilyen nehéz: minden cég a saját tételeivel, a saját sablonjával dolgozik, ezt senki nem veszi le a vállatokról.
Nem csak nálatok van ez így
Ahol hetente több ajánlat megy ki, ott az ajánlat, a hozzá tartozó számítás és a vállalási feltételek összeállítása hétről hétre visszatérő kézi munka.
Hasonló, ismétlődő munka sok más irodai feladatnál is akad: az ismétlődő irodai munkák áttekintése.
Mi változik?
- A tavalyi ajánlatot írjátok át este.
- Nem látjátok, mi lett vele.
- Elfogadás után újra begépelitek.
- Kiválasztjátok a tételeket, összeáll az ajánlat.
- Látjátok, mikor nyitották meg.
- Elfogadásból magától lesz megrendelés.
Hogyan megy ez a gyakorlatban?
Négy lépés az ajánlattól a megrendelésig. A leghosszabb az első, és az nagyrészt beszélgetés.
1. lépés
Összeszedjük, mit adtok el és mennyiért
Végigvesszük a visszatérő tételeket, a szokásos sávokat és a kedvezményeket. Ez a leghosszabb lépés, és nagyrészt beszélgetés. Ami ma több ember fejében van, azt itt írjuk le először egy helyre.
2. lépés
Az ajánlat egy űrlapból áll össze
Kiválasztjátok a tételeket, megadjátok a mennyiséget, és kész a dokumentum. A saját fejlécetekkel, a saját szövegeitekkel. Amit gyakran cseréltek, azt előre beállítjuk, hogy egy kattintás legyen.
3. lépés
Az ügyfél egy linken elolvassa és egy gombbal elfogad
Nem PDF-et kap csatolmányban, hanem egy saját oldalt, amit telefonról is el tud olvasni. Ti pedig látjátok, mikor nyitotta meg. Ha kérdez, azt is ott teheti meg.
4. lépés
Az elfogadásból magától lesz megrendelés vagy szerződés
Az elfogadott ajánlat adataiból elkészül a megrendelés vagy a szerződés – pontosan azzal a tartalommal, amit elfogadtak. Senki nem gépeli be újra, és nincs eltérés a kettő között.
Ma az ajánlat egy fájlban van, a megrendelés egy másikban, a számla egy harmadikban. Valakinek át kell írnia az adatot közöttük. Mi adunk nekik egy közös jegyzetfüzetet: ugyanaz a tétel szerepel mindháromban, mert mindhárom ugyanoda néz.
Szemléltető példa Vegyünk egy hatfős szolgáltató céget, ahol hetente négy-öt ajánlat megy ki, és minden ajánlat ugyanabból a húsz-harminc tételből áll össze. A felmérés után az irodavezető kiválasztja a szükséges tételeket: munkadíj, anyag, kiszállás. Beírja a mennyiséget, és az ajánlat összeáll – a szokásos vállalási feltételekkel együtt, amiket eddig mindig valahonnan kimásoltak.
Az ügyfél másnap reggel megnyitja, és délután elfogadja. Ebből elkészül a megrendelés, ugyanazokkal a tételekkel. Az irodavezető este már nem az ajánlaton dolgozik, hanem azt nézi meg, melyik kiment ajánlatra nem érkezett még válasz.
Kinek való ez, és kinek nem?
A második listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint az elsőt.
Ez nektek való, ha:
- Hetente több ajánlat megy ki, és mindegyik kézzel készül.
- Ugyanazok a tételek térnek vissza, más-más összeállításban.
- Az elfogadott ajánlatot valaki újra begépeli szerződésbe.
- Nem tudjátok pontosan, melyik ajánlatból lett munka.
Ezt ne csináltassátok meg, ha:
- Havonta egy-két, teljesen egyedi ajánlatot írtok.
- Az áraitok minden alkalommal alkuból születnek.
- Sehol nincs leírva, mi mennyibe kerül nálatok.
- Most álltok át másik számlázóprogramra – várjátok meg.
Nyolc olyan esetet gyűjtöttünk össze, amikor mi magunk mondunk nemet. Mikor nem éri meg fejleszteni?
Hogyan zajlik a közös munka?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Utána két út van. Ennél a munkánál általában a konkrét fejlesztés útja a jó. Ha nem csak az ajánlatokkal van gond, akkor inkább a teljes céges átvilágítás útja jön szóba.
Első lépés
Egy rövid telefonos beszélgetés.
Utána
Részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több csomaggal.
Majd
Fejlesztés, azután átadás.
Az átadás után 30 napig
Veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Az árat a felmérés után, írásos, tételes árajánlatban adjuk meg.
Előre megnézzük, hány ajánlat megy ki egy hónapban, és mennyi idő megy el egyre. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
A kör folytatása
Az ajánlat elfogadásával a munka még nincs kifizetve.
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Mi kell ahhoz, hogy az árajánlat magától összeálljon?
A saját árlistátok és egy ajánlatsablon. Ezekből épülnek fel a tételek, amikből aztán egy kattintással áll össze egy konkrét ajánlat. Ha ma még nincs egy helyre leírva, mit hogyan áraztok, az első beszélgetésen ezt rakjuk rendbe.
Használható a meglévő árlistánk és ajánlatsablonunk?
Igen, ebből indulunk ki. A saját fejléceteket és szövegeiteket használjuk az ajánlaton, nem egy általános sablont adunk.
Mi van, ha egyedi árat akarunk adni?
Bármelyik tétel árát felül lehet írni, mielőtt kimegy az ajánlat. A gép nem szól bele. Amit beállítunk, az csak annyi, hogy legyen egy alapérték, amit nem kell fejből tudni. Ha valaki nagyon eltér a szokásostól, azt utólag látni fogjátok a listán.
Rendben van az, ha az ügyfél egy gombbal fogad el?
A gomb annyit csinál, hogy rögzíti: ki, mikor és pontosan melyik változatot fogadta el. Ez visszakereshető marad. Hogy nálatok ez elég-e, vagy kell mellé aláírt szerződés is, azt ti mondjátok meg – a jogi formát nem mi találjuk ki. Ha aláírás kell, a rendszer azt a dokumentumot készíti el, amit aláírásra visztek.
Tudni fogja az ügyfél, hogy látjátok, mikor nyitotta meg?
Igen, ez nem rejtett követés: az ajánlat oldala jelzi, hogy a megnyitás és az elfogadás ideje nálatok is megjelenik. Ha ezt valamelyik ügyfeleteknél nem szeretnétek, kikapcsolható.
Nézzük meg, mennyi időt visz el egy ajánlat
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hogyan készül ma egy ajánlat nálatok, és megmondjuk, mit lehetne belőle levenni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.