Digitális munkatárs
Nyolcvan önéletrajz jött. Mikor néznétek át?
Kiírtok egy állást, és három nap múlva ott a hetven jelentkezés. A fele nem is ide való, de ezt csak úgy lehet megtudni, ha valaki mindet elolvassa. Kigyűjtjük belőlük, ami számít, egy táblázatba – és gondoskodunk róla, hogy mindenki kapjon választ.
01Felismerés
Ismerős?
Kedd este, nyolc óra. Az ügyvezető a konyhaasztalnál nyitja meg a negyvenkettedik önéletrajzot. Van, aki PDF-ben küldte, van, aki fotózva, van, aki csak beírta a levél szövegébe. Az egyikről kiderül a harmadik oldalon, hogy nem is erre a városra jelentkezett.
Éjfélre megvan a rövid lista, öt névvel. A többi harminchétnek illene válaszolni. Ezt már nem éri utol, és jövő héten sem. A jelentkezők pedig azt látják, hogy a cég nem szólt vissza.
Ez nem nemtörődömség. Egyszerűen nincs, aki csinálja: sok kisebb cégnél nincs külön HR-es, a kiválasztást egy vezető végzi a saját idejéből.
A háttér is szorít.
Ennyi betöltetlen álláshely van országosan, nagyjából. Vagyis a toborzás nem alkalmi feladat, hanem visszatérő.
Forrás: munkaerőpiaci összeállítás, index.hu
02Változás
Ma így megy – az Okosirodával
- Mindenki más formában küldi be.
- Este, otthon olvassa el a vezető.
- A többség nem kap visszajelzést.
- Egy táblázatban, azonos oszlopokkal.
- Reggel öt perc alatt átnézhető.
- Mindenki kap választ, névre szólóan.
Egy ábrán
Minta – szemléltető adat
A pakli minden lapja ugyanúgy néz ki: név, pozíció, tapasztalat, és egy semleges jelölés arról, hány előre megbeszélt kritériumnak felel meg. A jelölés nem rangsor és nem döntés – csak sorrend, hogy legyen honnan kezdeni az olvasást.
03A megoldás
Hogyan működik?
Egy helyre érkezik minden jelentkezés
Egy e-mail-cím vagy egy egyszerű űrlap a weboldalon – mindegy, ki milyen formában küldi.
Kigyűjtjük belőlük, ami nálatok számít
Ti mondjátok meg, mi az: jogosítvány, nyelvtudás, végzettség, tapasztalat, lakhely.
A vezető átnézi és eldönti
Itt nincs gépi rangsor és nincs pontszám: a sorrendet és a döntést ember hozza.
Mindenki kap választ
Akit nem hívtok be, az udvarias, névre szóló levelet kap – azt a szöveget, amit ti hagytatok jóvá.
PDF, Word-fájl, fotózott papír vagy sima levélszöveg: innentől egy helyen vannak. Az adatok mindenkinél ugyanabba az oszlopba kerülnek, a táblázat rendezhető és szűrhető, és mindegyik sor mellett ott az eredeti önéletrajz. Aki továbbjut, időpontot kap – a visszajelzés pedig az a lépés, ami ma a leggyakrabban marad el.
Egy teljes eset, az elejétől a végéig
Egy tizenöt fős szerelőcég raktárost keres. Kiírják az állást, és két hét alatt hatvanhárom jelentkezés érkezik. Reggel a cégvezető megnyit egy táblázatot: hatvanhárom sor, minden sorban a név, a lakhely, a jogosítvány típusa, a legutóbbi munkahely és egy három mondatos összefoglaló. Rákattint a szűrőre: csak azok, akik targoncás jogosítvánnyal rendelkeznek és a megyében laknak. Marad tizenkilenc. Ezt a tizenkilencet elolvassa – ez húsz perc, nem négy este. Kilencet behív. A maradék ötvennégy még aznap kap egy udvarias levelet. Két hét múlva, amikor újra keresnek valakit, ez az ötvennégy név még mindig kereshető.
04Szótár
Mit jelent ez?
Előszűrés
Képzeljetek el egy asszisztenst, aki a postát szétválogatja, és minden borítékra ráírja, mi van benne. Nem dönt semmit – csak láthatóvá teszi. Az előszűrés nálunk pontosan ennyi: kigyűjti az adatokat és rendezi őket. Hogy ki jó a munkára, azt továbbra is ti mondjátok meg.
Meddig őrizhető meg egy önéletrajz?
Egy jelentkezés személyes adat, tehát nem tartható meg örökre, csak úgy. Ha később is elő akarjátok venni, ahhoz a jelentkező hozzájárulása kell, és meg kell mondani, meddig tartjátok meg. Ezt a szöveget és a lejáratot beépítjük – a törlés magától megtörténik.
Kiemelt kockázatú felhasználás
Az uniós szabályozás bizonyos gépi felhasználásokat szigorúbban kezel, mert emberek életére hatnak – a munkaerő-kiválasztás ilyen. Ezért nálunk a gép nem rangsorol, nem pontoz és nem utasít el senkit. Ha valaki ilyet ígér, érdemes rákérdezni, ki vállalja érte a felelősséget. Bővebben: az uniós AI-szabályozás kisvállalkozónak.
05Döntés előtt
Kinek való, és kinek nem?
Kinek való?
- Ha egy állásra rendszeresen tíznél több jelentkezés érkezik.
- Ha nincs külön HR-es, és a vezető nézi át a jelentkezéseket.
- Ha van pár egyértelmű feltétel: jogosítvány, végzettség, lakhely, nyelv.
- Ha zavar, hogy a jelentkezők többsége nem kap visszajelzést.
Kinek nem való?
- Ha évente két embert vesztek fel. Kézzel gyorsabb, és nem is kerül semmibe.
- Ha ismerősön keresztül szoktatok felvenni. Ott nincs mit előszűrni.
- Ha azt várnátok, hogy a gép válassza ki a legjobbat. Ezt nem vállaljuk.
- Ha nincs két-három olyan feltétel, amit előre le tudtok írni. Akkor csak listát kaptok, nem segítséget.
06A menet
Hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Ez a skála alsó felén van, ezért a konkrét fejlesztés útját ajánljuk: részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat, fejlesztés, átadás és telepítés. Utána 30 napos bevezetési időszak jön: betanítjuk, aki használni fogja, és az első toborzás tapasztalatai alapján finomítunk. Jellemzően ekkor derül ki, hogy egy oszlop hiányzik a táblázatból, vagy hogy a visszajelző levél szövegén kell igazítani.
A másik út a teljes céges átvilágítás. Az akkor jön szóba, ha nem csak a toborzás visz el időt, hanem a hét többi napja is. Ilyenkor munkavállalónként nézzük végig, mely feladatok válthatók ki, és abból lesz egy sorrend. A fejlesztések utána egyesével készülnek el, mindegyik ugyanezzel a 30 napos bevezetéssel.
Ha ez működik, ugyanezzel a logikával a HR-területnek adható saját digitális kollégája is – de most nem kell eldöntenetek.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. A megtérülésről: azt nézzük meg előre, évente hány állást hirdettek meg, és mennyi idő megy el egy körre. Ha ez évi egy-két toborzás, előre megmondjuk, hogy nem éri meg.
07Gyakori kérdések
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Nem szűr ki a gép jó jelölteket?
Nem szűr ki senkit. A táblázatban ott van mind a hatvanhárom jelentkező, és mindegyik sor mellett az eredeti önéletrajz. A szűrő egy gomb, amit ti nyomtok meg, és bármikor visszakapcsolható. Ha valakiről hiányzik egy adat, az nem kiesik, hanem külön jelölést kap – hogy pont őt nézzétek meg alaposabban.
Szabad ezt egyáltalán?
Adatot kigyűjteni és rendezni szabad, ha megmondjátok a jelentkezőnek, mi történik a jelentkezésével, és meddig őrzitek meg. Ezt a tájékoztató szöveget mi is elkészítjük hozzá. Amit nem vállalunk: gépi rangsorolást, pontozást vagy automatikus elutasítást. A munkaerő-kiválasztás érzékeny terület, és a döntést itt ember hozza.
Mi lesz a jelentkezők adataival?
Csak ahhoz férünk hozzá, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez. A jelentkezések a ti tárhelyeteken maradnak, és a megőrzési idő lejártakor magától törlődnek. Ha valaki kéri az adatai törlését, egy gombbal megoldható. Az adataitok a tiétek maradnak, és bármikor törölhetők.
Kezdjük
Nézzük meg, mennyi idő megy el egy toborzási körre
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, évente hányszor hirdettek állást, és hány jelentkezés szokott jönni. Megmondjuk, mi az, amit ebből érdemes átvenni – és azt is, ha szerintünk nálatok ezt nem éri meg megcsinálni.
Nem küldünk prezentációt, nem hívogatunk utána.