Nem stimmel a készlet a webshopban?
A boltban délelőtt elfogyott az utolsó darab, a weben este mégis megrendelte valaki. Utána jön a telefon és a mentegetőzés. A webshop és a raktárprogram össze tud beszélni néhány percenként, magától. Kereskedőknek, akik boltban és online is árulnak.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.
Röviden
A webshop és a raktár készletszinkronja azt jelenti, hogy minden eladás, bevételezés és visszáru után a darabszám mindkét helyen jellemzően néhány percen belül magától frissül. Így ritkábban fordul elő, hogy a webshop olyan terméket kínál, ami a boltban már elfogyott – bár a szinkron közti pár percben ez sem zárható ki teljesen.
Frissítve:
Ismerős?
Péntek este, háromnegyed nyolc. Beesik egy rendelés a webshopba: az utolsó darab abból a fűnyíróból. Csakhogy azt a darabot délelőtt már eladták a boltban.
Péntek, fél tizenkettő
A kolléga eladja a boltban az utolsó fűnyírót. A webre nem vezeti át senki – épp sorban állnak nála hárman.
Péntek este
Beesik rá egy rendelés a webshopban.
Hétfő reggel
A boltvezetőnek fel kell hívnia a vevőt: vagy mentegetőzik, vagy sietve beszerzi valahonnan, drágábban.
Egyik sem jó. És ahol kézzel frissül a készlet, ott ez nem egyszeri eset.
Sok magyar kereskedőnél ugyanez megy: a készlet vagy egy táblázatban, vagy valakinek a fejében frissül. Amíg egy ember tartja karban a számokat, addig ez így is marad.
Előtte / utána
- A készletet valaki naponta kézzel írja.
- Elfogyott terméket is meg lehet venni.
- Az eltérés hónap végén derül ki.
- A készlet néhány percenként magától frissül.
- Ami elfogyott, percek alatt lekerül a webshopról.
- Ami nem stimmel, aznap látszik.
Hogyan működik?
Négy lépés, és a bolt meg a web ugyanabból a számból dolgozik.
A webshopot és a raktárprogramot nem kell lecserélni: a meglévő kettőt kötjük össze.
1. lépés
Eldöntitek, melyik programban van az igazság
Ez a legfontosabb kérdés, és nektek kell megválaszolni. Jellemzően a raktárprogram az igazság, a webshop csak tükrözi. Ha ez tiszta, a többi már egyszerű.
2. lépés
Ti mondjátok meg, mennyi legyen kint a weben
Nem mindig a teljes készlet való ki. Ha három darab van, érdemes lehet csak kettőt kiengedni, hogy legyen mozgástér. Ezt a tartalékot ti szabjátok meg, termékcsoportonként külön is lehet.
Ha három szék van a polcon, és kettőre már befizetett valaki, akkor csak egy van igazán szabadon. A foglalt készlet ezt a különbséget jelenti. A weben azt mutatjuk, ami szabadon elvihető – nem azt, ami papíron ott van.
3. lépés
Elfogy egy darab a boltban – és lekerül a webről is
Innentől egy recept dolgozik, mindkét irányban: ha a boltban fogy, csökkenjen a weben is – ha a weben rendelnek, csökkenjen a raktárban is. Ez néhány percenként fut, nem naponta egyszer.
4. lépés
Reggel ott a lista arról, ami nem párosodott
Mindig lesz olyan termék, ami hiányzik az egyik oldalról, vagy más néven szerepel. Ezek nem tűnnek el csendben: felkerülnek egy rövid listára, amit reggel át lehet futni.
Egy végigvitt példa
Szemléltető példa Vegyünk egy szaküzletet, amely boltban és webshopban is árul: a bolt egy telepített raktárprogramot használ, a webshop bérelt rendszerben fut. A megegyezés az, hogy az igazság a raktárprogramban van – onnan megy át néhány percenként a mennyiség a webre, a beállított tartalékkal együtt. Az első listákon rendszerint előjönnek a párosítási hibák: ugyanaz az áru két különböző néven szerepel a két helyen. Ezeket egyszer, a kollégákkal együtt kell átnézni. Onnantól a kolléga reggel csak egy rövid eltéréslistát fut át.
Kinek való, és kinek nem?
Nektek való
- Ha boltban és a weben is ugyanazt a készletet áruljátok.
- Ha havonta többször kell elmaradt rendelés miatt telefonálni.
- Ha valaki kézzel frissíti a webes mennyiségeket.
- Ha akciók idején rendszeresen elcsúszik a készlet.
Nektek most nem való
- Ha rendelésre gyártotok, és nincs is polcon készlet.
- Ha havi tíz online rendelésetek van – ennyit kézzel is bírtok.
- Ha a raktárban ma sem tudjátok, mi hol van – előbb az legyen rendben.
- Ha most cserélitek le a webshopot vagy a raktárprogramot.
Hogyan zajlik a közös munka?
Egy rövid telefonnal indul minden. Elmondjátok, milyen webshopotok van, milyen raktárprogramotok, és hány termékről beszélünk. Utána két út közül lehet választani.
Konkrét fejlesztés
Részletes beszélgetés, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár többféle csomaggal. Utána a munka, az átadás és a telepítés, majd 30 napos bevezetési időszak: betanítás és szükség szerinti finomítás.
Teljes céges átvilágítás
Akkor jön szóba, ha nemcsak a készlettel van baj.
Ez a fajta munka ott hozza a legtöbbet, ahol az elmaradt vagy visszamondott rendelés pénzbe kerül. Előre megnézzük, hány ilyen eset van havonta nálatok. Az árat a felmérés után, írásos, tételes árajánlatban adjuk meg.
Gyakori kérdések
Működik WooCommerce-, UNAS- vagy Shoprenter-webshoppal?
A legtöbb bérelhető vagy saját kezelésű webáruházhoz igen, bár ez gyakran csomagfüggő: a Shoprenternél a Gold csomagtól, az UNAS-nál a PREMIUM vagy VIP csomagban van nyitott, dokumentált kapcsolat, a WooCommerce-nél alapból. Az első telefon után megnézzük a konkrét párost, és megmondjuk, mi látszik belőle.
Milyen gyakran frissül a készlet a webshopban?
Ez programfüggő, de jellemzően néhány percenként. Nem folyamatos, élő kapcsolatról van szó, hanem rendszeres, gyakori egyeztetésről – ez a legtöbb boltnak bőven elég ahhoz, hogy ne kelljen kézzel javítgatni.
Mi történik, ha a boltban és online egyszerre veszik meg az utolsó darabot?
Ritkábban fordul elő, de nem zárható ki teljesen: a két szinkron közti pár percben, ha épp akkor rendeli meg valaki online is ugyanazt az utolsó darabot, ütközés lehet. Ilyenkor ti mondjátok meg, mi a jó válasz – a legtöbben felhívják a vevőt, és felajánlanak egy másik terméket vagy a következő beszerzést.
Le kell cserélnünk hozzá a raktárprogramot?
Nem feltétlenül. Ha a mostani raktárprogramotoknak van gépi kapcsolata vagy exportálható adatbázisa, jó eséllyel arra építünk. Csere csak akkor merül fel, ha a program ezt semmilyen módon nem teszi lehetővé.
Az ár is frissül, vagy csak a darabszám?
Alapból csak a darabszám. Ha szeretnétek, hogy az ár is a raktárprogramból jöjjön, azt is be lehet állítani – ez a felmérésen dől el, mert van, aki tudatosan külön kezeli a webes és a bolti árat.
Ki fér hozzá a webshopunk és a raktárunk közti kapcsolathoz?
Csak ahhoz férünk hozzá, amihez ti engeditek – és pontosan látjátok, mihez. Ehhez a munkához a termék, a cikkszám és a mennyiség kell; a vevők nevéhez, címéhez, a rendelések pénzügyi részéhez nem kérünk hozzáférést. Ez írásban rögzítve van, és bármikor visszavonható.
Kapcsolódó oldalak
- Az egyik program nem tud a másikról – a kategória áttekintője
- A bevételezés ne kézzel menjen többé – ha a beérkező áru felvitele is kézi
- Mit jelent a szinkron, a foglalt készlet és az adatsziget? – a laikus szótárban, hétköznapi példákkal
Nézzük meg, hányszor csúszik el nálatok a készlet
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, milyen webshop és milyen raktárprogram van, mi meg megmondjuk, összeköthető-e – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.