A számla adata már megvan. Akkor mi tart mégis ennyi ideig?
A belföldi beszállítók számláinak adata már ott van a NAV-nál, és több elterjedt számlázó magától be is húzza. A kézi munka ezután kezdődik: melyik számla melyik munkához és kollégához tartozik, hol az eredeti példánya, ki hagyja jóvá, és mi megy át a raktárba vagy a könyveléshez.
Röviden
A bejövő számlák feldolgozása azt jelenti, hogy minden beérkező számla eljut oda, ahová tartozik: a megfelelő munkához és kollégához, az eredeti példányával együtt. A belföldi szállítók számláinak adata tételsorral a NAV Online Számla rendszerében van, és több számlázó be is húzza. A kézi munka ezután kezdődik: párosítás az eredetivel, hozzárendelés, jóváhagyás, átvezetés.
Frissítve:
Ismerős?
Négy ember keres két órán át három papírt, amiről pontosan tudni lehetne, hogy létezik.
Szemléltető példa Kedd délelőtt, hónap eleje. Marika a könyvelésről harmadszor kérdezi meg, hol van az a három februári számla, amelyik még hiányzik.
- Az első egy kolléga kesztyűtartójában van, egy tankolós blokk alatt.
- A másodikat valaki e-mailben kapta meg, és elfelejtette továbbküldeni.
- A harmadikról senki nem tudja, ki vette, és melyik munkához.
A NAV-listában mind a három ott van: a szállító, az összeg, a dátum, még a tételek is. Ami hiányzik, az az eredeti példány, és az, hogy kié.
A munka tehát nem a számla adatával van, hanem mindazzal, ami körülötte marad.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Szállító | Összeg (Ft) | NAV-ban | Eredeti |
| 2 | Minta Kft. | 184 150 | megvan | #HIÁNYZIK |
| 3 | Irodaszer Bt. | 23 480 | megvan | megvan |
| 4 | Minta Zrt. | 46 990 | megvan | #HIÁNYZIK |
| 5 | Példa Bt. | 312 000 | megvan | ki hozta? |
Mi van már meg magától, és mi nem?
Megvan a belföldi szállítók számláinak adata, tételesen. Nincs meg az eredeti példány, és az sem, hogy a számla kié, és hova megy tovább.
2020 júliusa óta minden belföldi cégek közti számla adata bekerül a NAV Online Számla rendszerébe, tételesen. Értékhatár nincs, és a kisvállalkozó szállítók számlái is ott vannak.
Több elterjedt program magától be is húzza őket: a Billingo például a „Kiadások” közé, és hasonlót tud a Számlázz.hu, a Kulcs és a Novitax is. Ehhez jellemzően fizetős csomag vagy modul és NAV-kapcsolat kell, és az adat napokat is késhet.
A NAV-adat viszont nem maga a számla. Áfát a számla birtokában lehet levonni, ezért az eredetit – papírt, PDF-et, e-mailt – ma is össze kell gyűjteni és meg kell őrizni. 2023-ban a legalább tízfős hazai cégek 77%-a küldött papírszámlát is.
Forrás: Áfa tv. 127. §; Eurostat, 2023 (legalább 10 fős vállalkozások).
Melyik számlák nincsenek a NAV-ban?
- A külföldi cégek számlái – ilyen lehet egy online hirdetés vagy egy felhőszolgáltatás számlája –, az uniós beszerzés és az import.
- A nyugta: a vevő bejövő listáján nem jelenik meg.
- A számla képe: a NAV-ban adat van, PDF vagy papír nincs.
- Késve jöhet a kézzel kiállított és a pénztárgépes számla adata, az utóbbiból néha ki is marad egy-egy.
Részletesen: Bejövő számlák a NAV Online Számlában: mire jók?
Mi változik?
Ugyanaz a lista, ugyanazok a számlák. A különbség az, ami mellettük áll: a gazdájuk, a munka és az eredeti példány.
Most
Utána
Hogyan működik?
Négy lépés. A kollégának csak a másodikban van dolga, és az is egy fotó.
1 · A NAV-adat
A számlázótok behúzza, vagy mi kérjük le a NAV-tól. Ez magától megy.
2 · Az eredeti
A kolléga lefotózza a papírt, vagy továbbítja a PDF-et. A gép a NAV-tétel mellé teszi.
3 · A gazdája
A gép javasolja a munkát, a kollégát, a költséghelyet. Ahol bizonytalan, ember dönt.
4 · Tovább
A tételek a raktárba vagy a projektbe mennek, a könyvelő kész listát kap.
A kolléga ott fotózza le a számlát, ahol éppen van: a boltban, a benzinkúton, az ügyfélnél. Ehhez nem kell visszamennie az irodába, és nem kell kitöltenie semmit. A papírt később ugyanúgy leadja, mert az eredetit meg kell őrizni.
A gép megkeresi a hozzá tartozó NAV-tételt, és felajánlja a párosítást. Kiolvasni csak azt kell, ami nincs a NAV-ban, például egy külföldi szolgáltató számláját vagy egy nyugtát. Úgy állítjuk be, hogy ami bizonytalan, azt megjelölje, és ember döntsön róla.
Ha a NAV-adatot nem a számlázótok hozza, közvetlenül is lekérhető: erről a NAV Online Számla adatairól szóló oldalon írunk. A tételek raktárba vezetését pedig az automatikus bevételezésnél mutatjuk meg.
Azt eldönteni, hogy egy számla melyik munkához tartozik, nem mindig lehet szabállyal. Ehhez mérlegelni kell: ezt csinálja a digitális kolléga. Úgy kell elképzelni, mint egy új munkatársat, akinek megmondjátok, mi a dolga, és mihez nyúlhat hozzá. Bővebben: mi a különbség a sima automatizálás és a digitális kolléga között?
Hogyan kerül a számla a jó munkához?
A NAV-adatból látszik, kitől és mit vettetek. A fotóból vagy a megrendelésből az, hogy ki és melyik munkához. A kettőt a gép rakja össze.
Szemléltető példa Vegyünk egy céget, ahol többen is vásárolnak anyagot és szolgáltatást. Szerda délelőtt az egyik kolléga egy beszállítónál vásárol, kifizeti, és a kocsiban lefotózza a számlát.
Mire a számla adata a NAV-on át megérkezik, a fotó már ott vár mellette. A gép párosítja őket, és a tétel a kolléga nevével meg annak az ügyfélnek a munkájával áll a listán, akinek vásárolt.
Hónap végén a könyvelő egy képernyőn látja a hónap összes bejövő számláját, és külön azt a kettőt, amelyik a NAV-ban szerepel, de az eredetije még nincs meg. Csak azt a kettőt kell megkeresni, nem mindet.
Kinek való, és kinek nem?
A második listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint az elsőt.
Nektek való, ha:
- Többen vásárolnak, és a számlák nem egy helyre érkeznek.
- Hónap végén rendszeresen keresgélni kell.
- A könyvelő szokott hiányzó bizonylatot kérni tőletek.
- Tudni akarjátok, melyik számla melyik munkához vagy költséghelyhez tartozik.
Ezt ne csináltassátok meg, ha:
- Havonta öt-hat bejövő számlátok van – ezt kézzel gyorsabb.
- A számlázótok behúzza a NAV-adatot, minden számla egy postafiókba jön, és nem kell munkához rendelni őket – ilyenkor a számlázó elég.
- Most tervezitek lecserélni a számlázót vagy a könyvelőprogramot – várjátok meg.
- Nincs a cégben senki, aki hónap végén ránéz a listára.
Hogyan zajlik a közös munka?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Innen két út van. Ennél a munkánál általában a konkrét fejlesztés a jó, a teljes céges átvilágítás akkor, ha nem csak a számlák a gond.
Első lépés
Egy rövid telefonos beszélgetés.
Utána
Részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több csomaggal.
Majd
Fejlesztés, azután átadás és telepítés.
Az átadás után 30 napig
Veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Előre megnézzük, hány óra megy el nálatok egy hónapban a keresgélésre, a hozzárendelésre és a hiányzó bizonylatokra. Ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
Túl nagy falat?
Kezdjétek egyetlen dologgal, a legkevesebb munkával járóval.
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Nem elég, hogy a számlázó behúzza a NAV-ból a bejövő számlákat?
Az jó alap, és ha a számlázótok tudja, erre építünk, nem csinálunk mellé másikat. A behúzás az adatot hozza: a szállítót, az összeget, a tételeket. Azt viszont nem mondja meg, melyik munkához vagy kollégához tartozik a számla, hol az eredeti példánya, ki hagyta jóvá, és mi megy tovább a raktárprogramba. Ezt a kört rakjuk rendbe.
Hogyan kerül egy számla a megfelelő projekthez vagy kollégához?
A számla adataiból ez nem derül ki, ez belső döntés. Úgy állítjuk be, hogy a gép javasoljon: a szállító, a tételek, a megrendelés vagy a fotót beküldő kolléga alapján. Ahol a javaslat bizonytalan, ott egy ember egy kattintással dönt, és a javításaitok alapján finomítjuk a szabályokat.
Mi lesz a papír- vagy PDF-példánnyal?
Ugyanúgy meg kell őrizni, mert a NAV-adat nem maga a számla: áfát a számla birtokában lehet levonni. A fotó arra kell, hogy látsszon, megvan, és melyik tételhez tartozik; a papír ugyanúgy a helyére kerül. Az e-mailben érkezett PDF-et a gép eleve a tétel mellé menti. Hónap végén látszik, melyik számlához nincs még eredeti.
Ki hagyja jóvá a kifizetést, és hol látszik, mi van már kifizetve?
Azt ti döntitek el, például egy összeghatár fölött a cégvezető, alatta az, aki a munkát viszi. A jóváhagyás a lista mellett történik, és utólag is látszik, ki és mikor hagyta jóvá. Hogy mi van kifizetve, az a banki adatból derül ki: vagy a számlázó saját bankkapcsolata jelöli, ha tud ilyet, vagy a netbanki kivonatból párosítjuk. Ha a programotok ezt már tudja, ahogy például a Kulcs Ügyvitel, akkor arra építünk.
Innen hova tovább?
Nézzük meg, mi marad nálatok kézi munka a számlák körül
Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hogyan érkeznek ma a bejövő számlák, és megmondjuk, mit lehetne ezzel kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.