Rendszerek összekötése
A bevételezés ne kézzel menjen többé
Megérkezik a szállítmány, vele a számla. Valaki leül, és tételenként beviszi a nyilvántartásba – cikkszám, darab, ár. Ezt a gép is meg tudja csinálni: elolvassa a bejövő számlát, és felviszi belőle a tételeket. Cégeknek, ahol hetente többször érkezik áru.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.
01A jelenet
Ismerős?
Hétfő délelőtt, tíz óra. Megjön a beszállító, kipakolja a hét raklapot, és otthagy egy négyoldalas szállítólevelet. A raktáros aláírja, és leteszi az asztalra. Délután valaki leül vele, és nyolcvanhét sort visz be kézzel.
A harmincadik sornál már gépiesen megy. A negyvenkettediknél egy hetes helyett hetvenet ír. Ez a hetven darab hetekig ott ül a nyilvántartásban, és csak leltárkor derül ki.
A raktári munkaidő jelentős része keresgéléssel és a kézi rögzítés javítgatásával megy el. Ez nem lustaság kérdése – nyolcvanhét sort senki nem visz be hibátlanul, minden áldott héten.
02A különbség
Előtte / utána
- Valaki tételenként begépeli a számlát.
- Az elgépelt mennyiség leltárig ott ül.
- Az új termékhez külön adatlap kell.
- A tételek magától felkerülnek.
- Ami kétséges, azt ember hagyja jóvá.
- Az új termék adatlapja készen jön.
Egy ábrán
A rendelés adatai a webshopból indulnak, átmennek egy ellenőrző lépésen, és készletlevonással érkeznek meg a raktárprogramba. A szaggatott ív alul a mai út: ott valaki átgépeli.
03A megoldás
Hogyan működik?
Négy lépés, és a bevételezésből jóváhagyás lesz, nem gépelés.
Nem engedünk be mindent vakon: ami nem egyértelmű, arról ember dönt.
1. lépés
A számla megérkezik – akárhogy is jött
E-mailben PDF-ként, papíron lefotózva, vagy egyenest abból az adatból, amit a NAV amúgy is nyilvántart. Mindhárom út működik, és nem kell választani: mehet egyszerre több csatornán.
Ugyanaz, mint amikor a telefonod felismeri a szöveget egy képen. A gép végignézi a számla sorait, és kiszedi belőlük a cikkszámot, a darabot és az árat. Nálatok ez annyit tesz: a papírt nem kell begépelni, csak lefotózni.
2. lépés
A tételek párosítása a ti cikkszámaitokkal
A beszállító máshogy hívja ugyanazt a terméket, mint ti. Ezt a párosítást egyszer kell megtanítani: onnantól emlékszik rá. A második hónapban a tételek nagy része már magától a helyére kerül.
3. lépés
Ami kétséges, azt ember hagyja jóvá
Nem engedünk be mindent vakon. Ha egy sor nem egyértelmű – új termék, furcsa mennyiség, eltérő ár –, akkor az kikerül egy jóváhagyó listára. Egy kattintás, és mehet.
Olyan, mint egy új munkatárs a raktárban. Megmondjátok neki, mi a feladata, és megmondjátok, mihez nyúlhat hozzá. Bevételezhet, de árat nem módosít – ezt ugyanúgy beállítjuk, ahogy egy embernél is megtennétek.
4. lépés
Az új termék adatlapja is elkészül
Ha olyan cikk jön, ami eddig nem volt nálatok, nem kell külön adatlapot gyártani. A számláról meglévő adatokból elkészül a váz – név, cikkszám, beszerzési ár –, a többit ti pontosítjátok.
Egy végigvitt eset
Egy autóalkatrész-boltnál hetente három-négy beszállítótól érkezik áru, összesen két-háromszáz tétellel. Eddig ez heti öt-hat óra begépelés volt, két ember között elosztva. Most a számlák egy külön e-mail-címre mennek, és a tételek onnan kerülnek fel. Az első héten a sorok fele jóváhagyásra várt, mert a cikkszámok nem passzoltak. A negyedik hétre ez tizenkét százalékra esett, és az is főleg új termék volt. A heti öt-hat órából másfél lett – az is jóváhagyás, nem gépelés. A leltárnál pedig nem kellett vadászni arra a hetven darabra, ami sosem érkezett meg.
04Őszinte szó
Kinek való, és kinek nem?
Nektek való
- Ha hetente többször érkezik áru, több beszállítótól.
- Ha egy szállítólevél tíznél több sorból áll.
- Ha leltárkor rendszeresen előjönnek megmagyarázhatatlan eltérések.
- Ha az új termékek adatlapja mindig lemarad.
Nektek most nem való
- Ha havonta két szállítmányt kaptok, tíz tétellel.
- Ha nincs cikkszámotok, és nem is akartok bevezetni.
- Ha a beszállító eleve rendezett listát küld, amit be tudtok tölteni.
- Ha most tervezitek lecserélni a készletprogramot – várjátok meg.
05Együttműködés
Hogyan zajlik, és mennyibe kerül?
Egy rövid telefonnal indul minden. Elmondjátok, hány beszállítótól, milyen formában és mennyi tétel érkezik. Utána két út van.
Konkrét fejlesztés
Részletes beszélgetés, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár többféle csomaggal. Utána a munka, az átadás és a telepítés, majd 30 napos bevezetési időszak: betanítás és finomítás.
Teljes céges átvilágítás
Akkor jön szóba, ha a raktáron kívül máshol is szorít a cipő.
Ez már a nagyobbik fajta munka: saját felülettel, saját jogosultságokkal. Ha ez most sok, kezdjétek egyetlen dologgal – a webshop és a raktár összekötése jóval kisebb falat. Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.
06Kérdések
Gyakori kérdések
Mi lesz, ha rosszul olvassa ki a számlát?
Ezért van a jóváhagyó lista. Ami nem egyértelmű, az nem kerül be magától: a bizonytalan sorok félrekerülnek, és ember dönt róluk. Az első hetekben ez több sor, később kevés. Azt is látjátok, melyik beszállító számlájával van rendszeresen baj – abból néha egy telefon is megoldja.
Ki fér hozzá a beszerzési áraikhoz?
Csak akinek ti engeditek. A raktáros látja a mennyiséget, de az árat nem feltétlenül – ezt ugyanúgy állítjuk be, mint bármelyik kollégánál. Az adataitok a tiétek maradnak, és bármikor törölhetők.
Mitől függ, hogy mennyibe kerül?
Három dologtól: hány beszállítóval dolgoztok, milyen formában érkezik a számla, és milyen készletprogramotok van. Egy egységes formátum és egy jól dokumentált program olcsóbb. Ezt az első telefon után meg tudjuk mondani, még az árajánlat előtt.
Merre tovább
Kapcsolódó oldalak
- Az egyik program nem tud a másikról – a kategória áttekintője
- Nem stimmel a készlet a webshopban? – ha ez most nagy falat, kezdjétek itt
- Sose tűnjön el több számla – bejövő számlák és a NAV-adat – ugyanaz a motor, más kimenettel
- Kereskedelem és webshop – készlet, feed, árak
Kezdjük
Nézzük meg, hány óra megy el a bevételezésre
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, hány beszállítótól és hány tétel érkezik hetente, mi meg megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – és azt is, ha nem éri meg.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.