A bevételezés ne kézzel menjen többé
Megérkezik az áru, és valaki soronként átírja a számlát a raktárprogramba: cikkszám, darab, ár. Pedig a belföldi beszállítók számláinak tételei már megvannak a NAV-ban, csak a ti cikkszámaitokhoz kell párosítani őket, és a raktáros az eltérést nézi.
Röviden
Az automatikus bevételezés azt jelenti, hogy a beszállítói számla elektronikusan meglévő tételsorából a készletprogramban magától előáll a bevételezés. A belföldi számlák tételei megvannak a NAV-ban, és több számlázó be is húzza őket. A nehéz rész a párosítás: a szállító megnevezését a saját cikkszámhoz kell kötni, az eltérést pedig ember hagyja jóvá.
Frissítve:
Ismerős?
Nyolcvanhét sort senki nem ír át hibátlanul, minden áldott héten.
Szemléltető példa Hétfő délelőtt, tíz óra. Megjön a beszállító, kipakolja a raklapokat, és otthagy egy négyoldalas szállítólevelet.
Délután valaki leül vele, és nyolcvanhét sort ír át a raktárprogramba. A negyvenkettedik sornál hét helyett hetvenet üt be, és ez a hetven doboz hetekig ott marad a nyilvántartásban, egészen a leltárig.
Közben ugyanennek a szállítmánynak a számlája tételesen ott van a NAV-ban, és ha a számlázótok behúzza, ott is. A kézi munka nem a számla adatával van, hanem az átírással.
Honnan jönnek a tételek, és mi a nehéz rész?
A bejövő számlából: a belföldi beszállítóké a NAV-ból vagy a számlázóból, a többieké a PDF-ből. A nehéz rész az, hogy a szállító a saját nevén adja el a terméket, nem a ti cikkszámotokon.
A számla tételsora megmondja, mit, mennyit és mennyiért vettetek. A termékkód viszont, ha van, a szállító saját kódja, és a megnevezés is az ő szóhasználata: nála „Facsavar 6x60 100/cs”, nálatok „Csavar 6×60”, dobozban.
Van ügyviteli program, amely a NAV-ból behozott tételeket a készletre is felveszi, például a Kulcs Ügyvitel NAV-modulja. Ez pontos névegyezéssel párosít: ha a szállító máshogy nevezi a terméket, a tétel új termékként rögzül. A Novitax a készletes számlát így nem is importálja.
Ezért kell egy párosítótábla: melyik szállítói megnevezés melyik saját cikkszámnak felel meg, és milyen mértékegységben. Egyszer kell felépíteni, és minden jóváhagyott párosítással bővül.
Hogyan működik?
Négy lépés, és a bevételezésből jóváhagyás lesz, nem gépelés.
1 · A számla
A tételsor a NAV-ból vagy a számlázóból érkezik; a külföldi szállító PDF-jéből a gép olvassa ki.
2 · Párosítás
A párosítótábla a szállító megnevezését a ti cikkszámotokhoz köti, a mértékegységgel együtt.
3 · Ellenőrzés
A raktáros a szállítólevél és a polc alapján nézi a darabszámot; ami eltér, jóváhagyásra vár.
4 · Bevételezve
A tételek bekerülnek a raktárprogramba, az új termékhez adatlapvázlat készül.
A párosítótáblát az első hetekben együtt töltjük fel. Ahol a gép nem biztos a párosításban, javasol, és egy ember egy kattintással dönt. A jóváhagyott párosítás a táblába kerül, így ugyanaz a tétel legközelebb magától a helyére megy.
A mértékegység külön gond: ami a szállítónál „100/cs”, az nálatok egy doboz. Ezt is a tábla tudja, például hogy egy doboz száz darab.
Ha nem az érkezett meg, ami a számlán áll, a tétel nem megy be vakon a készletbe: jóváhagyásra vár, és látszik, mi az eltérés. A szállítólevél ugyanis nincs a NAV-ban, azt a raktáros veti össze a polccal.
Olyan, mint egy szótár a szállítók nyelve és a ti nyelvetek között. Bal oldalon az áll, ahogy a szállító nevezi a terméket, jobb oldalon a ti cikkszámotok és a mértékegység. Minden új szó egyszer kerül bele, utána a gép magától fordít.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Szállítónál | Nálatok | Egység |
| 2 | Facsavar 6x60 100/cs | CS-660 | 1 doboz = 100 db |
| 3 | Kötegelő 200x4,8 | KK-200 | 1 csomag |
| 4 | Tisztító konc. 5L | TS-005 | 1 db |
| 5 | Irodai papír A4 | PA-4500 | 1 csomag |
| 6 | Ragasztószal. 48mm | új – javaslat? | 1 tekercs |
Hogyan néz ki ez egy átlagos héten?
A bevételezés nagy része jóváhagyás lesz, nem gépelés. Ami fennakad, az a kivétel: az új termék, a szokatlan ár vagy mennyiség.
Szemléltető példa Vegyünk egy céget, ahova hetente több beszállítótól érkezik áru. A belföldi számlák tételei a NAV-ból jönnek, a külföldi beszállító PDF-számláját a gép olvassa ki.
Az első hetekben sok tétel vár jóváhagyásra, mert a párosítótábla még üres. Később egyre kevesebb: jellemzően csak az új termék és a szokatlan ár vagy mennyiség akad fenn.
Leltárkor így nem egy elírt hetvenest kell keresni, hanem azt nézni, ami valóban eltér.
Kinek való, és kinek nem?
A második listát ugyanolyan komolyan gondoljuk, mint az elsőt.
Nektek való, ha:
- Hetente többször érkezik áru, több beszállítótól.
- Egy számla vagy szállítólevél tíznél több sorból áll.
- Leltárkor rendszeresen előjönnek megmagyarázhatatlan eltérések.
- Az új termékek adatlapja mindig lemarad.
Nektek most nem való, ha:
- Havonta két szállítmányt kaptok, tíz tétellel.
- Nincs cikkszámotok, és nem is akartok bevezetni.
- A programotok már maga bevételez a NAV-ból, és a szállítók ugyanúgy nevezik a termékeket, mint ti.
- Most tervezitek lecserélni a készletprogramot – várjátok meg.
Hogyan zajlik a közös munka?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hány beszállítótól, milyen formában és mennyi tétel érkezik. Utána két út van: a konkrét fejlesztés, vagy a teljes céges átvilágítás, ha a raktáron kívül máshol is szorít a cipő.
Első lépés
Egy rövid telefonos beszélgetés.
Utána
Részletes konzultáció, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat – akár több csomaggal.
Majd
Fejlesztés, azután átadás és telepítés.
Az átadás után 30 napig
Veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ez a nagyobbik fajta munka: kell hozzá a párosítótábla és egy jóváhagyó felület, saját jogosultságokkal. Előre megnézzük, hány óra megy el nálatok a bevételezésre; ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk. A többi összekötést a Rendszerek összekötése oldalon gyűjtöttük össze.
Mit szoktatok ilyenkor kérdezni?
Honnan tudja a készletprogram, mi érkezett?
A bejövő számla tételsorából: a belföldi beszállítókét a NAV-ból vagy a számlázóból vesszük át, a külföldiekét a PDF-ből olvassuk ki. Hogy fizikailag mi jött meg, azt a szállítólevél és a raktáros mondja meg, ezért a darabszámot ő hagyja jóvá. Ha az áru előbb érkezik, mint a számla, úgy is beállítható, hogy a bevételezés a szállítólevél alapján induljon, és a számla adata utólag kapcsolódjon hozzá.
Mi van, ha a beszállító máshogy nevezi a terméket, mint mi?
Erre való a párosítótábla: a szállító megnevezése mellé egyszer odaírjuk a ti cikkszámotokat és a mértékegységet. Az első hetekben a gép javasol, ember jóváhagy, és a jóváhagyott párosítás bekerül a táblába. Legközelebb ugyanaz a tétel magától megy, csak az új vagy a megváltozott megnevezésnél kérdez újra.
Mi történik, ha nem az érkezett meg, ami a számlán szerepel?
Akkor a tétel nem megy be vakon a készletbe. Jóváhagyásra vár, és látszik, mi tér el: a darabszám, az ár vagy maga a termék. A raktáros eldönti, mit vesz be, a hiányt vagy a többletet pedig a beszállítóval lehet rendezni.
Melyik készletkezelő programmal működik?
Azzal, amelyik valamilyen módon fogad adatot: gépi kapcsolaton, importfájlon vagy a saját adatbázisán keresztül. A felhős programoknak jellemzően van gépi kapcsolatuk, a gépre telepített programoknál többnyire az import vagy az adatbázis az út. Ha a programotok maga is behúzza a NAV-tételeket, arra építünk; ezt az első beszélgetésen megnézzük.
Ki fér hozzá a beszerzési árainkhoz?
Csak az, akinek ti engeditek. A raktáros láthatja a mennyiséget az ár nélkül is: ezt ugyanúgy beállítjuk, mint bármelyik kollégánál. Az adataitok a tiétek maradnak, és bármikor törölhetők.
Innen hova tovább?
Nézzük meg, hány óra megy el a bevételezésre
Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hány beszállítótól és hány tétel érkezik hetente, mi meg megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – és azt is, ha nem éri meg.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.