Egy táblázat addig tökéletes, amíg egy ember vezeti. Utána kezdődik a keresgélés: melyik fájl a jó, ki írta felül, hol a tavalyi. A régi programot pedig nem mindig kell kidobni, sokszor elég, ha mai felületet kap, és bárhonnan elérhető lesz.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Termék | Polcon | Ár (Ft) | Módosította |
| 2 | Tetőléc 4 m | 7 | 3 490 | Kovács A. |
| 3 | Csavar 6x60 | 40 | 1 250 | Kovács A. |
| 4 | Festék 10 l | 86 | #HIÁNYZIK | Szabó P. |
| 5 | Tetőléc 4 m | 3 | 3 490 | Ki írta át? |
Röviden
A régi program vagy a túlnőtt Excel-tábla kiváltása nem mindig csere. A táblázatból rendes, kereshető adatbázis lesz, űrlapos adatfelvitellel; a régi program mai, böngészőből és telefonról is használható felületet kaphat; a csak az irodai gépen futó program bárhonnan elérhetővé válhat, és a régi adatokból vezetői kimutatás készülhet. Ugyanaz az adat, egy helyen, kereshetően.
Frissítve:
Kedd délelőtt. A raktáros felhív, hogy a tábla szerint hét darab van a polcon, de ő csak hármat lát. Kiderül, hogy a jó változat nem a közös mappában van, hanem egy kolléga gépén, hétfő óta. Valaki most leül, és összefésüli a kettőt, jövő héten pedig megint.
Négy munka tartozik ebbe a körbe. Nem kell mind a négy, és nem is ebben a sorrendben: érdemes eggyel kezdeni, azzal, ami a legjobban fáj.
Ugyanabba a táblába többen írnak, és már senki nem tudja biztosan, melyik szám az igazi.
A program jól számol, de csak egy gépen fut, és úgy néz ki, mint húsz éve.
Aki otthonról dolgozna vagy terepen van, annak ma fel kell hívnia azt, aki bent ül.
Az adat ott van a régi programban, csak nem jön ki belőle, ezért minden számot valakitől meg kell kérdezni.
Nem mindig kell csere. Ha a régi program jól számol, és csak a kezelése nehézkes, elég egy mai felület fölé; ha a táblázat már nem bírja a terhet, akkor az adat költözik.
Most
Utána
Két út van, és nem ugyanazt oldja meg. Ha a baj a táblázattal van, mert többen írnak bele, és több változat kering, akkor az adat költözik: rendes adatbázisba, űrlapos felvitellel és előzménnyel. Ha a régi program jól számol, csak nehéz elérni és kezelni, akkor marad, és kap egy mai felületet, amely böngészőből és telefonról is megy.
Van, amikor fejlesztés sem kell. Ha csak annyi a gond, hogy a programot otthonról is el kellene érni, sokszor elég egy távoli asztal vagy a gyártó saját webes változata. Ilyenkor ezt javasoljuk, és nem építünk mellé semmit.
Az adatbázis egy rendes nyilvántartás: minden tétel egyszer szerepel, mindenki ugyanazt látja, és látszik, ki mit írt át. Cellákba gépelés helyett űrlapot töltötök ki. Excel vagy adatbázis: mi a különbség?
Abból, hogy a táblázat már nem egy ember munkaeszköze, hanem közös nyilvántartás, amit senki nem tud egyben tartani. Három jel szokott erre utalni.
Ha ebből egy is igaz nálatok, érdemes megnézni, mit váltana ki egy rendes nyilvántartás. Ehhez nem feltétlenül kell teljes vállalatirányítási program: sokszor elég egy jól megcsinált nyilvántartás arra, ami tényleg fáj.
A legalább tízfős hazai cégeknek ekkora része használt vállalatirányítási (ERP) programot 2025-ben; az uniós átlag 46,5%. A többségnél tehát ma is valami egyszerűbb tartja össze a dolgokat.
Forrás: Eurostat, 2025, legalább 10 fős vállalkozások
Ez a rész is idetartozik, mert olcsóbb most elolvasni, mint fél év múlva megbánni.
Ha az adat megvan, csak két programba kell begépelni, akkor nem nyilvántartás kell, hanem a programok összekötése. Ha pedig valami eddig egyáltalán nem létezett, az az új rendszerek bevezetése. A megtérülés számolásához: Mikor térül meg egy fejlesztés?
Nem kell mindent egyszerre kiváltani: jellemzően egyetlen tábla vagy egy program egyetlen képernyője az első lépés. Ha viszont húsz tábláról van szó, érdemesebb az átvilágítással indulni.
Első lépés
Rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül: elmondjátok, mit vezettek táblában, és hányan nyúlnak hozzá.
1. út: konkrét fejlesztés
Részletes konzultáció, terv és árajánlat, akár több csomaggal, utána fejlesztés és átadás.
2. út: teljes átvilágítás
Munkavállalónként felmérjük, mi váltható ki, és ebből priorizált, hosszú távú terv lesz.
Az átadás után 30 napig
Betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Az árat írásos, tételes árajánlatban kapjátok meg. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk. A két út lépésről lépésre: hogyan dolgozunk?
Ha a program jól számol, és a gond csak az, hogy nehéz kezelni vagy csak egy gépről érhető el, akkor elég egy új felület fölé: a program marad, a kezelése változik. Cserét akkor javaslunk, ha a program már a munkát akadályozza, vagy az adatai semmilyen módon nem érhetők el. Az első beszélgetésen ezt a kettőt együtt mérlegeljük.
Átköltöznek: a táblázatok és a régi program adatai bekerülnek az új nyilvántartásba, és ott kereshetők lesznek. A régi fájlokat nem töröljük, ott maradnak, ahol eddig voltak. Az átköltöztetés után együtt ellenőrizzük, hogy minden megvan-e.
Nem ez a cél. Az átállást úgy tervezzük, hogy a régi megoldás addig működjön, amíg az új el nem készül, és csak akkor váltsatok, ha minden adat átjött. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ha egy kész ügyviteli program lefedi, ahogy dolgoztok, akkor általában az a jobb választás, és ezt meg is mondjuk. Egyedi nyilvántartás ott éri meg, ahol a folyamatotok sajátos, vagy a kész program csak nagy átalakítással illene hozzá. Sokszor a kettő együtt a jó: kész program a könyveléshez, saját nyilvántartás arra, ami abból kimarad.
Akkor, ha a számlázás, a készlet, a megrendelés és a pénzügy már annyira összefonódik, hogy külön programokban és táblákban nem követhető. Sok kisebb cégnél ennél kevesebb is elég: egy jól megcsinált nyilvántartás arra a részre, ami tényleg fáj. 2025-ben a legalább tízfős hazai cégeknek nagyjából a harmada használt ERP-t.
Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, mit vezettek benne, és megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni, és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.