Levelek szétosztása, árajánlat, fizetési emlékeztető, a beérkezett számlák hozzárendelése. Egyenként csak pár perc, együtt viszont heti több óra, és mindig ugyanaz a két-három kolléga csinálja. Itt azt nézzük végig, mi mehet ebből magától, és mit jobb kézben tartani.
Röviden
Az adminisztráció automatizálása azt jelenti, hogy az ismétlődő, szabály szerint menő irodai lépéseket egy program végzi el: szétválogatja a leveleket, összeállítja az árajánlatot, kiküldi a fizetési emlékeztetőt, és a beérkezett számlát a megfelelő munkához rendeli. Ember csak a kivételekkel foglalkozik. Érdemes azzal kezdeni, ami hetente többször, mindig ugyanúgy, kézzel megy.
Frissítve:
Hónap eleje, negyed kilenc. A könyvelő ír, hogy hiányzik három bizonylat a múlt hónapból. A NAV-listában mind a három ott van, csak az eredeti papír nincs meg: az egyik a beszerzős kolléga mappájában lapul, a másik egy autó kesztyűtartójában, a harmadikról senki nem tud.
Mindent, ami szabály szerint, sokszor és mindig ugyanúgy megy. Ebben a körben négy ilyen munka van, és mindegyiknek külön oldala, ahol végigvezetjük, hogyan nézne ki nálatok. Ha két program között kell adatot mozgatni, az a programok összekötése.
A közös postafiók mindenkié, ezért igazából senkié: ma valaki kézzel válogatja szét, melyik levél kié.
Ma a tavalyi, leghasonlóbb ajánlatot írjátok át, és nem tudjátok, elolvasták-e.
Ha a számlázótok tud emlékeztetőt küldeni, először azt kapcsoljuk be; a kivételek és a követés ma fejben vannak.
Az adat a NAV-on keresztül már elérhető, de hogy melyik munkához tartozik, és hol az eredeti papír vagy PDF, azt ma hónap végén keresitek.
Ugyanaz a munka, csak nem egy ember fejében és délelőttjében fut. A gép azt csinálja, ami szabály szerint megy, nálatok pedig a kivételek maradnak.
Most
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Feladat | Ki csinálja | Mikor |
| 2 | Rendelések átírása | Kovács Anna | H, Sze, P |
| 3 | Levelek szétosztása | Kovács Anna | naponta |
| 4 | Fizetési emlékeztető | ? | ha eszébe jut |
| 5 | Számlák a munkákhoz | senki | hónap végén |
Utána
Egy ilyen kör mögött egy recept áll: ha ez történik, akkor ezt csináljuk. Ha megjön a rendelés, kerüljön át a számlázóba; ha lejár egy számla, menjen ki az emlékeztető. A gép nem gondolkodik rajta, hanem mindig ugyanúgy végrehajtja.
Ami nem illik a receptbe, az nem vész el, hanem a lista tetejére kerül, és ott egy ember dönt róla: a hiányzó PDF, a vitatott számla, az egyedi ajánlat. Úgy állítjuk be, hogy a gép ne találgasson, hanem szóljon.
A recept nem mérlegel: ugyanarra mindig ugyanazt csinálja. Ha egy lépéshez mérlegelni kell, például el kell dönteni, melyik munkához tartozik egy számla, amire nincs ráírva, oda digitális kolléga kell. Mikor elég a recept, és mikor kell AI?
Nem a programokkal kezdünk, hanem egy átlagos héttel: mit nyit meg a kolléga reggel, mit másol hová, és hol szokott elakadni.
Azzal ülünk le, aki ma csinálja, és listát írunk arról, mi megy hetente ugyanúgy.
Sorba rakjuk aszerint, mennyi időt visz el, és mekkora a baj, ha elmarad.
Veletek együtt, még az építés előtt: ha ez történik, akkor ezt csináljuk.
Egy ideig a kézi kör is fut mellette; ha a kettő ugyanazt adja, a kézi elmarad.
Három gyakori helyzet, amikor ezt már az első telefonnál kimondjuk.
Nyolc helyzetet gyűjtöttünk össze, amikor mi magunk mondunk nemet, mindegyik mellett azzal, mit érdemes helyette csinálni. Mikor nem éri meg fejleszteni?
Egyetlen ismétlődő körrel érdemes indulni. Ha az beválik, ugyanezzel a logikával jöhet a következő, de ezt most nem kell eldöntenetek.
Első lépés
Rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül: elmondjátok, mi megy ma kézzel.
1. út: konkrét fejlesztés
Részletes konzultáció, terv és árajánlat, akár több csomaggal, utána fejlesztés és átadás.
2. út: teljes átvilágítás
Munkavállalónként felmérjük, mi váltható ki, és ebből priorizált, hosszú távú terv lesz.
Az átadás után 30 napig
Betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Az árat írásos, tételes árajánlatban kapjátok meg. Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk. A két út lépésről lépésre: hogyan dolgozunk?
Általában nem. A legtöbb ilyen munka a meglévő programjaitokra épül, a levelezésre, a számlázóra és a táblázatra, és a köztük járó kézi lépést vesszük át. Ha valamelyik programnak nincs gépi kapcsolata, azt az első beszélgetésen megmondjuk, és megmutatjuk, mi a kerülőút.
Úgy állítjuk be, hogy ne menjen tovább csendben: ha egy lépés nem sikerül, vagy valami nem illik a receptbe, arról értesítést kap az, akinél a feladat van. A munka közben kézzel is folytatható. Az átadás utáni 30 napban minden ilyen esetet együtt nézünk át, és finomítunk.
Azzal, ami hetente többször, mindig ugyanúgy, kézzel megy, és amit ma egyetlen kolléga visz. Az első beszélgetésen végigmegyünk egy átlagos héten, és ebből rakjuk össze a sorrendet. Az első lépés legyen a legkisebb, ami már érezhetően könnyít a heteteken.
Az egyszerű automatizálás egy recept: ha ez történik, akkor ezt csináljuk, mindig ugyanúgy. AI-ra ott van szükség, ahol mérlegelni kell, például el kell dönteni, melyik munkához tartozik egy számla, amire nincs ráírva. A recept olcsóbb és kiszámíthatóbb, ezért ahol elég, ott azt javasoljuk.
Gyakran igen, mert a heti pár óra egy év alatt összeadódik, és közben a kimaradt lépések kockázata is csökken. Ha viszont a feladat ritkán és rövid ideig jön elő, vagy a menete még változik, akkor kézzel olcsóbb. Előre kiszámoljuk veletek, és ha nem jön ki belőle értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hogy megy ma egy hét, és megmondjuk, melyik körrel érdemes kezdeni, és azt is, ha szerintünk egyikkel sem.
Nem kell most eldöntenetek semmit. Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.