Egy táblázat addig jó, amíg egy ember vezeti. Ha már hárman írják, elkezd hazudni. Excel helyett kereshető nyilvántartásba költöztetjük ugyanazt az adatot, ahol űrlapon viszitek fel, és látszik, ki mit írt.
Cégeknek, ahol több kolléga dolgozik ugyanabban a táblában.
Röviden
Az Excel adatbázisba költöztetése azt jelenti, hogy a táblázat helyett egy közös, ellenőrzött nyilvántartásba kerül az adat: űrlapon viszitek fel, jogosultság szerint látja mindenki, és megmarad, ki mit írt át és mikor. A régi Excel a kimutatásokhoz megmaradhat, csak az adatrögzítés nem oda megy tovább.
Frissítve:
Csütörtök délután, negyed öt. A kolléga kiküld egy árajánlatot, benne a februári árakkal. Az árlistát márciusban frissítették, csak nem abban a fájlban, ami az ő gépén van. Az ő verziójának a neve: arlista_2026_final_v2_modositott. A jó verzió a közös mappában pihen, de arról ő nem tudott.
Az ügyfél elfogadja az ajánlatot. Két nappal később derül ki, hogy a februári árakkal adtátok el. Most vagy álltok elé, vagy visszahívjátok az ügyfelet.
Nem kirívó eset: a legalább tízfős magyar cégeknek is kevesebb mint a harmada használ vállalatirányítási programot, így sok nyilvántartás Excelben marad.
A legalább 10 fős magyar cégek ekkora hányada használ vállalatirányítási (ERP) programot.
Forrás: Eurostat, 2025
Ugyanez az arány az Európai Unióban.
Forrás: Eurostat, 2025
Három sor, ugyanabban a magasságban: ma és utána.
Most
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Termék | Ár (Ft) | Módosítva |
| 2 | Tetőléc 4 m | 3 490 | márc. 3. |
| 3 | Tetőléc 4 m | 2 990 | ki írta át? |
| 4 | Csavar 6×60 | #HIÁNYZIK | – |
| 5 | Szigetelő tábla | 1 240 | febr. 18. |
Utána
A meglévő táblából indulunk, és semmit nem törlünk útközben.
A régi tábla ott marad, ahol eddig volt – van mihez visszanyúlni.
Felmérés
Elkérjük a jelenlegi táblát, és végigkérdezzük veletek: melyik oszlop mit jelent, melyiket tölti ki valaki, melyik számol magától. Ebből lesz a leendő nyilvántartás váza. Ez általában egy-két beszélgetés.
Egy telefonkönyv sem attól jó, hogy sok név van benne, hanem attól, hogy rá lehet keresni. Az adatbázis ugyanez: az adat nem fájlban áll, hanem rendezetten, keresésre készen. Nálatok ez annyit jelent, hogy nem a jó fájlt keresitek, hanem a jó sort. Mi az az adatbázis?
Költöztetés
A meglévő sorokat átvisszük, a régi tábla pedig marad, ahol van. Semmit nem törlünk. Ha valami nem stimmel az átköltöztetés után, van mihez visszanyúlni – és általában van is egy-két ilyen sor.
Űrlap
Új tétel felvitele nem cellába írás lesz, hanem egy kitöltendő űrlap. Ami kötelező, azt kéri. Ami dátum, azt naptárból választjátok. Amit nem kell fejből tudni, azt felkínálja listából.
Hozzáférés
Böngészőből működik, telefonon is. Mindenki a saját nevével lép be, és csak azt látja, amihez köze van. Minden módosításnál megmarad, ki nyúlt hozzá és mikor.
A pénzügyest sem engeditek be a HR-mappába. A jogosultság ugyanez, csak beállítva: ki mit lát, ki mit írhat át. Nálatok például a raktáros rögzít, de az árrést nem látja.
A bankszámlátokon is látjátok, mikor és mennyit költöttetek. A nyilvántartás előzménye ugyanígy működik: minden módosításnál megmarad, ki írta át, mikor, és mi volt előtte. Nálatok ez az, amivel egy elgépelést vissza lehet vonni.
Szemléltető példa Mondjuk, hogy a raktárkészletet ma négyen vezetitek, mindenki a saját másolatában, és hétfőnként valaki összefésüli a négyet.
A váltás után a raktáros a polc mellől, telefonról rögzít: cikkszám, darab, mentés. Az irodában már az új szám látszik. Nincs összefésülés, mert nincs mit összefésülni.
Egy szerdai napon valaki tizenöt helyett százötven darabot visz fel. Fél óra múlva feltűnik a beszerzőnek, hogy ez sok. Rákattint a tételre: ott a név, ott az időpont, és egy gombbal visszaáll az eredeti. A régi táblában ez a szám bent maradt volna – és a következő rendelésnél derült volna ki, amikor már megjött a százötven darab.
Minden egy rövid telefonnal indul. Elmondjátok, mit vezettek táblában, és hányan nyúlnak hozzá.
Utána két út van. Egy konkrét tábla kiváltása a konkrét fejlesztés útja: egyeztetés, a lehetőségek átnézése, terv és árajánlat, fejlesztés, átadás, telepítés. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Ha nem egy tábláról van szó, hanem húszról, jöhet a teljes céges átvilágítás. Ilyenkor munkavállalónként megnézzük, mi váltható ki, és ebből lesz egy sorrendbe tett terv.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban. Előre megnézzük, hány óra megy el erre hetente nálatok – ha nem jön ki értelmes megtakarítás, azt is megmondjuk.
De most nem kell eldöntenetek.
Ha a nyilvántartás megvan, a következő kérdés az szokott lenni, hogy a régi programotokból kivehető-e az adat – és lehet-e belőle egy képernyő, amit bárhonnan megnéztek.
Honnan tudjátok, hogy a cégetek számai kinyerhetők-e a régi programból?Nem minden táblázatból kell adatbázis. Összeszedtük, mire jó az Excel és mire az adatbázis, hét jelet, amelyből látszik, hogy a táblázat már nem bírja, és azt is, mikor maradhattok nyugodtan az Excelnél.
Excel vagy adatbázis: mi a különbség?Nem. A táblát nem töröljük, és nem is zárjuk le – ott marad, ahol eddig volt. Az átköltöztetés után egy darabig érdemes párhuzamosan nézni a kettőt, amíg mindenki megszokja az újat. Exportálni is lehet: ha valakinek egy kimutatáshoz kell egy táblázat, azt egy gombbal megkapja.
Egyszerre többen is: ez a lényege. Mindenki a saját nevével lép be, és ugyanabba a közös nyilvántartásba ír, nem egy fájl saját másolatába, így nincs mit hétfőnként összefésülni. Hogy ki mit láthat és mit írhat át, azt a jogosultság dönti el.
Igen. Ami költözik, az az adatrögzítés: az új tételek és a módosítások már űrlapon, a nyilvántartásba kerülnek. A kimutatásokat nyugodtan készíthetitek tovább Excelben, mert a nyilvántartásból táblázatként kivehető az adat. A megszokott kimutatás tehát marad, csak már egyetlen, közös adatból készül.
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, mit vezettek benne, és megmondjuk, mit lehetne vele kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.
Egy rövid telefon. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.