Digitális munkatárs
A pénzügyes ne lásson bele a HR-mappába
Ha egyetlen digitális kollégának adtok hozzáférést mindenhez, két dolog fog aggasztani: mit lát, és mit ronthat el. Ezért nem egyet adunk, hanem többet – külön a marketingnek, a pénzügynek, a HR-nek, a projektvezetőnek és a cégvezetőnek. Mindegyik csak a saját területéhez ért, és csak ahhoz fér hozzá.
01Felismerés
Ismerős?
Szerda reggel. A marketinges kolléga a tavalyi kampány számaiért nyitja meg a közös meghajtót. Két mappával arrébb ott a bértábla. Nem nyitja meg – de látja, hogy ott van, és hogy bárki más is látná.
A pénzügyes közben azt vezeti egy táblázatban, melyik projekten mennyi óra ment el. Az órákat e-mailben kéri el a projektvezetőtől, mert máshonnan nem látja. Három nap múlva ugyanez megismétlődik.
A cégvezető egyiket sem látja, amíg hónap végén valaki össze nem rakja neki.
Ez nem bizalmatlanság kérdése. Egyszerűen nincs olyan rend, ami magától megmondaná, ki mit láthat és mit nem.
02Változás
Ma így megy – az Okosirodával
- Aki hozzáfér a mappához, mindent lát.
- A pénzügyes e-mailben kér adatot.
- A vezető hónap végén lát össze mindent.
- Mindenki csak a sajátját látja.
- A saját kollégájától kérdezi meg.
- Bármikor rákérdezhet, egy helyen.
Egy ábrán
Minden munkaterülethez tartozik egy sáv: az mutatja, mihez fér hozzá az ott dolgozó digitális munkatárs. A marketinges agent nem lát számlát, a pénzügyi nem lát önéletrajzot. A jogosultság nem utólagos beállítás, hanem a terv része.
03A megoldás
Hogyan működik?
Végigmegyünk azon, ki mit lát ma
Munkakörönként összeírjuk, milyen adathoz kell hozzáférni ahhoz, hogy valaki dolgozni tudjon.
Területenként külön digitális kollégát tanítunk fel
A pénzügyesnek a számlázó, a bank és a kintlévőségek a világa, a HR-esnek a jelentkezők, a szabadságok és a belépések.
Beállítjuk, ki melyikkel beszélhet
A marketinges nem tudja megkérdezni a pénzügyes kollégát, mert nem is éri el – a cégvezetőnél viszont összefut a szál.
Minden kérdés és válasz nyoma megmarad
Utólag is visszanézhető, ki mit kérdezett és mit kapott rá.
Az első lépés sokszor magában is tanulságos: kiderül, hogy valaki évek óta lát olyat, amit nem kellene. A területenkénti kollégák pedig nem ugyanazt tudják, mert nem ugyanaz a dolguk. A nyomon követés sem megfigyelés miatt kell – hanem hogy ha egyszer valami nem stimmel, ne találgatni kelljen.
Egy teljes eset, az elejétől a végéig
Nyolc fős építőipari cég. A projektvezető beírja a saját ablakába: „Hol tart a Bartók utcai munka, és mi maradt még ki a költségvetésből?” Megkapja a listát, mert a projektek és a beszerzések az ő területe. A bérekhez nem fér hozzá, így azt meg sem tudja kérdezni. A HR-es ugyanabban a percben azt írja be a saját ablakába: „Kinek jár még szabadság idén?” Megkapja a választ. A projektek költségeit viszont ő nem látja. A cégvezető este mindkettőt megkérdezheti, plusz azt is, hogy melyik projekten mennyi óra ment el. Senkinek nem kellett táblázatot küldenie senkinek.
04Szótár
Mit jelent ez?
Agent
A recept az, hogy „ha megjön a rendelés, készüljön számla” – ezt egy gép gondolkodás nélkül végrehajtja. Az agent mérlegel is: eldönti, hogy egy kérdés a beszerzésről szól-e vagy a bérekről, és aszerint válaszol. Bővebben: mikor elég egy recept?
Feltanítás
Egy új kolléga se tud mindent az első napján: megmutatjátok neki a cég szokásait és szabályait. A feltanítás ugyanez. A HR-es digitális kolléga a ti szabadságszabályotokat tanulja meg, nem egy általánosat.
Jogosultság
A cégben ma is van rend: nem mindenki nézhet bele a bérekbe. A jogosultság azt jelenti, ki mit láthat. Itt annyi a különbség, hogy ez a rend le van írva, és magától érvényesül.
05Döntés előtt
Kinek való, és kinek nem?
Kinek való?
- Ha van olyan adat, amit tényleg nem láthat mindenki.
- Ha a kollégák egymástól kérdezgetik ki a másik területének számait.
- Ha a vezető csak hónap végén lát rá az egészre.
Kinek nem való?
- Ha hárman vagytok, és mindenki mindent lát. Ilyenkor nincs mit szétosztani.
- Ha még egyetlen területen sem próbáltátok ki. Kezdjétek eggyel, ne öttel – például egy közös belső asszisztenssel a csapatnak.
- Ha a folyamataitok még hetente változnak. Előbb álljon meg a rend, utána írjuk le.
- Ha az adat nincs sehol leírva, csak fejben. Ott nincs mit szétosztani jogosultságokra.
06A menet
Hogyan zajlik?
Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul. Ez a skála tetején van, ezért itt jellemzően a teljes céges átvilágítás útját ajánljuk: munkavállalónként megnézzük, kinek mely feladata váltható ki. Ebből lesz egy priorizált, hosszú távú terv, és sorban jönnek a fejlesztések, bevezetéssel.
Túl nagy falat? Kezdjétek egyetlen dologgal – mutatunk hármat, ami egy hét alatt kész. Erre való a másik út, a konkrét fejlesztés, a 30 napos bevezetési időszakkal együtt.
Az árat a felméréskor mondjuk meg, írásban, fix összegként. A megtérülést előre megbecsüljük: itt az számít, hány kérdés nem megy többé körbe a cégben. Ha nem éri meg, azt is megmondjuk.
07Gyakori kérdések
Amit ilyenkor meg szoktak kérdezni
Nem túl nagy falat ez egy tizenöt fős cégnek?
Sokszor az. Ezért nem szoktuk mind az ötöt egyszerre javasolni. Jellemzően egy területtel kezdtek: azzal, ahol a legtöbb kérdés jár körbe. Fél év múlva eldöntitek, kell-e a következő. Ha egy terület nem hoz látható könnyebbséget, a többi sem fog – ilyenkor mi szólunk, hogy álljunk meg.
Mi van, ha valaki mégis kikérdezi tőle azt, amihez nem lenne joga?
A hozzáférés nem a kérdésen múlik, hanem azon, mit ér el egyáltalán. A HR-es kollégának a számlázóhoz nincs kapcsolata, tehát onnan nem tud adatot mondani, akárhogy is kérdezik. Átadás előtt kifejezetten kipróbáljuk, hogy becsapható-e. A kérdések nyoma pedig visszanézhető marad.
Ki tartja ezt karban, ha ti nem vagytok?
Amit megépítünk, az a tiétek marad: a hozzáférések a ti nevetekre szólnak, és bármikor elvehetők. Az átadáskor leírjuk, mi hol van és mi mit csinál – úgy, hogy egy másik szakember is átvehesse. Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
Építőipari cégeknél ez így néz ki: este készül az árajánlat, mert nappal az építkezésen vagytok.
Kezdjük
Nézzük meg, hol áll meg ma a cégetekben az információ
Egy rövid telefonhívás. Elmondjátok, ki kitől szokta megkérdezni a másik terület számait – és megmondjuk, mit érdemes ebből először szétválasztani. Azt is, ha szerintünk még korai.
Nem kell most eldöntenetek semmit.